Airways New Zealand se met en conformité avec Office 365

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Airways New Zealand est le fournisseur de services de navigation et de contrôle du trafic aérien de la Nouvelle-Zélande et une entreprise publique. Ils fournissent des services de conseil et de formation en navigation aérienne et en gestion du trafic aérien dans toute la Nouvelle-Zélande et dans plus de 65 pays. Ils sont soumis à la loi gouvernementale de 2005 sur les archives publiques (PRA) ainsi qu'à des réglementations strictes dans les secteurs de l'aviation civile, de la santé et de la sécurité. À partir de 2015, l'entreprise a commencé sa transition d'une infrastructure sur site vieillissante vers le cloud tout en se conformant aux réglementations strictes de l'aviation civile et du gouvernement telles que la PRA et le projet de loi de réforme de la santé et de la sécurité de 2016.

Défi

En passant au cloud, Airways devait s'assurer que les enregistrements électroniques étaient conformes et respectaient les normes obligatoires d'Archive New Zealand pour les enregistrements publics. La protection contre la perte d'enregistrements due à des erreurs involontaires de l'utilisateur, comme la suppression accidentelle, était également essentielle à la mission de l'entité gouvernementale.

La conformité n'était pas la seule ambition de l'équipe Airways Digital Information. Ils devaient également accroître l'efficacité des rapports d'audit, l'adoption par les utilisateurs finaux et maintenir un environnement de collaboration organisé. « Notre rôle est d'aider les gens à être proactifs dans Office 365 », a déclaré Jenny Ryan, analyste de l'information numérique chez Airways.

Stratégie

Airways a examiné une variété de solutions tierces avant de finalement se tourner vers AvePoint. Airways a choisi AvePoint pour sa suite complète de solutions pour son environnement Office 365. Airways a compris que ces solutions augmenteraient la valeur de son investissement Office 365, permettant des contrôles de conformité stricts et une gestion globale du cycle de vie des documents. Lors de la démonstration des produits AvePoint, les décideurs d'Airways ont été impressionnés par la facilité d'utilisation et savaient que l'équipe Digital Information aiderait à promouvoir l'adoption.

AvePoint a mis en œuvre ses solutions de gouvernance et de conformité des enregistrements pour maintenir Airways sur la bonne voie avec ses initiatives commerciales. Dans Office 365, Airways avait besoin de compléter les capacités de sauvegarde natives. « Nous devons pouvoir restaurer les e-mails au niveau de l'élément et le contenu OneDrive, en plus des documents stockés dans SharePoint », a déclaré Ryan. La valeur des solutions d'AvePoint a été reconnue immédiatement, lorsqu'un employé a quitté l'entreprise avec des informations critiques toujours présentes sur son OneDrive. Grâce à AvePoint Cloud Backup, l'équipe d'informations numériques d'Airways a pu récupérer des documents importants qui, autrement, auraient été perdus.

Les solutions Cloud Governance et GroupHub d'AvePoint ont également été mises en œuvre pour organiser, supprimer, gérer et nettoyer l'environnement des groupes Airways, avant d'utiliser l'outil Cloud Governance pour permettre aux utilisateurs de créer leurs propres groupes conformes à la PRA sans avoir besoin d'impliquer l'équipe Digital Workplace. "Nous voulons faciliter l'utilisation d'un environnement conforme", a déclaré Ryan. "Notre plan est que si quelqu'un veut un site ou un groupe SharePoint, Cloud Governance peut l'aider à remplir un questionnaire pour tout étiqueter pour lui et obtenir l'approbation, afin qu'il puisse se servir lui-même pour améliorer sa productivité."

Résultats

Airways New Zealand souhaitait un environnement conforme facile à utiliser. Ils attendent avec impatience de gagner du temps et de pouvoir faire des choses qu'ils ne pouvaient pas faire auparavant, avec plus de rapports, de capacité et de flexibilité. Airways New Zealand vise à être un excellent exemple de conformité bien faite grâce aux solutions Office 365 et AvePoint. Voici quelques-uns des résultats qu'ils ont obtenus jusqu'à présent :

• En bonne voie pour exécuter une migration conforme avec un processus de découverte approfondi d'ici 2019
• Restaurer des fichiers importants bloqués sur le OneDrive d'un ancien employé
• Ouvrir la voie à la mise en conformité PRA dans un environnement cloud
• Amélioration de l'efficacité de la gestion des documents et des rapports
• Gouverner de manière proactive le provisionnement, le cycle de vie et l'expiration de plus de 280 groupes Office 365

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