USC ลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วย Office 365 และ AvePoint

เผยแพร่เมื่อ 24, 2018

สรุป

มหาวิทยาลัย Sunshine Coast (USC) เป็นหนึ่งในมหาวิทยาลัยรุ่นใหม่ชั้นนำ 150 แห่งของโลก และได้รับการจัดอันดับโดยนักศึกษาให้เป็นหนึ่งในมหาวิทยาลัยที่ดีที่สุดของออสเตรเลียในด้านคุณภาพการสอนและประสบการณ์โดยรวมของนักศึกษา ด้วยความช่วยเหลือของ AvePoint ทำให้ USC ย้ายไปยัง Office 365 และ SharePoint ในกระบวนการนี้ มหาวิทยาลัยลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและสร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่ราบรื่นด้วย Office 365 และ SharePoint

ท้าทาย

USC ซึ่งเป็นผู้ใช้ DocAve มายาวนานได้ย้ายไปยัง Office 365 และต้องการโซลูชันชุดใหม่เพื่อจัดการ SharePoint ในฐานะมหาวิทยาลัยของรัฐที่มีผู้ใช้ SharePoint จำนวน 1,500 ราย USC ต้องการสภาพแวดล้อมที่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ราบรื่น เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดเตรียมไซต์การทำงานร่วมกันตามเทมเพลตที่มีอยู่และได้รับการอนุมัติสำหรับโครงการและคณะกรรมการ พวกเขายังต้องการควบคุมสภาพแวดล้อมของตนให้ดียิ่งขึ้นตลอดจนโซลูชันการสำรองข้อมูลและการกู้คืน

โดยเฉพาะโซลูชันที่เปิดใช้งานการจัดการแบบรวมศูนย์ของ SharePoint ในหลายระดับ พร้อมด้วยศูนย์รายงานสำหรับการค้นหาความปลอดภัยและรายงานการตรวจสอบ สำหรับข้อกำหนดนี้ พวกเขากำลังค้นหาเครื่องมือที่สามารถอำนวยความสะดวกในการเผยแพร่รายงานตัววัด SharePoint ไปยังหน่วยธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงไอที การจัดการความรู้ กฎหมาย และอื่นๆ

สุดท้ายนี้ USC ต้องการเครื่องมือสำรองและกู้คืนข้อมูลขนาด 302 GB ในสภาพแวดล้อม SharePoint ซึ่งสามารถกู้คืนรายการแบบละเอียด เช่น คุณสมบัติของรายการ SharePoint

กลยุทธ์

หลังจากใช้ AvePoint สำหรับสภาพแวดล้อมภายในองค์กร SharePoint USC พบว่าใช้โซลูชันคลาวด์ของ AvePoint รวมถึง AvePoint Cloud Backup และ AvePoint Cloud Governance เป็นเรื่องง่าย

“AvePoint เป็นผู้นำตลาด มีผลิตภัณฑ์ที่สามารถเทียบเคียงได้ไม่มากนักในขณะที่เรากำลังตรวจสอบตัวเลือกของเรา” Joshua Burne ผู้จัดการโซลูชันและสถาปัตยกรรมด้านไอทีของ USC กล่าว

USC ใช้ AvePoint Cloud Governance เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางจัดเตรียมไซต์ SharePoint ด้วยตนเอง หลังจากใช้ AvePoint Cloud Governance พวกเขาสามารถลดความเสี่ยงและปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลออนไลน์ของ SharePoint ได้แล้ว ขณะนี้มหาวิทยาลัยสามารถรักษาความปลอดภัยในการทำงานร่วมกันและเพิ่มขีดความสามารถให้กับผู้ใช้ ทำให้สามารถควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและการจัดการวงจรการใช้งานเอกสารโดยรวม นอกจากนี้ โซลูชันของ AvePoint ยังช่วยให้มหาวิทยาลัยลดเวลาในการจัดการการสำรองข้อมูลและการกู้คืนรายการแบบละเอียด เช่น คุณสมบัติของรายการ SharePoint

“เรามีเทมเพลตจำนวนหนึ่งตามกรณีการใช้งานทางธุรกิจโดยเฉพาะ เราใช้ Cloud Governance เพื่อจัดทำแบบสอบถามสำหรับพนักงานของเรา ซึ่งจะทำให้การจัดเตรียมทางเทคนิคของไซต์และการตั้งค่าความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องเป็นไปโดยอัตโนมัติ” โจชัวกล่าว “การตั้งค่าช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกแชร์กับภายนอกองค์กรของเราโดยไม่ได้ตั้งใจหากไม่เหมาะสม”

ผลลัพธ์

ด้วยผลิตภัณฑ์ของ AvePoint USC สามารถจัดเตรียมสภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานของตนได้ ด้วยคุณลักษณะการรายงานและรายงานการตรวจสอบใหม่ ขณะนี้ USC สามารถลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับองค์กรของตนได้ ขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ราบรื่นแก่พนักงานของตน โซลูชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางของมหาวิทยาลัยสามารถจัดเตรียมไซต์ SharePoint ด้วยตนเองในนโยบายได้ นอกจากนี้ USC ยังลดเวลาในการจัดการการสำรองข้อมูลและสามารถกู้คืนรายการแบบละเอียดได้ เช่น คุณสมบัติของรายการ SharePoint

ในอนาคตอันใกล้นี้ USC ตั้งตารอที่จะใช้ประโยชน์จาก Cloud Governance เมื่อพวกเขาใช้ Microsoft Teams ซึ่งพวกเขามองว่าเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันในอนาคต

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม