Une coopérative laitière multinationale adopte la collaboration tout en restant fidèle aux idéaux soucieux des coûts de ses agriculteurs-propriétaires

Arla Foods est une coopérative laitière internationale détenue par 9 900 agriculteurs au Danemark, en Suède, au Royaume-Uni, en Allemagne, en Belgique, au Luxembourg et aux Pays-Bas. Une gestion responsable de l'argent de ces agriculteurs-propriétaires ainsi qu'une stratégie de croissance et de qualité qui est réactive et respectueuse des changements climatiques et des marchés ont fait d'Arla Foods le plus grand producteur laitier biologique au monde.

L'élevage laitier peut sembler être une industrie conservatrice - et à bien des égards, c'est le cas. Sur le plan commercial, cependant, Arla est comme toute autre entreprise multinationale avec une main-d'œuvre géographiquement dispersée. La coopérative emploie près de 20 000 personnes dans le monde et a besoin d'outils pour les soutenir. Dans le même temps, Arla n'est pas une société cotée en bourse mais une coopérative, avec la responsabilité envers ses agriculteurs-propriétaires de dépenser leur argent à bon escient. Ainsi, lorsque le matériel et les logiciels de serveur interne Arla ont exécuté son intranet sur une approche d'obsolescence, la coopérative a vu une opportunité d'économiser de l'argent tout en améliorant les communications, la collaboration et la productivité de sa main-d'œuvre grâce à un intranet moderne et intelligent.

Le voyage (rapide) de l'idée à l'intranet

L'intranet d'origine d'Arla était un site codé sur mesure construit sur une installation sur site de SharePoint. Le matériel du serveur approchait rapidement de sa fin de vie, et la coopérative devait décider d'acheter du nouveau matériel, de renouveler les licences logicielles et de faire appel à un fournisseur tiers pour réviser le code personnalisé - une perspective coûteuse et non l'un des co -op voulait dépenser de l'argent.

Comme le destin l'aurait fait, à peu près à ce moment-là, Stig Thomsen, architecte principal de My Digital Workspace chez Arla, a assisté à une conférence sur l'intranet intelligent à Microsoft Ignite 2018. Ce qu'il a appris a conduit à une avalanche d'idées au Danemark. "Hé, on peut vraiment faire quelque chose avec ça !" il dit qu'il pensait.

Thomsen a partagé l'idée avec sa collègue, Anna Kristensen, chef de produit chez My Digital Workspace. Ensemble, ils ont identifié trois objectifs pour le nouvel intranet :

• Utilisez uniquement les derniers composants prêts à l'emploi, sans développement personnalisé.
• Adoptez une approche soucieuse des coûts.
• S'adapter aux nouveaux modes de travail (par exemple, mobile).

Au cours des six mois suivants, le nouvel intranet a commencé à prendre forme.

Économiser de l'argent en devenant persistant

Arla, un client de longue date de Microsoft, disposait déjà d'outils qui faciliteraient l'avenir collaboratif souhaité par la direction de la coopérative. Thomsen et Kristensen souhaitaient réduire au minimum les dépenses liées au nouvel intranet et effectuer le plus de travail possible en interne. Comme le dit Kristensen, « L'innovation est facile quand vous avez tout l'argent du monde. La véritable innovation vient lorsque vous êtes mis au défi, et il est difficile de justifier le financement de tels projets.

SharePoint Online a fourni à l'équipe la plupart de ce dont elle avait besoin, en l'aidant à contrôler étroitement les coûts et à éviter la dépendance vis-à-vis des fournisseurs.

SharePoint a apporté à la coopérative deux améliorations majeures :

• Caractéristiques à feuilles persistantes. La coopérative a considérablement réduit ses efforts informatiques en utilisant Microsoft 365 car, en tant que solution de logiciel en tant que service (SaaS), ses fonctionnalités sont toujours à jour.
• Accès mobile. Les employés mobiles n'avaient pas pu accéder à l'intranet. Alors que de plus en plus d'employés passaient des ordinateurs de bureau aux appareils mobiles, les visites des employés sur l'intranet diminuaient, de sorte que l'accès mobile était un besoin important pour la main-d'œuvre mondiale d'Arla.

Thomsen déclare : « Nous avons réussi à convaincre la direction que, puisque l'intranet ne répondait plus aux besoins des employés et que des investissements dans l'infrastructure seraient nécessaires, il valait mieux passer à une plate-forme SaaS standard et évolutive utilisant des -composants d'étagère.

