爱荷华州立大学基金会为使用 Adobe Sign 和 Microsoft 解决方案的未来创新者组织改变生活的资金

概括

所有大学的最大目标之一是创造一个促进学生学习和成功的环境。学校通过提供尖端的设施、创新的研究机会和顶尖的教师顾问来实现这一目标。慷慨的捐赠是实现这些目标的关键之一，同时仍然为任何渴望学习的学生敞开大门，无论他们的财务背景如何。

爱荷华州立大学 (ISU) 基金会是一个致力于为爱荷华州立大学的学生、教师、建筑和项目筹集资金的组织。通过基金会向 ISU 提供的礼物对大学体验产生了重大影响，从有助于吸引和留住在各自领域产生影响的教师的奖学金和教授职位到帮助学生专注于学业的奖学金。

“爱荷华州立大学基金会不仅仅是 ISU 的筹款组织，”IT 运营和网络安全高级总监 Dave Thalacker 博士说。 “我们还与捐赠者和大学合作，确保捐赠者的慷慨捐赠以对他们有意义的方式使用。一个家庭可能希望通过向兽医学院捐款来纪念 ISU 毕业生和动物爱好者的生活。我们与学院合作，确保该礼物可用于对学生、教师和社区产生直接影响。”

培养有意义和有用的礼物的关键是清晰的沟通。这包括与捐助者、ISU 和任何其他利益相关者的沟通，也包括与参与维持这些货币捐赠合规的各方的沟通。因此，每笔捐赠都涉及大量独特的文书工作，并得到众多利益相关者的签署批准。

作为更大的自动化和数字化转型计划的一部分，基金会决定实施电子签名解决方案可以帮助现代化和简化捐赠者合规性工作流程。 Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 中的电子签名解决方案，可快速融入工作流程并改善周转时间和合规性，同时减少浪费。

“Adobe Sign 是我们新的数字工作流程的关键，”Thalacker 说。 “凭借其与现有 Microsoft 工具和流程的强大集成，我们正在最大限度地提高投资并很快看到回报。”

挑战

大多数大额捐赠都是从基金会发展官员的个人访问开始的。发展官员与捐赠者合作，讨论什么对他们有意义，以及他们可能想要制作什么样的礼物。然后，捐赠者合规部门接管，将这些愿望起草到捐赠者礼物协议中。根据捐赠者意愿的类型和范围，该协议可能会在获得基金会高级管理团队的批准之前通过学院院长、项目负责人和教授的办公室。最后，将协议发送给捐赠者进行签字。

在 Adobe Sign 之前，协议被打印在纸上，并系统地邮寄给每个利益相关者。协议可能会在通过内部大学邮件系统发送时被延迟，或者他们可能会在繁忙时间坐在桌子上。因此，获得各方批准可能需要数周时间，平均周转时间为 81 天。

“礼物被延迟的每一天都是学生得不到所需服务或实验室没有关键设备的一天，”Thalacker 说。 “在极端情况下，如果捐赠协议延迟太久，捐赠者可能会对向 ISU 捐赠失去兴趣。这在捐赠者想要立即产生影响或变革性礼物的情况下尤其重要。我们需要简化协议工作流程，并更好地利用这些机会来鼓励捐赠。”

战略

内部团队和捐助者自己都开始寻求更好的方式来处理这些协议。借助 Adobe Sign，捐赠者合规团队现在可以将协议的电子副本直接发送到利益相关者的电子邮件收件箱。签署者可以在几分钟内查看和签署协议，无需下载其他应用程序或设置特殊帐户。数字协议甚至可以同时发送给多个签名者，如果一个签名者延迟签署协议，可以减少对周转时间的影响。改用电子文档还帮助团队降低了与打印相关的成本和浪费。自实施 Adobe Sign 以来，该团队将打印量减少了 30%。

“使用 Adobe Sign，我们平均节省了 13 天以上的周转时间，”Thalacker 说。 “与其花时间跟踪和跟进协议，团队可以将时间集中在与更多捐助者合作并完成更多协议上。捐赠者也很欣赏电子签名的便利性，我们看到所有捐赠者使用电子签名的趋势稳步上升。”

Adobe Sign 在基金会产生如此巨大影响的部分原因是它与 Microsoft 解决方案的关键集成，包括 Microsoft SharePoint、Microsoft Teams 和 Microsoft Flow。在查看电子签名解决方案时，与这些关键业务 Microsoft 解决方案的兼容性是关键。

