Microsoft Viva Amplify
การปรับปรุงโครงการ
สถานการณ์
การสื่อสารข้อมูลอัปเดตโครงการอย่างมีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญในการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ มีส่วนร่วม และสอดคล้องกับความคืบหน้าของโครงการ ต่อไปนี้เป็นกรอบงานที่ต้องพิจารณาเมื่อสื่อสารการอัปเดตโครงการ:
กำหนดผู้ชมของคุณ: พิจารณาว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงสมาชิกในทีม ลูกค้า ผู้บริหาร นักลงทุน และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง การทำความเข้าใจผู้ชมช่วยปรับแต่งการสื่อสารของคุณให้ตรงตามความต้องการและความสนใจของพวกเขา
ความถี่และความสม่ำเสมอ: กำหนดตารางเวลาปกติสำหรับการให้ข้อมูลอัปเดต ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคาดการณ์ว่าจะคาดว่าจะได้รับการอัปเดตเมื่อใดและลดความไม่แน่นอน
ความชัดเจนและความกะทัดรัด: อัปเดตให้ชัดเจน กระชับ และเน้นไปที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุด ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะที่อาจสร้างความสับสนให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค
เน้นความสำเร็จและเหตุการณ์สำคัญ: เน้นความคืบหน้าตั้งแต่การอัปเดตครั้งล่าสุด เน้นย้ำงานที่เสร็จสมบูรณ์ เป้าหมายที่ประสบความสำเร็จ และการพัฒนาเชิงบวกใดๆ สิ่งนี้ปลูกฝังความรู้สึกถึงความสำเร็จและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีแรงจูงใจ
หารือเกี่ยวกับความท้าทายและความเสี่ยง: มีความโปร่งใสเกี่ยวกับความท้าทาย อุปสรรค หรือความเสี่ยงที่โครงการกำลังเผชิญอยู่ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความซื่อสัตย์และช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจถึงอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อลำดับเวลาหรือผลลัพธ์ของโครงการ
โสตทัศนูปกรณ์: รวมองค์ประกอบภาพ เช่น แผนภูมิ กราฟ หรือไทม์ไลน์เพื่อทำให้ข้อมูลที่ซับซ้อนเข้าใจได้ง่ายขึ้น เครื่องช่วยการมองเห็นสามารถถ่ายทอดความก้าวหน้าและแนวโน้มได้อย่างรวดเร็ว
เฉลิมฉลองความสำเร็จ: อย่าอายที่จะเฉลิมฉลองความสำเร็จทั้งเล็กและสำคัญ ตระหนักถึงความพยายามของทีมของคุณและรับทราบเหตุการณ์สำคัญที่ประสบความสำเร็จ
เล่าเรื่อง: วางกรอบการอัปเดตของคุณในรูปแบบการเล่าเรื่องที่บอกเล่าเรื่องราวของความก้าวหน้าของโปรเจ็กต์ การเล่าเรื่องสามารถดึงดูดผู้มีส่วนได้เสียทางอารมณ์ และช่วยให้พวกเขาเชื่อมโยงกับการเดินทางของโครงการ
ติดตั้ง
แคมเปญประเภทเหล่านี้ทำได้ดีที่สุดในฐานะแคมเปญเดียวสำหรับการอัปเดตโครงการทั้งหมดตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งสามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในการเปรียบเทียบเมตริกข้อความของคุณเมื่อเวลาผ่านไป
ช่อง
- SharePoint: ที่ตั้งโครงการ
- SharePoint: หน้าแรก (ขึ้นอยู่กับโครงการ)
- ช่องทางทีมโครงการ: อัปเดตเกี่ยวกับโครงการให้กับทุกคนที่อยู่ในโครงการ
- อีเมล: กลุ่ม Microsoft 365 ที่รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสำหรับโครงการ
- Viva Engage: สำหรับชุมชนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
วัตถุประสงค์ของแคมเปญ
- เพิ่มการรับรู้และการมองเห็นโครงการของคุณในหมู่กลุ่มเป้าหมายของคุณ 50% ในอีกสามเดือนข้างหน้า
- เพิ่มความพึงพอใจและความภักดีของลูกค้าด้วยการแบ่งปันคำรับรองเชิงบวกและกรณีศึกษาจากลูกค้าปัจจุบันของคุณที่ได้รับประโยชน์จากโครงการของคุณทุกเดือน