Lorsque l'équipe a analysé les chiffres, il est devenu clair que les coûts initiaux de maintenance du système en place par rapport au passage à un intranet intelligent étaient à peu près égaux. Mais la nature évolutive de la solution SaaS associée à l'utilisation de fonctionnalités SharePoint prêtes à l'emploi réduirait considérablement les coûts annuels. La coopérative économiserait non seulement sur la maintenance et les coûts mensuels récurrents, mais également sur les coûts liés aux mises à niveau du système d'exploitation, des logiciels et du matériel du serveur. Comme le dit Kristensen, « Ce n'est pas notre argent. Nous appartenons à des milliers d'agriculteurs. C'est leur gagne-pain. Nous devons être responsables de la façon dont nous dépensons cet argent.

Fini l'ancien, place au nouveau

Un principe sur lequel Thomsen et Kristensen ont mis l'accent dans la nouvelle conception de l'intranet d'Arla était la continuité avec la navigation et la structure de l'intranet classique. C'est là qu'interviennent les fonctionnalités du méga menu pour le site d'accueil dans SharePoint. Avec le méga menu, le nouvel intranet offre une expérience de navigation qui imite l'intranet classique d'Arla. Thomsen déclare : « Nous avons pu obtenir les mêmes fonctionnalités et éviter des surprises à nos employés car le nouvel intranet utilisait la structure de l'ancien intranet.

Lorsque l'équipe de conception a rencontré des lacunes dans les fonctionnalités, elle a trouvé des solutions de contournement faciles. Par exemple, la demande la plus importante de l'équipe des communications d'entreprise était de pouvoir programmer les communiqués de presse, une tâche essentielle pour toute opération mondiale. Cette fonctionnalité SharePoint est en préparation chez Microsoft, mais plutôt que d'attendre ou de se tourner vers un code personnalisé, l'équipe a pu créer la fonctionnalité souhaitée en moins d'une journée à l'aide de Microsoft Flow.

La conception du site d'accueil final a été effectivement déterminée par les employés de la coopérative. « Nous avons essentiellement placé tous les composants Web prêts à l'emploi disponibles dans SharePoint sur le site d'accueil, puis avons demandé à notre groupe d'utilisateurs ceux qu'ils aimaient », s'amuse Thomsen. Le groupe de test était composé d'environ 50 personnes provenant de toute la coopérative, de sorte que le résultat est représentatif d'Arla dans son ensemble.

Cette page de destination sert à la fois de site d'accueil et de site central. Elle comprend le méga menu, les actualités mondiales, les actualités régionales et, de loin la fonctionnalité la plus populaire parmi les employés, un bloc de liens rapides 3 × 3, qui a aidé le l'équipe de conception a atteint son objectif de transformer l'intranet d'Arla d'un site de communication.

en une sorte de portail libre-service. La fonctionnalité de recherche intégrée donne aux employés le pouvoir de rechercher dans toute l'organisation les informations dont ils ont besoin, et l'équipe a éliminé les composants tiers de l'intranet en migrant certains flux de travail existants de K2 vers les composants Web PowerApps.

Ce type de rationalisation était crucial car la simplicité était essentielle.

« L'ancien intranet s'appelait Check-In », explique Kristensen, « et les employés n'arrêtaient pas de demander : 'Quand le nouveau Check-In sera-t-il mis en ligne ?' Mais le nouvel intranet n'est pas Check-In 2.0. C'est un tout nouvel intranet… une toute nouvelle philosophie.

À partir du site d'accueil, l'équipe a créé des sites de communication pour les secteurs d'activité, les informations sur l'entreprise, les pays individuels de la famille Arla, etc. Des propriétaires ont été désignés pour chaque site de communication de domaine d'activité (par exemple, les ressources humaines, les communications d'entreprise, les ventes), et ils avaient le pouvoir et la responsabilité de créer du contenu pour leurs sites. Kristensen déclare : « Au début de ce projet, nous avons décidé de ne rien migrer de Check-In vers le nouvel intranet. Tout devait être construit à partir de zéro, ce qui garantissait que seul le contenu pertinent était inclus sur le nouvel intranet. Les différences architecturales entre l'ancienne et la nouvelle version de SharePoint ont fait de cette approche le moyen le plus simple et le plus rentable d'atteindre les objectifs de l'équipe. Les propriétaires des sites de communication ont également apprécié la possibilité d'un nettoyage de printemps.

