สรุป
สำหรับหน่วยงานรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา การจัดการบันทึกและข้อมูล (RIM) ถือเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในแต่ละวัน พวกเขาจะต้องปฏิบัติตามบันทึกและคำสั่งสำหรับการจำแนกและการเก็บรักษาบันทึก นี่เป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้พวกเขาสามารถตอบสนองต่อคำขอของพระราชบัญญัติเสรีภาพด้านข้อมูลข่าวสาร (FOIA) ที่หน่วยงานรัฐบาลกลางหลายแห่งได้รับอย่างต่อเนื่อง เมื่อได้รับคำขอ FOIA หน่วยงานจะต้องสามารถจัดทำบันทึกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่เป็นปัญหาได้ ส่วนใหญ่เป็นบันทึกอีเมล เพื่อให้สามารถควบคุมและเข้าถึงข้อมูลที่ขยายออกไปได้ง่ายขึ้น หน่วยงานจึงมองหาโซลูชัน NEOSTEK และ Colligo ที่จะทำให้การย้ายไฟล์ไปยังที่เก็บ SharePoint เป็นแบบอัตโนมัติ
ท้าทาย
สำหรับหน่วยงาน แนวทางปฏิบัติของ RIM เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับ M-12-18 และความสามารถในการตอบสนองต่อคำขอ FOIA เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งเป็นภาระของพนักงานแต่ละคน พนักงานได้รับมอบหมายให้ตั้งค่าโฟลเดอร์เฉพาะในกล่องจดหมายเก็บถาวรที่ใช้เก็บบันทึก ซึ่งฝังอยู่ในไฟล์ Outlook PST แนวทางนี้ทำให้การตอบสนองต่อคำขอ FOIA มีปัญหาและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายด้วยเหตุผลหลายประการ:
- กระบวนการแบบแมนนวลที่ใช้เวลานาน
- ปัญหาในการค้นหาเมื่อคนลางาน
- ขาดข้อมูลเมตาอีเมล
- ข้อมูลกระจัดกระจาย
- ขาดความไว้วางใจจากสาธารณชน
กลยุทธ์
เพื่อตอบสนองความต้องการของ M-12-18 หน่วยงานได้ทำงานร่วมกับ NEOSTEK เพื่อระบุและใช้งานโซลูชันการจัดการบันทึกแบบ end-to-end ซึ่งจะทำให้กระบวนการแปลงอีเมลเป็นบันทึก SharePoint ที่สามารถค้นหาได้โดยอัตโนมัติ โซลูชันนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้หน่วยงานปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังจะปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามคำขอ FOIA อีกด้วย
Colligo ได้รับมอบหมายจากหน่วยงานให้คิดวิธีแก้ปัญหาเพื่อพุชอีเมลไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติเพื่อเป็นบันทึก Colligo ใช้ Colligo Email Manager ซึ่งเป็นปลั๊กอิน Outlook ซึ่งผสานรวม SharePoint เข้ากับ Outlook ภายในอินเทอร์เฟซ Outlook ดั้งเดิมได้อย่างราบรื่น กระบวนการจัดการบันทึกพื้นฐานไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง และไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมที่กว้างขวาง ซึ่งทำให้ Colligo สามารถปรับใช้โซลูชันตัวจัดการอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Email Manager พนักงานสามารถปรับตัวได้ทันที โซลูชันนี้ทำให้พนักงานสามารถดูบันทึก SharePoint จากภายในอินเทอร์เฟซ Outlook ที่คุ้นเคยได้
ผลลัพธ์
นับตั้งแต่ใช้โซลูชันใหม่ หน่วยงานได้ลดเวลาที่ต้องใช้ในการตอบสนองต่อคำขอ FOIA รวมถึงต้นทุนของความไร้ประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องลงอย่างมาก นอกจากนี้ หน่วยงานยังได้ปรับปรุงแนวทางปฏิบัติในการจัดการบันทึกให้สอดคล้องกับโมเดลการเจริญเติบโตของรัฐบาลกลาง เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตระหนักถึงการยอมรับของผู้ใช้ 100% และปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน
ประหยัดเวลาและต้นทุน
ก่อนหน้านี้ คำขอ FOIA ที่ซับซ้อนอาจเกี่ยวข้องกับพนักงาน 40 คนขึ้นไป โดยแต่ละคนใช้เวลา 3-5 ชั่วโมงในการค้นหาข้อมูล ขณะนี้ การค้นหานี้สามารถทำได้โดยบุคคลเดียวภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง ในอัตรา $150/ชั่วโมง เป็นเวลาสี่ชั่วโมงต่อพนักงาน 1 คน ซึ่งแสดงถึงการประหยัดได้ $23,850 สำหรับแต่ละคำขอที่ซับซ้อน ในแต่ละปี หน่วยงานได้รับคำขอที่ซับซ้อนมากกว่า 175 คำขอ ซึ่งช่วยประหยัดเงินได้มากกว่า $4 ล้านต่อปี การนำพนักงานไปใช้ถึง 100% ในระยะเวลาอันสั้น ช่วยให้หน่วยงานตระหนักถึงประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่งอันเป็นผลมาจากโซลูชัน Colligo
แนวปฏิบัติในการจัดการบันทึกที่เหนือกว่า
การใช้งาน Colligo Email Manager ได้ปรับปรุงกระบวนการจัดการบันทึกมากมาย บันทึกอีเมลจะไม่ทำซ้ำอีกต่อไป เนื่องจากระบบจะทำเครื่องหมายอีเมลที่ผู้ใช้รายอื่นบันทึกไว้แล้ว บันทึกจะถูกแท็กด้วยข้อมูลเมตาที่หลากหลายทำให้สามารถค้นหาได้ดียิ่งขึ้น ตารางการเก็บรักษาจะเป็นแบบอัตโนมัติตามการจัดหมวดหมู่บันทึกทันทีที่บันทึก ด้วยตัวจัดการอีเมล พนักงานเพียงลากและวางอีเมลที่มีคุณสมบัติเป็นบันทึกลงในโฟลเดอร์ SharePoint ที่ใช้ร่วมกัน กระบวนการเดียวกันนี้สามารถใช้กับไฟล์ที่ไม่ใช่อีเมลที่ลากลงในบานหน้าต่างนำทาง Outlook พนักงานสามารถรักษาการปฏิบัติตามบันทึกและคำสั่งที่เกี่ยวข้องทั้งหมดด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและมีฟังก์ชันการค้นหาที่ดีขึ้น
แบบจำลองการเจริญเติบโตของ NARA เพิ่มขึ้น
NEOSTEK และ Colligo Email Manager ช่วยให้มั่นใจว่าหน่วยงานมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ความสำเร็จที่กำหนดโดย Federal RIM Program Maturity Model4 ซึ่งเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ทั่วทั้งรัฐบาลที่ออกแบบโดย NARA เพื่อประเมินประสิทธิผลของโปรแกรมการจัดการบันทึกของหน่วยงาน ด้วย Colligo Email Manager NEOSTEK ได้สนับสนุนเอเจนซี่ในการแสวงหาวุฒิภาวะในระดับสูงสุด (ระดับ 4—“แบบฝัง”) ซึ่งบรรลุผลได้โดยการฝังและบูรณาการโซลูชันอีเมลภายในเอเจนซี่
