บริษัทโฆษณายักษ์ใหญ่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของพนักงานด้วยโซลูชันการทำงานร่วมกันบนคลาวด์

สรุป

Wavemaker ยักษ์ใหญ่ด้านโฆษณาระดับโลกมีสำนักงานใหญ่ในลอนดอน ประเทศอังกฤษ และมีสำนักงาน 138 แห่งใน 90 ประเทศ เพื่อช่วยให้พนักงานสื่อสารและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในระดับโลก บริษัทได้จัดทำแนวทางการทำงานใหม่โดยใช้ Microsoft Office 365 Wavemaker มองเห็นประโยชน์ในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน ความปลอดภัย ความคล่องตัว และความพึงพอใจของพนักงาน บริษัทเชื่อว่าพนักงานที่มีความสุขมีความคิดสร้างสรรค์และมีประสิทธิผลมากขึ้น ดังนั้นจึงยินดีที่ได้เห็นว่าพวกเขาตื่นเต้นกับเครื่องมือและกระบวนการใหม่ๆ ที่พวกเขาสามารถใช้ได้

เกิดจากการควบรวมกิจการของบริษัทโฆษณาที่ประสบความสำเร็จสองแห่ง ได้แก่ MEC และ Mexus พนักงานของ Wavemaker ต้องเผชิญกับความท้าทายทางธุรกิจมากมายที่มาจากการรวมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีสองแห่งเข้าด้วยกัน เมื่อมองหาโซลูชันที่จะช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันความรู้ทั่วทั้งธุรกิจได้ดีขึ้น Wavemaker จึงมองหาความช่วยเหลือจาก AddIn365 ซึ่งเป็นพันธมิตรของ Microsoft ที่เชื่อถือได้

ท้าทาย

Wavemaker ก่อตั้งขึ้นจากการควบรวมกิจการของบริษัทโฆษณาที่ประสบความสำเร็จสองแห่ง ได้แก่ MEC และ Maxus และมีความท้าทายที่เกิดจากการควบรวมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีสองแห่ง การสื่อสารของบริษัทจำนวนมากทำผ่านทางอีเมล และไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากไฟล์ต่างๆ ถูกส่งกลับไปกลับมาในรูปแบบไฟล์แนบ และหลายเวอร์ชันอาจสับสนได้ การค้นหาและการเข้าถึงไฟล์อาจเป็นเรื่องยากเช่นกัน “แต่ละบริษัทมีระบบจัดเก็บไฟล์ของตัวเอง” Lily McCann ผู้อำนวยการข้อมูลและเทคโนโลยีของ Wavemaker อธิบาย “ดังนั้นในการเปิดไฟล์และดูมัน คุณต้องค้นหามันก่อน จากนั้นจึงได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงมัน มันไม่มีประสิทธิภาพจริงๆ”

Wavemaker สามารถเข้าถึง Microsoft Office 365 ผ่านทางบริษัทแม่ Group M ซึ่งเป็นสาขาการจัดการการลงทุนสื่อระดับโลกของ WPP ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกในด้านบริการโฆษณาและการตลาด Wavemaker มองเห็นศักยภาพที่ยอดเยี่ยมใน Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online และ Teams เพื่อช่วยสร้างแนวทางการทำงานใหม่ๆ “เราตัดสินใจย้ายทุกอย่างไปไว้บนคลาวด์” Kaganovsky กล่าว “มันทำให้เรามีความคล่องตัวในระดับที่เราไม่เคยมีมาก่อน หากเราต้องการถ่ายโอนไฟล์ขนาด 100 เมกะไบต์ เราก็ใส่ไว้ใน OneDrive—เราไม่ได้ใช้งานธัมบ์ไดรฟ์หรือที่แย่กว่านั้นคือใช้วิธีถ่ายโอนไฟล์ฟรีที่ไม่ปลอดภัยบนอินเทอร์เน็ต”

นอกจากนี้บริษัทยังต้องการทำให้การทำงานมีคุณค่ามากขึ้นสำหรับพนักงานด้วยการทำให้พวกเขาพ้นจากงานที่น่าเบื่อ และให้เวลาพวกเขามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ทำให้พวกเขาตื่นเต้นที่จะมาทำงานทุกวัน “ในรูปแบบการทำงานแบบเก่า คุณจะต้องเขียนเอกสารแล้วส่งอีเมลไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด” Kaganovsky กล่าว “จากนั้นทุกคนจะทำการแก้ไข บันทึกสำเนาในเครื่อง แล้วส่งอีเมลกลับ จากนั้นคุณจะต้องนำเวอร์ชันเหล่านั้นทั้งหมดมารวมกัน และส่งกลับออกไปอีกครั้ง นั่นเป็นเพียงการเสียเวลาที่น่าเบื่อ จะเกิดอะไรขึ้นหากมีวิธีที่ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเวอร์ชันเดียวได้?”

กลยุทธ์

Wavemaker มองว่า Office 365 เป็นชุดเครื่องมือที่ผสานรวมอย่างดี ซึ่งจะทำให้พนักงานทำงานในแต่ละวันให้สำเร็จได้ง่ายขึ้น เพื่อให้พนักงานมีจุดเริ่มต้นที่ง่ายและตรงไปตรงมาสำหรับชุด Office 365 บริษัทจึงปรับใช้ AddIn Work Hub จาก Microsoft Partner AddIn365 Work Hub ช่วยให้พนักงานทุกคนมีพอร์ทัลส่วนตัวสำหรับแอปพลิเคชัน Office 365 ทั้งหมด นอกเหนือจากแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในของบริษัท “Work Hub เป็นเหมือนประตูสู่ห้องต่างๆ ทั้งหมดของ Office 365 ที่เราใช้อยู่” Anastasia Donchenko หัวหน้าฝ่ายการเปลี่ยนแปลงธุรกิจของ Wavemaker กล่าว “ไม่มีใครต้องจำไว้ว่าใบสมัครอยู่ที่ไหนหรือไปที่นั่นได้อย่างไร”

