Yarra Valley Water ช่วยให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ด้วย PowerApps และ SharePoint Online

สรุป

Yarra Valley Water เป็นบริษัทจัดการน้ำที่ใหญ่ที่สุดในสามแห่งของเมลเบิร์น โดยตั้งอยู่ทางตะวันออกของเมลเบิร์น พวกเขาจัดการโครงสร้างพื้นฐานและสินทรัพย์มูลค่ากว่า $4 พันล้าน และมีพนักงานเกือบ 600 คน ในแต่ละวัน ผู้คนมากกว่า 1.9 ล้านคนและธุรกิจ 50,000 แห่งพึ่งพาบริการน้ำและสุขาภิบาล

พนักงานเคลื่อนที่ขนาดใหญ่ของ Yarra Valley Water ต้องการโซลูชันความปลอดภัยเคลื่อนที่ซึ่งพนักงานสามารถนำไปใช้ในภาคสนามเพื่อดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัยและรายงานเหตุการณ์ได้อย่างทันท่วงที เชื่อถือได้ และแม่นยำ พวกเขายังต้องการเข้าถึงข้อมูลด้านความปลอดภัยและการแจ้งเตือนที่ทันสมัยเพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วในการทำงาน

Engage Squared ใช้ PowerApps เพื่อสร้างและเปิดตัวแอปนำร่องภายในสองสัปดาห์ ความสำเร็จของโครงการนำร่องนำไปสู่การสร้างโซลูชันเต็มรูปแบบ ซึ่งปัจจุบันนำเสนองานด้านความปลอดภัยอัตโนมัติรายวัน ตลอดจนการจัดการและการเก็บถาวรรายงาน ทั้งหมดนี้ขับเคลื่อนด้วย SharePoint Online, Microsoft Flow และ PowerApps

ท้าทาย

พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ของ Yarra Valley Water ไม่มีเครื่องมือที่ทันสมัยที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมด้านความปลอดภัยที่สำคัญในสถานที่ทำงาน พวกเขาอาศัยแบบฟอร์มกระดาษและส่งอีเมลหรือโทรหาสำนักงานใหญ่ แฟ้มใส่กระดาษที่เต็มไปด้วยขั้นตอนความปลอดภัยที่สำคัญคอยแจ้งให้พนักงานทราบถึงวิธีที่ถูกต้องในการดำเนินกิจกรรมด้านความปลอดภัย แต่เวลาที่ต้องใช้ในการแจกจ่ายและอัปเดตเอกสารทำให้ยากต่อการรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย

ในขณะที่ Microsoft 365 ถูกใช้สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วยเครื่องมือเช่น SharePoint Online และ Skype for Business แล้ว แอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ยังคงอยู่ในสภาพแวดล้อมภายในองค์กร เช่น SharePoint 2013 แบบฟอร์ม InfoPath ถูกใช้เพื่อกรอกรายงานในสำนักงานและจัดเก็บไว้ในรายการ SharePoint 2013 อย่างไรก็ตาม ช่องว่างในเวลาระหว่างเหตุการณ์และการกรอกรายงานฟอร์ม InfoPath อาจค่อนข้างยาว

เครื่องมือและกระบวนการที่มีอยู่นำไปสู่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ การจัดการข้อมูลซ้ำซ้อน และการสูญเสียเวลา การประเมินความล้าที่กรอกลงในกระดาษส่งผลให้เจ้าหน้าที่ได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี เช่นเดียวกับการรายงานเหตุการณ์และอันตรายจากภาคสนามที่ไม่สอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังถือเป็นความท้าทายในการสื่อสารการแจ้งเตือนด้านความปลอดภัยที่สำคัญอย่างรวดเร็วให้กับพนักงาน เนื่องจากอาจพลาดอีเมลในกล่องจดหมายของพนักงาน

ความท้าทายเหล่านี้สร้างโอกาสให้ Yarra Valley Water ทบทวนและทำให้กระบวนการความปลอดภัยที่มีอยู่ง่ายขึ้น พวกเขารู้ว่าพวกเขาต้องการแพลตฟอร์มที่ช่วยให้สามารถพัฒนาและจัดจำหน่ายอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างรวดเร็วให้กับพนักงาน ไม่เพียงแต่สำหรับสถานการณ์ด้านความปลอดภัยเท่านั้น แต่สำหรับกรณีทางธุรกิจอื่นๆ ด้วย สิ่งที่พวกเขาไม่รู้ก็คือแพลตฟอร์มใดที่จะรองรับสิ่งนี้ได้ดีที่สุด ก่อนที่จะติดต่อ Engage Squared Yarra Valley Water ใช้เวลาหนึ่งปีครึ่งในการแก้ปัญหาการกำหนดขอบเขต แต่ยังไม่สามารถตกลงแผนล่วงหน้าได้

 

กลยุทธ์

Yarra Valley Water พยายามบรรลุวัตถุประสงค์หลักสองประการ:

• พิจารณาว่าแพลตฟอร์มใดจะช่วยให้พวกเขาพัฒนาโซลูชันอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างรวดเร็วซึ่งสามารถแจกจ่ายให้กับพนักงานได้อย่างง่ายดาย
• สร้างแอปความปลอดภัยบนมือถือที่มอบประสบการณ์ที่มีคุณภาพแก่ผู้ใช้ แจ้งข้อมูลให้พนักงานทราบทุกวัน และจัดทำรายงานตามเวลา

Engage Squared ทำงานร่วมกับ Yarra Valley Water เพื่อจัดเวิร์กช็อปเพื่อแนะนำพนักงานเกี่ยวกับความสามารถของ PowerApps ตั้งแต่การออกแบบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ การอ่านและการเขียน ไปจนถึงสถานที่จัดเก็บข้อมูล ไปจนถึงการจัดการวงจรชีวิตของแอปพลิเคชัน กิจกรรมด้านความปลอดภัยสามกิจกรรมได้รับเลือกให้สร้างในแอปนำร่อง ได้แก่ การตรวจสอบความปลอดภัยก่อนการทำงาน การเข้าถึงเอกสารขั้นตอนด้านความปลอดภัย และการเข้าถึงการแจ้งเตือนด้านความปลอดภัยที่สำคัญ

ภายในสองสัปดาห์ แอปก็ถูกสร้างขึ้น ทดสอบ และเผยแพร่ไปยังกลุ่มนำร่อง ผลตอบรับเชิงบวกจากกลุ่มนำร่องทำให้ Yarra Valley Water มั่นใจว่า PowerApps เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของพวกเขา เนื่องจากพวกเขาสามารถทดสอบและตรวจสอบข้อกำหนดได้อย่างรวดเร็ว การสร้างโซลูชั่นเต็มรูปแบบเริ่มต้นขึ้น

PowerApp ให้การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การให้คะแนนการประเมินความล้าอัตโนมัติที่ส่งผลให้เกิดการดำเนินการติดตามผลที่จำเป็น การรายงานอันตรายและเหตุการณ์ ไลบรารีขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยในแอป และการตรวจสอบความปลอดภัยก่อนการทำงานพร้อมคำแนะนำแบบไดนามิก พนักงานสามารถใช้โทรศัพท์เพื่อถ่ายรูปขณะกรอกรายงานโดยไม่ต้องเขียนอีเมลแยกต่างหากและค้นหาไฟล์แนบ ในขณะที่ GPS จะบันทึกตำแหน่งของปัญหาใดๆ ซึ่งหมายความว่าสำนักงานใหญ่สามารถดูรูปถ่ายได้ทันทีและสถานที่ที่ถ่ายรูป โดยไม่จำเป็นต้องส่งใครมาตรวจสอบรายละเอียดในภายหลัง

Microsoft Flow เชื่อมต่อกับกิจกรรมภายใน SharePoint เมื่อมีการสร้างรายงานความปลอดภัย อันตราย หรือเหตุการณ์ใหม่ Flow จะตรวจสอบรายการ SharePoint จากนั้นส่งอีเมลเพื่อแจ้งทีมที่ถูกต้องเพื่อดำเนินการตามการส่ง หากมีการถ่ายภาพใดๆ รูปภาพเหล่านั้นจะถูกแนบไปกับอีเมลโดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานสามารถดูข้อมูลได้โดยเร็วที่สุด

ในขณะเดียวกัน ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในรายการ SharePoint Online ซึ่งช่วยให้ทีมความปลอดภัยสามารถสร้างรายงานใน Excel และ Power BI ได้ การแจ้งเตือนด้านความปลอดภัยในแอปสร้างขึ้นได้อย่างง่ายดายโดยทีมความปลอดภัยในรายการ ซึ่งช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการส่งข้อความที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลา และมอบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่สอดคล้องกันในแอปสำหรับผู้ใช้ ซึ่งหมายความว่าทีมความปลอดภัยจะอยู่ที่ไหนก็ได้ในขณะที่สร้างและวิเคราะห์ข้อมูล โดยไม่จำเป็นต้องใช้เดสก์ท็อปเสมือนเพื่อเข้าถึงสภาพแวดล้อม SharePoint 2013 ภายในองค์กร

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์ที่ได้คือแอปความปลอดภัยบนมือถือที่ใช้งานจริงซึ่งปรับปรุงกระบวนการด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมาก รวมถึงแพลตฟอร์มเชิงกลยุทธ์เพื่อส่งมอบโซลูชันแอปพลิเคชันทางธุรกิจในอนาคต

ด้วยแอปใหม่ ขั้นตอนด้านความปลอดภัยจะเสร็จสิ้นเร็วขึ้นและสม่ำเสมอมากขึ้น ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามข้อกำหนดลดลงอย่างมาก องค์กรได้รับการปรับปรุงการรายงานดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัย ข้อมูลความปลอดภัยที่สอดคล้องกันมากขึ้น และการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับขั้นตอนด้านความปลอดภัยของพวกเขา