- เพิ่มพูนทักษะและความรู้ในการจัดการโครงการโดยจัดทำเอกสารและวิเคราะห์บทเรียนที่ได้รับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจากโครงการของคุณทุกไตรมาส
ข้อความสำคัญ
แนวคิดหรือข้อความสำคัญตัวอย่าง:
- ความสำเร็จและเหตุการณ์สำคัญ: เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะแจ้งให้ทราบว่าเราบรรลุ [เหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจง] ในสัปดาห์นี้ ซึ่งถือเป็นก้าวสำคัญในความคืบหน้าของโครงการ
- อัพเดทความคืบหน้า: เรามีความคืบหน้าอย่างมากใน [งานหรือระยะ] ทำให้เราเข้าใกล้เป้าหมายโครงการโดยรวมมากขึ้น การทำงานหนักของทีมเรากำลังประสบผลสำเร็จ
- พัฒนาการเชิงบวก: เรายินดีที่จะรายงานว่า [การพัฒนาเชิงบวก] ได้เกิดขึ้น ซึ่งมีส่วนสนับสนุนเชิงบวกต่อวิถีของโครงการและเพิ่มศักยภาพของโครงการ
- ความท้าทายและแนวทางแก้ไข: ขณะที่เราเผชิญกับ [ความท้าทายหรือปัญหา] ทีมของเราได้นำ [โซลูชัน] ไปใช้อย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการปรับตัวและความมุ่งมั่นของเราในการดำเนินโครงการที่ราบรื่น
- ลำดับความสำคัญที่จะเกิดขึ้น: เมื่อเราก้าวเข้าสู่ระยะต่อไป โฟกัสของเราจะเปลี่ยนไปที่ [ลำดับความสำคัญที่กำลังจะมาถึง] เรากระตือรือร้นที่จะใช้ประโยชน์จากแรงผลักดันของเราและรับมือกับงานเหล่านี้
- การทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม: การทำงานร่วมกันภายในทีมของเรามีส่วนสำคัญในการบรรลุ [เหตุการณ์สำคัญ] ความพยายามในการทำงานร่วมกันของเรายังคงขับเคลื่อนความสำเร็จของโครงการต่อไป
- กำหนดเวลาและกำหนดเวลา: เรายังคงดำเนินการตามกำหนดเวลาและเป็นไปตามกำหนดเวลาที่เรากำหนดไว้ ความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องนี้สะท้อนถึงความทุ่มเทของเราในการส่งมอบโครงการให้ตรงเวลา
- ผลกระทบต่อลูกค้า/ลูกค้า: ความก้าวหน้าของเราหมายความว่าลูกค้า/ลูกค้าของเราสามารถตั้งตารอที่จะได้รับ [ผลประโยชน์หรือการปรับปรุง] เพื่อยกระดับประสบการณ์และความพึงพอใจของพวกเขา
- แผนงานข้างหน้า: เมื่อมองไปข้างหน้า แผนงานของเราประกอบด้วย [งานที่จะเกิดขึ้น] ซึ่งมีศักยภาพในการกำหนดทิศทางของโครงการอย่างมีนัยสำคัญ
- ความโปร่งใสและความซื่อสัตย์: ด้วยจิตวิญญาณแห่งความโปร่งใส เราต้องการแบ่งปันว่าเรากำลังจัดการกับ [ความท้าทายหรือปัญหา] ความมุ่งมั่นของเราในการสื่อสารแบบเปิดทำให้มั่นใจได้ว่าเราจะรับมือกับความล้มเหลวได้โดยตรง
- การรับรู้และความชื่นชม: เราขอขอบคุณสมาชิกในทีมที่มีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมาย [เหตุการณ์สำคัญ] ความทุ่มเทและการทำงานหนักของคุณมีคุณค่าอย่างสูง
- ข้อเสนอแนะและการมีส่วนร่วม: เรายินดีรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับความก้าวหน้าของเราจนถึงตอนนี้ ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญในขณะที่เราปรับปรุงแนวทางของเราอย่างต่อเนื่อง
- นวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง: ในการแสวงหาความเป็นเลิศ เรากำลังสำรวจแนวทางที่เป็นนวัตกรรมเพื่อ [แง่มุมของโครงการ] ทำให้เราอยู่ในแถวหน้าของแนวโน้มของอุตสาหกรรม
- วิสัยทัศน์ระยะยาว: ทุกย่างก้าวทำให้เราเข้าใกล้การบรรลุวิสัยทัศน์ระยะยาวสำหรับโครงการนี้มากขึ้น เรามุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายโดยรวมของเรา
- การพัฒนาที่น่าตื่นเต้น: เตรียมพร้อมสำหรับการอัปเดตที่น่าตื่นเต้นในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า เรากำลังใกล้จะเปิดเผย [ทีเซอร์สำหรับการพัฒนาที่กำลังจะมาถึง] คอยติดตาม!