ที่ Wavemaker พนักงานทุกคนจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ในเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหาเชิงสร้างสรรค์สำหรับแคมเปญโฆษณาของลูกค้าหรือไฟล์ธุรกิจสำหรับการดำเนินงานภายใน Wavemaker พบว่า OneDrive เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมในการเปิดใช้งานการเข้าถึงดังกล่าวและมีความปลอดภัยสูง พนักงานที่เริ่มทำงานสามารถบันทึกและเข้าถึงไฟล์โดยใช้ OneDrive จากอุปกรณ์ใดๆ แม้ว่าจะไม่ได้เชื่อมต่อกับอินทราเน็ตก็ตาม โดยใช้ไคลเอ็นต์การซิงค์สำหรับระบบปฏิบัติการ Windows หรือ Macintosh

เป็นผลให้พนักงานที่เริ่มทำงานสามารถใช้เวลามากขึ้นที่ไซต์ของลูกค้าและยังคงเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดของพวกเขาได้ “มีอยู่วันหนึ่งที่ฉันอยู่ที่สำนักงานของลูกค้า และ CFO ของเราส่งอีเมลถึงฉันเพื่อบอกว่าเขาไม่พบสัญญาที่สำคัญ” Caroline Tran หุ้นส่วนอาวุโสของ Wavemaker กล่าว “ฉันบันทึกมันโดยใช้ OneDrive ดังนั้นฉันจึงสามารถลงชื่อเข้าใช้และส่งต่อให้เขาได้ มันช่วยประหยัดเวลาและทำให้เขาดูดีเพราะฉันสามารถไปหาเขาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย”

พนักงานที่เริ่มทำงานแล้ว 100 เปอร์เซ็นต์ใช้ OneDrive และ Teams ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องส่งไฟล์แนบทางอีเมลอีกต่อไป หรือเสี่ยงต่อประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน “ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักประการหนึ่งที่ฉันกำลังพิจารณาคือเวลาที่ผู้คนไม่ต้องเสียเวลาเปิดไฟล์แนบอีกต่อไป บันทึก บันทึกอีกครั้ง และส่งอีกครั้ง” McCann กล่าว “ฉันคาดว่าจะใช้เวลาประมาณ 20 นาทีต่อวัน และคาดว่าจะปรับปรุงเมื่อทุกคนคุ้นเคยกับเครื่องมือใหม่มากขึ้น ฉันเห็นว่าพนักงานทุกคนประหยัดเงินครึ่งวันทุกสัปดาห์ผ่านเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับฉันนั่นเป็นเป้าหมายที่ทำได้สำเร็จมาก”

ทีม Wavemaker ยังใช้ไซต์สื่อสาร SharePoint เพื่อเผยแพร่เนื้อหาสำหรับทีมธุรกิจเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการทำงานของพวกเขา พวกเขายังตั้งค่าไซต์การสื่อสารที่ปลอดภัยซึ่งพวกเขาสามารถให้ข้อมูลอัปเดตโครงการแก่ลูกค้าอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะต้องรออีเมลสรุปเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ พวกเขายังสามารถใช้ไซต์เพื่อควบคุมการเผยแพร่และความปลอดภัยของข้อมูลโครงการ

“แต่ละทีมยังสามารถใช้ Teams เพื่อแบ่งปันงานกับลูกค้าที่พวกเขายังไม่พร้อมที่จะแบ่งปันกับทั้งแผนก” McCann กล่าว ไซต์ต่างๆ ช่วยให้เราดูว่าไฟล์ถูกเปิดหรือไม่ และไซต์เหล่านี้ทำให้เราเป็นเจ้าของและควบคุมได้มากขึ้นในแง่ของสิ่งที่เราแชร์”

ผลลัพธ์

Wavemaker เริ่มการเปลี่ยนไปใช้ Office 365 ในเดือนพฤศจิกายน 2017 ด้วย AddIn Work Hub และโปรแกรมนำร่องวิธีการเตรียมความพร้อมของ AddIn365 ในตลาดแห่งหนึ่งในสหราชอาณาจักรพร้อมทีมโฆษณาสามทีม หลังจากการปรับใช้ที่ประสบความสำเร็จ กลยุทธ์และซอฟต์แวร์ได้ถูกเผยแพร่ไปยังตลาดของบริษัทอีกแปดแห่ง ซึ่งคิดเป็น 80 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ของบริษัท ขณะนี้ Wavemaker ได้เพิ่มพนักงาน 50 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานทั้งหมด ซึ่งมากกว่า 3,500 คนในเวลาเพียงหกเดือน และวางแผนที่จะดำเนินการเปิดตัวให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นปี 2561

ด้วยประสิทธิภาพที่ได้รับจาก Office 365 พนักงาน Wavemaker ที่เริ่มทำงานจะมีความยืดหยุ่นและประสบการณ์การทำงานที่ดีขึ้น “เราต้องการให้คนของเรามีสมดุลระหว่างงานและชีวิตที่ดี” คาแกนอฟสกี้กล่าว “โปรเจ็กต์นี้ทำให้เรามีความยืดหยุ่น—และ Office 365 ก็เปิดใช้งานความคล่องตัว—เพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหาความสมดุลนั้นได้ ตอนนี้ผู้คนสามารถทำงานจากที่บ้าน ร้านกาแฟ หรือแกลเลอรีศิลปะ หรือที่ไหนก็ได้ที่พวกเขาต้องการ พวกเขาทำแบบนั้นไม่ได้มาก่อน และมันช่วยให้พวกเขามีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น”

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม