Proventeq ช่วยให้กระทรวงศึกษาธิการของสหราชอาณาจักรลดต้นทุนและบรรลุการค้นหาอัจฉริยะโดยการย้ายไปยัง SharePoint

เผยแพร่เมื่อ 29 มิถุนายน 2020

สรุป

กระทรวงศึกษาธิการของสหราชอาณาจักร (DfE) มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการบริการและการศึกษาสำหรับเด็ก รวมถึงช่วงปีแรกๆ โรงเรียน นโยบายการศึกษาระดับอุดมศึกษาและการศึกษาระดับอุดมศึกษา การฝึกงาน และทักษะที่กว้างขึ้นในอังกฤษ

DfE ใช้ ECHO ซึ่งเป็นอินสแตนซ์ Meridio EDRMS แบบกำหนดเองเป็นเอกสารหลักและที่จัดเก็บเมตาดาต้าสำหรับระบบการติดต่อสื่อสารสาธารณะ ซึ่งเริ่มใช้มาตั้งแต่ปี 2004 และจัดเก็บเอกสารมากกว่า 7 ล้านฉบับ ECHO มีความซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดการ และทำให้เนื้อหายากต่อการนำทาง ควบคุม และเผยแพร่ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก

DfE ยังมีรูปภาพที่สแกนมากกว่า 700,000 ภาพ ซึ่งจำเป็นต้องมีการแปลงและจำแนกข้อความแบบเต็ม การไม่มีเวอร์ชันดิจิทัลที่สามารถค้นหาได้ของรายการเหล่านี้ทำให้เกิดช่องว่างในความสมบูรณ์ของพอร์ตโฟลิโอเนื้อหาดิจิทัลที่มีอยู่ของแผนก

DfE ตัดสินใจย้ายเนื้อหาไปยัง SharePoint ไปที่:

  • ลดต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของการจัดการข้อมูล
  • บรรลุการค้นหาเอกสารและรูปภาพปกแข็งอย่างชาญฉลาด
  • เปิดใช้งานประสบการณ์ที่ราบรื่นสำหรับผู้ใช้ Office 365 ที่มีอยู่ของแผนก

ท้าทาย

ระบบการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร Meridio ที่ปรับแต่งได้สูงของ DfE จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เชิงลึกและวิศวกรรมย้อนกลับโดยทีมงาน Proventeq เพื่อให้แน่ใจว่าการออกแบบการย้ายข้อมูลจะห่อหุ้มขอบเขตของโครงการและตอบสนองความต้องการเฉพาะทั้งหมดขององค์กร ความท้าทายที่พบมีดังต่อไปนี้:

  • แพลตฟอร์มดั้งเดิมที่ซับซ้อน: แอปพลิเคชันเฉพาะโดเมนที่ออกแบบตามความต้องการทั้งหมดของ DfE จำเป็นต้องมีวิศวกรรมย้อนกลับ เนื่องจากขาดความเชี่ยวชาญด้านการดูแลแพลตฟอร์มภายใน
  • ข้อมูลเมตาของแหล่งที่มาไม่สอดคล้องกัน: ประเภทไฟล์และนามสกุลถูกจัดเก็บไม่ถูกต้อง ต้องมีการตรวจสอบไฟล์เชิงลึกเพื่อระบุประเภทไฟล์ที่ถูกต้องก่อนที่จะย้ายไปยัง SharePoint
  • การแปลงข้อความแบบเต็มของการสแกนรูปภาพ: ภาพที่สแกนมากกว่า 700,000 ภาพจำเป็นต้องมีการรู้จำอักขระด้วยแสงและการแยกข้อความแบบเต็มก่อนที่จะย้ายไปยัง SharePoint
  • เกณฑ์ระบบเป้าหมาย: โครงสร้างใหม่จำเป็นต้องได้มาจากข้อมูลเมตาของเนื้อหาต้นฉบับเพื่อให้สอดคล้องกับเกณฑ์ทางเทคนิคของ SharePoint
  • ปริมาณเนื้อหาสูง: เนื่องจากรายการเนื้อหามากกว่า 7 ล้านรายการจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์ม ECHO ที่มีอยู่ DfE จึงจำเป็นต้องย้ายเนื้อหาทั้งหมดไปยัง SharePoint ด้วยความเที่ยงตรงเต็มรูปแบบ

กลยุทธ์

เพื่อเอาชนะความท้าทายที่นำเสนอโดยการเปลี่ยนจากอินสแตนซ์ Meridio ที่ปรับแต่งของ DfE ไปเป็น SharePoint นั้น Proventeq ได้ดำเนินการแผนโครงการการย้ายและการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา 5 ขั้นตอนที่ได้รับการปรับแต่งโดยเฉพาะ

การค้นพบและการวิเคราะห์ ทีมงานใช้ความสามารถในการค้นพบและการวิเคราะห์ที่หลากหลายของ Migration Accelerator เพื่อยืนยันปริมาณและการกระจายเนื้อหาของ DfE ที่แท้จริง ในระหว่างขั้นตอนนี้ พวกเขาระบุและแก้ไขความไม่สอดคล้องกันหลายประการในเนื้อหาต้นฉบับและข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง

การเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมสารสนเทศ Proventeq ทำการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับโครงสร้างไฟล์ ECHO Meridio และสคีมาข้อมูลเมตา และออกแบบสถาปัตยกรรมข้อมูลเป้าหมายที่เหมาะสมที่สุด ลำดับชั้นโฟลเดอร์ของระบบต้นทางเกินขีดจำกัดความยาว URL ของ SharePoint ซึ่งทีมงานแก้ไขโดยการโหลดเอกสารในลำดับชั้นโฟลเดอร์ที่สั้นลง

การแปลง OCR ของไฟล์ที่สแกน รูปภาพที่สแกนของแผนกมีรูปแบบที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง รวมถึงไฟล์ PDF หลายหน้า รูปภาพเดี่ยว เอกสารที่เขียนด้วยลายมือและตัวพิมพ์ Proventeq แยกข้อความจากรูปภาพเหล่านี้และเปิดเผยเป็นข้อมูลเมตา ทำให้สามารถค้นหาเนื้อหาได้

การโยกย้ายนักบิน เพื่อแสดงให้เห็นว่าการออกแบบการย้ายข้อมูลเป็นไปตามวัตถุประสงค์โครงการของ DfE โดยสมบูรณ์ Proventeq จึงได้ดำเนินการขั้นนำร่องการย้ายข้อมูล ซึ่งช่วยให้ทีมภายในของ DfE สามารถประเมินการย้ายข้อมูล และความสามารถในการจัดการเอกสาร SharePoint ในสภาพแวดล้อมที่เหมือนการใช้งานจริง

การโยกย้ายสดความเที่ยงตรงเต็มรูปแบบ เมื่อทีมงานโครงการภายในของ DfE พอใจกับการออกแบบการย้ายข้อมูลและสถาปัตยกรรมระบบเป้าหมายแล้ว Proventeq ก็ใช้ Migration Accelerator เพื่อดำเนินการย้ายข้อมูลที่มีความเที่ยงตรงเต็มรูปแบบด้วยแนวทางการตรวจสอบระดับรายการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถย้ายรายการมากกว่า 7 ล้านรายการได้สำเร็จ

การโยกย้ายที่มีเอกลักษณ์และซับซ้อน พร้อมการแก้ปัญหาในเที่ยวบินเพื่อให้สามารถส่งมอบได้สำเร็จ เราได้ตรวจสอบแล้วว่าเนื้อหาทั้งหมดได้รับการย้ายแล้ว ผลตอบแทนจากการลงทุนได้รับการพิสูจน์ในแง่ของการประหยัด DfE อย่างต่อเนื่องของเรา โดยย้ายจาก Echo Meridio

Philip Humphries (หัวหน้าฝ่ายความรู้และข้อมูล แผนกการศึกษาของสหราชอาณาจักร)

ผลลัพธ์

“การทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมระหว่าง Proventeq เพื่อนร่วมงานจาก Technology Directorate, MPCD (รวมถึง IICSA) และทีม KIM ทำให้เราส่งมอบโซลูชันที่ตรงกับความต้องการของ DfE ได้สำเร็จ และจะอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลโดยเพื่อนร่วมงานได้ง่ายขึ้น” – Charlotte Saxon ผู้จัดการฝ่ายจัดส่งไอที แผนกการศึกษาของสหราชอาณาจักร

การลดต้นทุนประจำปีลงอย่างมาก การเปลี่ยนไปใช้ SharePoint จะช่วยลดต้นทุนในการบำรุงรักษาแพลตฟอร์ม ECHO ซึ่งช่วยประหยัดแผนกได้ประมาณ 170,000 ปอนด์ต่อปี การควบคุมการจัดเตรียมและการรักษาความปลอดภัยที่มากขึ้นจะส่งผลให้ค่าบำรุงรักษาต่อเนื่องลดลง ลดต้นทุนโดยรวมของการเป็นเจ้าของโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลในระยะยาวอีกด้วย

เนื้อหาที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นและการค้นหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น SharePoint ทำให้ DfE มีอำนาจในการรวมเนื้อหาไว้ในที่เก็บข้อมูลออนไลน์แบบรวมศูนย์ ซึ่งง่ายต่อการควบคุม จัดการ และเข้าถึง นอกจากนี้ DfE ยังใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากฟังก์ชัน OCR ของ Migration Accelerator เพื่อทำการแปลงข้อความแบบเต็มของเอกสารมากกว่า 700,000 รายการที่ก่อนหน้านี้จัดเก็บไว้เป็นรูปภาพที่ไม่สามารถค้นหาได้

การผสมผสานระหว่างการรวม การแปลงข้อความ OCR และการจัดหมวดหมู่อัจฉริยะนี้ช่วยให้ผู้ใช้ DfE ค้นหาเนื้อหาที่ต้องการเพื่อเร่งการทำงานร่วมกัน และตอบสนองความท้าทายด้านความรับผิดชอบและการบริหารของแผนก

ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การย้ายไปยัง SharePoint ช่วยให้แผนระยะยาวของทีมจัดการบันทึกของ DfE สามารถรวมป้ายกำกับการเก็บรักษา และทำให้ชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อรายการต่างๆ สามารถถูกทำลายได้ ช่วยให้ประหยัดเวลาได้มาก

ความเสี่ยงของการสูญเสียเนื้อหาลดลง SharePoint ได้ขจัดความเสี่ยงในการสูญเสียเนื้อหาที่นำเสนอโดยระบบ ECM ที่ไม่รองรับก่อนหน้านี้ของ DfE เนื่องจากมีความสามารถในการจัดการเนื้อหาในตัว

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม