愛荷華州立大學基金會為使用 Adobe Sign 和 Microsoft 解決方案的未來創新者組織改變生活的資金

概括

所有大學的最大目標之一是創造一個促進學生學習和成功的環境。學校通過提供尖端的設施、創新的研究機會和頂尖的教師顧問來實現這一目標。慷慨的捐贈是實現這些目標的關鍵之一，同時仍然為任何渴望學習的學生敞開大門，無論他們的財務背景如何。

愛荷華州立大學 (ISU) 基金會是一個致力於為愛荷華州立大學的學生、教師、建築和項目籌集資金的組織。通過基金會向 ISU 提供的禮物對大學體驗產生了重大影響，從有助於吸引和留住在各自領域產生影響的教師的獎學金和教授職位到幫助學生專注於學業的獎學金。

“愛荷華州立大學基金會不僅僅是 ISU 的籌款組織，”IT 運營和網絡安全高級總監 Dave Thalacker 博士說。 “我們還與捐贈者和大學合作，確保捐贈者的慷慨捐贈以對他們有意義的方式使用。一個家庭可能希望通過向獸醫學院捐款來紀念 ISU 畢業生和動物愛好者的生活。我們與學院合作，確保該禮物可用於對學生、教師和社區產生直接影響。”

培養有意義和有用的禮物的關鍵是清晰的溝通。這包括與捐助者、ISU 和任何其他利益相關者的溝通，也包括與參與維持這些貨幣捐贈合規的各方的溝通。因此，每筆捐贈都涉及大量獨特的文書工作，並得到眾多利益相關者的簽署批准。

作為更大的自動化和數字化轉型計劃的一部分，基金會決定實施電子簽名解決方案可以幫助現代化和簡化捐贈者合規性工作流程。 Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 中的電子簽名解決方案，可快速融入工作流程並改善周轉時間和合規性，同時減少浪費。

“Adobe Sign 是我們新的數字工作流程的關鍵，”Thalacker 說。 “憑藉其與現有 Microsoft 工具和流程的強大集成，我們正在最大限度地提高投資並很快看到回報。”

挑戰

大多數大額捐贈都是從基金會發展官員的個人訪問開始的。發展官員與捐贈者合作，討論什麼對他們有意義，以及他們可能想要製作什麼樣的禮物。然後，捐贈者合規部門接管，將這些願望起草到捐贈者禮物協議中。根據捐贈者意願的類型和範圍，該協議可能會在獲得基金會高級管理團隊的批准之前通過學院院長、項目負責人和教授的辦公室。最後，將協議發送給捐贈者進行簽字。

在 Adobe Sign 之前，協議被打印在紙上，並系統地郵寄給每個利益相關者。協議可能會在通過內部大學郵件系統發送時被延遲，或者他們可能會在繁忙時間坐在桌子上。因此，獲得各方批准可能需要數週時間，平均周轉時間為 81 天。

“禮物被延遲的每一天都是學生得不到所需服務或實驗室沒有關鍵設備的一天，”Thalacker 說。 “在極端情況下，如果捐贈協議延遲太久，捐贈者可能會對向 ISU 捐贈失去興趣。這在捐贈者想要立即產生影響或變革性禮物的情況下尤其重要。我們需要簡化協議工作流程，並更好地利用這些機會來鼓勵捐贈。”

戰略

內部團隊和捐助者自己都開始尋求更好的方式來處理這些協議。借助 Adobe Sign，捐贈者合規團隊現在可以將協議的電子副本直接發送到利益相關者的電子郵件收件箱。簽署者可以在幾分鐘內查看和簽署協議，無需下載其他應用程序或設置特殊帳戶。數字協議甚至可以同時發送給多個簽名者，如果一個簽名者延遲簽署協議，可以減少對周轉時間的影響。改用電子文檔還幫助團隊降低了與打印相關的成本和浪費。自實施 Adobe Sign 以來，該團隊將打印量減少了 30%。

“使用 Adobe Sign，我們平均節省了 13 天以上的周轉時間，”Thalacker 說。 “與其花時間跟踪和跟進協議，團隊可以將時間集中在與更多捐助者合作並完成更多協議上。捐贈者也很欣賞電子簽名的便利性，我們看到所有捐贈者使用電子簽名的趨勢穩步上升。”

Adobe Sign 在基金會產生如此巨大影響的部分原因是它與 Microsoft 解決方案的關鍵集成，包括 Microsoft SharePoint、Microsoft Teams 和 Microsoft Flow。在查看電子簽名解決方案時，與這些關鍵業務 Microsoft 解決方案的兼容性是關鍵。

