Le principal fournisseur de solutions de gestion des risques, Alcumus, simplifie la gestion des congés internes avec l'aide de HappyWired et de PowerApps

Sommaire

Alcumus est le premier fournisseur de solutions logicielles de gestion des risques au Royaume-Uni, au service de plus de 48 000 clients avec les connaissances, l'expertise et les outils numériques nécessaires pour gérer l'exposition aux risques, se conformer à la législation, améliorer les performances de l'entreprise et encourager l'engagement de la main-d'œuvre.

Les clients d'Alcumus s'appuient sur l'expérience considérable de l'industrie, les spécialités sectorielles et le large éventail de soutien de 570 employés hautement qualifiés pour devenir plus sûrs, plus sains et plus forts. La rétention et le bien-être du personnel jouent un rôle central dans le succès continu d'Alcumus.

Pour prendre en charge un système de demande de congés plus efficace, Alcumus a travaillé avec son partenaire Microsoft de confiance, HappyWired, pour mettre en œuvre une application personnalisée « My Time Away », à l'aide de Microsoft PowerApps.

Défi

Avec une main-d'œuvre très dévouée, faisant souvent passer les clients avant eux-mêmes, Alcumus a reconnu une tendance à la sous-utilisation du droit aux congés avec 25 à 30% de demandes demandées à la fin de l'année, ce qui a eu un impact sur la capacité des entreprises à prioriser les intérêts des clients.

En l'absence de processus central en place, les droits étaient gérés à l'aide de feuilles de calcul et les soldes devaient être suivis manuellement pour chaque demande de congé. Pour les managers ayant des équipes de 4 à 20 collaborateurs, le processus actuel consommait jusqu'à 2 jours de temps de gestion précieux par mois. Cela a entravé leur capacité à identifier de manière proactive les risques potentiels pour le bien-être du personnel et la disponibilité des ressources

Stratégie

Après un audit initial des droits aux congés à l'échelle de l'entreprise, en étroite collaboration avec les ressources humaines et les parties prenantes de l'entreprise, HappyWired a conçu et construit l'application « My Time Away », en utilisant Microsoft PowerApps pour revoir la façon dont les congés annuels étaient gérés.

Fonctionnalités de l'application My Time Away :

• Possibilité de revoir les droits de congé actuels, y compris les congés flexibles, les primes d'ancienneté et les droits de report de l'année civile précédente
• Possibilité de demander des congés entre plages de dates avec ajustement automatique des week-ends, jours fériés, jours d'arrêt de l'entreprise, jours partiels
• Laissez l'approbation de la direction en quelques minutes via Microsoft Flow.
• Processus cohérent et équitable d'heures à temps partiel par rapport aux contrats à temps plein
• Vues du calendrier des congés au niveau d'une équipe, d'un département ou d'une spécialité, via l'application ou dans SharePoint en ligne, permettant aux utilisateurs d'identifier et de planifier rapidement les pénuries de compétences potentielles

Résultats

My Time Away a fait une énorme différence dans la consommation de congés annuels des employés avec 90% d'employés utilisant l'application au cours de ses 2 premières semaines. En ajoutant une application libre-service essentielle à l'intranet, My Time Away a conduit les employés vers leur nouvelle expérience numérique au cœur de la stratégie d'investissement d'Alcumus dans les ressources humaines.