“Adobe Sign 是我们发现的唯一一个具有集成到现有 Microsoft 工作流程的强烈愿景的解决方案，”Thalacker 说。 “我们正在使用熟悉的工具来完成更多工作并加快工作速度。我们与 Adobe 和 Microsoft 建立了积极的关系，因此，我们知道他们的合作伙伴关系是我们可以信赖的。”

Microsoft SharePoint 在整个组织中被大量用于组织和共享捐助者信息。在使用 Adobe Sign 之前，管理员会花费数小时仔细地将所有礼物详细信息输入到 SharePoint 中的文件中，并在每个阶段更新工作流程状态以跟踪协议的状态。

通过与 Adobe Sign 集成，协议现在可以自动上传到 SharePoint。 Adobe Sign 自动跟踪每个协议的状态，工作人员可以直接在 SharePoint 记录中快速检查此状态。自动化不仅消除了大部分管理时间，而且减少了手动输入的任何错误。

使用计划中的 Microsoft Flow 自动化，协议将自动提取到可以使用 Microsoft Teams 访问的文档库中。这允许员工在相关团队网站和频道的上下文中快速检查协议。开发官员可以快速更新捐赠者的协议状态，而无需向捐赠者合规团队发送电子邮件以获取持续更新。经理可以从一个选项卡检查整个团队的所有有效协议的状态。 Microsoft Flow 还允许员工在工作流程的不同时间点设置自动警报，例如他们是否希望在高级管理团队签署协议后收到通知。

通过 Adobe 和 Microsoft 之间的合作，部署和集成 Adobe Sign 也非常轻松。虽然基金会最初尝试了缓慢而谨慎的部署方法，但它发现 Adobe Sign 也非常适合快速部署，而无需长时间的加速讨论和培训。团队可以通过熟悉的 Microsoft 工具使用 Adobe Sign，这大大降低了学习曲线。 Adobe Sign 还非常灵活，使 Thalacker 和他的团队能够根据实际的团队反馈快速做出更改和调整工作流程，以最好地满足团队的需求。

使用 PDF 在团队之间进行通信

除了使用 Adobe Sign，该基金会还在许多团队和流程中使用了另一个 Adobe Document Cloud 解决方案 Adobe Acrobat Pro DC。沟通团队将 Adobe Acrobat 与工作管理平台 Workfront 结合使用，以自动化校对和批准工作流程。该团队首先使用 Adobe Creative Cloud 应用程序（例如 Adobe InDesign CC 和 Adobe Illustrator CC）来创建内容，包括报告、图形以及印刷和网络广告。然后，该团队将 PDF 格式的内容输出到 Workfront，并在 Workfront 中自动发送给利益相关者进行审查和批准。

“我们喜欢使用 Adobe Acrobat 和 PDF 进行评论，因为它为我们提供了一种任何人都可以轻松访问的通用格式，”爱荷华州立大学基金会创意服务高级总监 Ryan Peterson 说。 “使用评论工具，人们可以直接在 PDF 上添加评论，让创作者更容易收集和回复反馈。”

其他团队使用 Adobe Acrobat 来注释和编辑记录上的信息。当会计部门收到安全 PDF 格式的汇款数据或捐赠者表格时，它会使用 Adobe Acrobat 编辑个人信息。然后，会计团队将信息添加到 PDF，以帮助记录团队将数据准确地摄取到内部成像系统和客户关系管理系统中。

结果

虽然爱荷华州立大学基金会首先开始在捐赠者合规性工作流程中使用 Adobe Sign，但 Adobe Sign 的使用迅速传播到其他流程，包括提案路由表，以及即将推出的承诺表。提案路由表单可能涉及五个以上的签名者，但在测试中，即使在这些复杂的工作流程中，Adobe Sign 也非常成功。

“我们无法预料到 Adobe Sign 会在我们的组织中如此成功，”Thalacker 说。 “对技术的需求被压抑，一旦人们发现它，他们就会敲我们的门，要求开始使用 Adobe Sign 来简化他们的流程。通过将 Adobe Sign 集成到现有的 Microsoft 工作流程中，我们让人们的工作变得更加轻松，这样我们就可以快速处理捐款，并更快地开始为爱荷华州立大学的人们带来影响。”

结果包括以下内容：

• 通过将审批时间缩短 13 天，更快地将资金交到收款人手中
• 减少打印，从而降低成本并减少纸张浪费
• 利用 Microsoft 集成来减少错误和手动管理任务
• 通过熟悉的工具运行灵活的工作流程，轻松部署

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