Adcock déploie un nouvel intranet SharePoint avec l'aide de Business Cloud Integration

Sommaire

Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd est une entreprise familiale primée qui a été fondée en 1964. Adcock opère à partir de 12 centres entièrement équipés et emploie plus de 230 personnes, dont plus de la moitié sont des ingénieurs hautement qualifiés. Adcock a une clientèle large et variée, y compris les bâtiments commerciaux, la santé, le secteur public, l'éducation et la fabrication et offre une expertise inégalée dans les systèmes de climatisation, de ventilation et de chauffage pour tous les environnements - ainsi que des systèmes de réfrigération, de refroidissement de processus et de stockage à froid pour des applications spécialisées .

Adcock a auto-adopté Microsoft Office 365 et Yammer est rapidement devenu l'outil de choix pour la communication locale et nationale avec les ingénieurs et le personnel de bureau. Cependant, les équipes ont rapidement constaté que Yammer n'allait pas bien fonctionner comme solution de gestion de documents. Après avoir identifié le besoin de SharePoint Online, ils ont contacté Business Cloud Integration pour obtenir de l'aide.

Défi

Avec un besoin de connecter les employés de plusieurs succursales avec une solution de gestion de documents, les principaux défis d'Adcock avec leur solution existante étaient l'accès et la localisation des versions de documents actuelles, le remplacement des SAN pour la gestion des documents spécifiques aux succursales et l'automatisation de processus commerciaux spécifiques. De plus, l'entreprise avait besoin d'une solution qui permettrait aux ingénieurs du groupe, qui n'étaient pas actuellement autorisés à utiliser Office 365, d'accéder aux informations sur les projets d'installation, ainsi qu'aux documents de service et de maintenance.

Stratégie

Adcock a travaillé avec Business Cloud Integration pour concevoir et déployer une nouvelle solution de gestion de documents. Business Cloud Integration a créé un nouvel Intranet pour Adcock en utilisant leur Casper365™ Plateforme d'automatisation Office 365 et SharePoint.

Architecture & Conception – Business Cloud Integration a conçu l'intranet à l'aide de sites hub modernes, de pages de succursales spécifiques et de collections de sites de travail privés. Le travail de projet nécessitait une approche basée sur des modèles spécifiques, ainsi que la disponibilité des documents pour différents types d'utilisateurs. De plus, les services et fonctions du groupe sont contrôlés de manière centralisée et nécessitaient un modèle d'autorisations simple pour empêcher l'accès aux documents confidentiels. La clé de la conception était l'évolutivité avec de nouvelles succursales conçues pour être des sites modèles redéployables afin de permettre au groupe de se développer sans autre développement.

SharePoint en ligne – Ils ont exporté les données Yammer vers une collection de sites sécurisée à l'aide de PowerShell pour que l'équipe interne se déplace davantage vers les sites appropriés. Les sites SharePoint modernes fournissent des pages simples à utiliser et conviviales. Business Cloud Integration les a co-créés avec l'équipe Adcock pour utiliser au mieux les fonctionnalités de la page sans dépendre fortement de la rédaction. Des collections de sites SharePoint ont été utilisées pour chaque branche avec des composants WebPart SPFX personnalisés déployés dans le catalogue d'applications et le service d'automatisation Casper365 utilisé pour le futur déploiement de sites, d'actifs et de styles dans les branches.

PowerApp – L'équipe a développé une application maladie et retour au travail pour gérer l'assiduité de l'ensemble du groupe et permettre d'en rendre compte. Cela a remplacé un formulaire pdf, simplifiant le processus de signalement des absences et augmentant la notification précoce de celles-ci pour permettre une planification d'urgence.

Flux Microsoft – Ils ont déployé des processus de notification d'approbation et de maladie PowerApps dans Microsoft Flow. En outre, Microsoft Flow a été utilisé pour automatiser le classement correct des documents entrants des ingénieurs à l'aide du système ERP GreenTree du groupe, qui enregistrait les documents dans des systèmes de fichiers locaux en utilisant une convention de dénomination connue.

Résultats

Adcock dispose désormais d'une solution Intranet complète et a remplacé les disques de stockage NAS par SharePoint Online. Le temps consacré par l'informatique à la gestion des disques NAS a été réduit, les informations sont plus facilement localisées et l'entreprise peut fonctionner et collaborer mieux que jamais. Les ingénieurs sont désormais des utilisateurs agréés, capables d'accéder à distance aux documents d'installation et de maintenance en fonction des besoins.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, des succursales supplémentaires peuvent facilement être ajoutées et des sites de projet peuvent être déployés par l'équipe interne à l'aide de Casper365™ sans autre intervention d'un administrateur SharePoint ou d'une équipe de développement.