“Adobe Sign 是我們發現的唯一一個具有集成到現有 Microsoft 工作流程的強烈願景的解決方案，”Thalacker 說。 “我們正在使用熟悉的工具來完成更多工作並加快工作速度。我們與 Adobe 和 Microsoft 建立了積極的關係，因此，我們知道他們的合作夥伴關係是我們可以信賴的。”

Microsoft SharePoint 在整個組織中被大量用於組織和共享捐助者信息。在使用 Adobe Sign 之前，管理員會花費數小時仔細地將所有禮物詳細信息輸入到 SharePoint 中的文件中，並在每個階段更新工作流程狀態以跟踪協議的狀態。

通過與 Adobe Sign 集成，協議現在可以自動上傳到 SharePoint。 Adobe Sign 自動跟踪每個協議的狀態，工作人員可以直接在 SharePoint 記錄中快速檢查此狀態。自動化不僅消除了大部分管理時間，而且減少了手動輸入的任何錯誤。

使用計劃中的 Microsoft Flow 自動化，協議將自動提取到可以使用 Microsoft Teams 訪問的文檔庫中。這允許員工在相關團隊網站和頻道的上下文中快速檢查協議。開發官員可以快速更新捐贈者的協議狀態，而無需向捐贈者合規團隊發送電子郵件以獲取持續更新。經理可以從一個選項卡檢查整個團隊的所有有效協議的狀態。 Microsoft Flow 還允許員工在工作流程的不同時間點設置自動警報，例如他們是否希望在高級管理團隊簽署協議後收到通知。

通過 Adobe 和 Microsoft 之間的合作，部署和集成 Adobe Sign 也非常輕鬆。雖然基金會最初嘗試了緩慢而謹慎的部署方法，但它發現 Adobe Sign 也非常適合快速部署，而無需長時間的加速討論和培訓。團隊可以通過熟悉的 Microsoft 工具使用 Adobe Sign，這大大降低了學習曲線。 Adobe Sign 還非常靈活，使 Thalacker 和他的團隊能夠根據實際的團隊反饋快速做出更改和調整工作流程，以最好地滿足團隊的需求。

使用 PDF 在團隊之間進行交流

除了使用 Adobe Sign，該基金會還在許多團隊和流程中使用了另一個 Adobe Document Cloud 解決方案 Adobe Acrobat Pro DC。溝通團隊將 Adobe Acrobat 與工作管理平台 Workfront 結合使用，以自動化校對和批准工作流程。該團隊首先使用 Adobe Creative Cloud 應用程序（例如 Adobe InDesign CC 和 Adobe Illustrator CC）來創建內容，包括報告、圖形以及印刷和網絡廣告。然後，該團隊將 PDF 格式的內容輸出到 Workfront，並在 Workfront 中自動發送給利益相關者進行審查和批准。

“我們喜歡使用 Adobe Acrobat 和 PDF 進行評論，因為它為我們提供了一種任何人都可以輕鬆訪問的通用格式，”愛荷華州立大學基金會創意服務高級總監 Ryan Peterson 說。 “使用評論工具，人們可以直接在 PDF 上添加評論，讓創作者更容易收集和回復反饋。”

其他團隊使用 Adobe Acrobat 來註釋和編輯記錄上的信息。當會計部門收到安全 PDF 格式的匯款數據或捐贈者表格時，它會使用 Adobe Acrobat 編輯個人信息。然後，會計團隊將信息添加到 PDF，以幫助記錄團隊將數據準確地攝取到內部成像系統和客戶關係管理系統中。

結果

雖然愛荷華州立大學基金會首先開始在捐贈者合規性工作流程中使用 Adobe Sign，但 Adobe Sign 的使用迅速傳播到其他流程，包括提案路由表，以及即將推出的承諾表。提案路由表單可能涉及五個以上的簽名者，但在測試中，即使在這些複雜的工作流程中，Adobe Sign 也非常成功。

“我們無法預料到 Adobe Sign 會在我們的組織中如此成功，”Thalacker 說。 “對技術的需求被壓抑，一旦人們發現它，他們就會敲我們的門，要求開始使用 Adobe Sign 來簡化他們的流程。通過將 Adobe Sign 集成到現有的 Microsoft 工作流程中，我們讓人們的工作變得更加輕鬆，這樣我們就可以快速處理捐款，並更快地開始為愛荷華州立大學的人們帶來影響。”

結果包括以下內容：

• 通過將審批時間縮短 13 天，更快地將資金交到收款人手中
• 減少打印，從而降低成本並減少紙張浪費
• 利用 Microsoft 集成來減少錯誤和手動管理任務
• 通過熟悉的工具運行靈活的工作流程，輕鬆部署

閱讀完整的案例研究