Créer la main-d'œuvre moderne d'Arla

Arla est une organisation multinationale. Les employés travaillent en déplacement, souvent à partir de leurs appareils mobiles plutôt que depuis des bureaux dans un bureau. L'ancien intranet d'Arla ne pouvait pas prendre en charge l'accès mobile et il n'était pas possible d'intégrer la fonctionnalité Office 365. Mobile, alors, était un énorme moteur pour le nouvel intranet. Comme le note Kristensen, « Il est important pour Arla d'être un précurseur dans les technologies de collaboration modernes pour soutenir cette nouvelle façon de travailler. En même temps, nous pouvons adapter notre façon de travailler afin que nos employés utilisent ces nouvelles technologies et ces nouveaux outils de la manière dont ils sont censés être utilisés. Les deux peuvent aller de pair. »

De grandes victoires pour une approche soucieuse des coûts

Le nouvel intranet d'Arla, qui a été mis en ligne le 1er octobre 2019, fait partie d'un écosystème Microsoft 365 intégré. Les employés disposent désormais d'un moyen simple et rapide de commencer leur journée de travail : ils peuvent obtenir les dernières nouvelles, voir ce qui se passe dans leurs communautés et lancer les applications dont ils ont besoin pour être productifs et collaborer.

Les employés d'Arla peuvent toujours accéder à l'ancien intranet, mais il sera déconnecté fin 2019. Pour faciliter la transition, le nouveau site d'accueil est ce que les employés voient lorsqu'ils lancent leur navigateur chaque jour. Les propriétaires de sites de communication téléchargent chaque jour plus de contenu, et à mesure que de nouveaux sites communautaires sont ajoutés, l'intranet s'étendra, changera et offrira plus d'options de collaboration et de nouvelles façons de travailler.

Jusqu'à présent, les commentaires ont été positifs et l'entreprise a investi dans une campagne d'engagement populaire qui permet aux champions des sites communautaires de dire à leurs collègues ce qui rend leurs sites formidables. Ces champions peuvent créer les sites qu'ils souhaitent avec les pages et les mises en page qu'ils souhaitent, mais My Digital Workspace conserve un certain contrôle, garantissant une expérience unifiée sur tous les sites. Comme le note Kristensen, « Nous ne voulons pas que ce soit un projet informatique. Nous voulons que ce soit un mouvement de base, ascendant. Les propriétaires du portail sont les porte-parole de notre nouvel intranet.

À ce jour, le nouvel intranet de la coopérative a produit plusieurs gains importants :

• Sur les 20 000 employés accédant au nouvel intranet, 12 000 sont des employés de bureau qui ont travaillé sur des PC dédiés et se tournent vers le mobile, et 8 000 sont des employés de première ligne qui accèdent désormais à l'intranet à partir de kiosques ou d'appareils mobiles personnels.
• Les temps de chargement de l'intranet sont nettement plus rapides.
• L'utilisation de fonctionnalités prêtes à l'emploi a signifié un temps incroyablement court entre la conception et le déploiement.
• L'équipe a éliminé les coûts de test et de correction de bogues et peut apporter des modifications rapidement et facilement sans avoir besoin de personnalisation ou de codage tiers, évitant ainsi la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur.
• L'accessibilité mobile signifie que pour la première fois, les travailleurs de première ligne peuvent accéder à l'intranet.

L'avenir d'Arla est collaboratif

Le travail ne s'est pas arrêté simplement parce que le nouvel intranet est opérationnel. Au fur et à mesure que de nouveaux sites de communication seront mis en ligne, l'équipe My Digital Workspace prévoit d'ajouter des filtres pour permettre une plus grande personnalisation pour les employés. Thomsen donne un exemple : "Ce n'est que si vous êtes en Finlande, par exemple, que vous verrez les nouvelles de Finlande, écrites en finnois." Lui et Kristensen prédisent que de plus en plus de communications se déplaceront vers les communautés Yammer, avec des groupes collaborant dans Teams. Un vendeur suédois résume ainsi l'intranet intelligent d'Arla : « Enfin, je l'ai dans ma poche. Je peux l'utiliser là où je suis.

Arla Foods est à sa place sur le marché mondial en grande partie grâce à sa gestion prudente de l'argent que ses milliers d'agriculteurs-propriétaires lui confient. Mais ce qui a commencé comme un projet visant à économiser de l'argent s'est transformé en un intranet intelligent qui contribuera à transformer l'entreprise en lieu de travail du futur, conçu pour l'accessibilité, la communication et la collaboration. « Nous avons standardisé les technologies Microsoft et nos employés les utilisent », déclare Torben Fabrin, vice-président senior et CIO d'Arla. « Désormais, ils peuvent être productifs où qu'ils se trouvent tout en collaborant avec des collègues à travers le continent. C'est l'avenir d'Arla Foods.