Triangle Equities ใช้ประโยชน์จาก SharePoint Online และ Microsoft Flow เพื่อทำให้การรายงานนักลงทุนเป็นแบบอัตโนมัติ

สรุป

Triangle Equities (Triangle) เป็นบริษัทพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ที่ให้บริการเต็มรูปแบบในนิวยอร์กซิตี้ ซึ่งเป็นเจ้าของและบริหารจัดการพื้นที่ค้าปลีก ที่อยู่อาศัย และอสังหาริมทรัพย์แบบผสมผสานมากกว่าหนึ่งล้านตารางฟุต พวกเขาเป็นบริษัทพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ชั้นนำในนิวยอร์กซิตี้ในช่วง 30 ปีที่ผ่านมา Triangle มีการพัฒนาและทรัพย์สินมากมายทั่วนิวยอร์กซิตี้ซึ่งบริษัทเป็นเจ้าของและดำเนินการ และตระหนักดีว่าเทคโนโลยีระดับแนวหน้าเป็นสิ่งจำเป็นในการช่วยให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรใช้ SharePoint Online และ Office 365 มาหลายปีแล้ว โดยมีอินทราเน็ตของบริษัทสร้างขึ้นใน SharePoint Online ตลอดจนเป็นร้านค้าของ Microsoft

Triangle Equities มีกระบวนการแบบแมนนวลซึ่งใช้ประโยชน์จาก Microsoft Excel ในการจัดการและบำรุงรักษางานที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดการรายงานของนักลงทุน ข้อกำหนดเหล่านี้รวมถึงรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด งบการเงิน และไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาที่สำคัญอื่นๆ แม้ว่า Excel จะมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่มีความสามารถด้านเวิร์กโฟลว์ การจัดการงาน และความสามารถในการจัดการโครงการที่ต้องการ นอกจากนี้ ความสามารถในการสร้างงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสิ้นจะช่วยประหยัดเวลาคนในแต่ละโครงการ SharePoint Online ซึ่งมีความสามารถในการจัดการงานอันทรงพลัง เมื่อใช้ร่วมกับ Microsoft Flow มีฟังก์ชันการทำงานที่ต้องการทั้งหมดเพื่อทำให้กระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และลดจำนวนชั่วโมงคนที่ใช้ในงานหรือความสามารถในการจัดการโครงการ

ท้าทาย

ในส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน พนักงานของ Triangle จะได้รับมอบหมายให้จัดทำรายงานนักลงทุน ซึ่งประกอบด้วยรายการที่เกิดซ้ำจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ งบการเงิน รายงานผลประโยชน์ของชุมชน และรายงานต้นทุนการก่อสร้าง วันที่ครบกำหนดสำหรับรายการเหล่านี้อาจแตกต่างกันตั้งแต่รายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี หรือรายปี ขึ้นอยู่กับงาน

ในการจัดการงานการรายงานนักลงทุน Triangle Equities อาศัยการใช้สเปรดชีต Excel หนึ่งในความท้าทายหลักที่พวกเขาเผชิญคือสมาชิกในทีมจำนวนมากมีส่วนร่วมในโครงการที่แตกต่างกัน และแต่ละคนมีวันครบกำหนดสำหรับงานที่เกี่ยวข้องไม่ซ้ำกัน ผู้ใช้จำเป็นต้องสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและแจ้งให้พวกเขาทราบ 15, 30, 60 และ 90 วันก่อนถึงวันครบกำหนดงาน นอกจากนี้ สมาชิกในทีมทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานจะได้รับอีเมลอัตโนมัติทุกวันจันทร์ โดยเน้นงานที่เกินกำหนดรวมถึงงานที่ครบกำหนดในสัปดาห์ที่กำลังจะมาถึง

เมื่อใช้ Excel เมื่องานที่เกิดซ้ำถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว จำเป็นต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเองเพื่อเพิ่มงานที่เกิดซ้ำใหม่สำหรับรอบที่เกิดซ้ำต่อไปนี้ เมื่อจัดการหลายโครงการ การปฏิบัติงานเหล่านี้ต้องใช้ชั่วโมงคนเป็นจำนวนมาก ความสามารถในการทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติจะเพิ่มมูลค่าให้กับโซลูชันการรายงานนักลงทุนของ SharePoint มากยิ่งขึ้น

แม้ว่า Excel จะมีประสิทธิภาพ แต่ข้อกำหนดด้านระบบอัตโนมัติเฉพาะเหล่านี้ก็เกินความสามารถ ตัวเลือกเชิงตรรกะคือการใช้ประโยชน์จาก Microsoft Flow ร่วมกับรายการงาน SharePoint ที่กำหนดเองเพื่อปรับใช้ข้อกำหนด

กลยุทธ์

Longi Engineering ได้ติดตั้งอินทราเน็ตออนไลน์ SharePoint สำหรับ Triangle ซึ่งทุกหน่วยธุรกิจใช้ทั่วทั้งบริษัท การใช้งานของผู้ใช้อยู่ในระดับสูง และในช่วงสิ้นสุดการใช้งาน Longi Engineering ได้แสดงให้เห็นว่า Flow, PowerApps และ Power BI สามารถนำไปใช้กับความท้าทายทางธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างไร

ในส่วนหนึ่งของการดำเนินการ Microsoft Flow ถูกนำมาใช้เพื่อดำเนินการแจ้งเตือนสำหรับผู้ใช้ 15, 30, 60 และ 90 วันก่อนงานถึงกำหนด ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมสามารถหลีกเลี่ยงกำหนดเวลาที่พลาดได้ เนื่องจากตอนนี้พวกเขาตระหนักถึงงานที่กำลังจะมาถึงที่ต้องจัดการมากขึ้น ในกรณีที่งานไม่ได้รับการแก้ไขภายในวันที่ครบกำหนด งานจะถูกเน้นด้วยสีแดงและแสดงรายการเป็นงานแรกในรายการ Microsoft Flow รายสัปดาห์จะถูกดำเนินการโดยส่งอีเมลถึงสมาชิกในทีมแต่ละคนถึงสถานะของรายการปัจจุบัน โดยเน้นงานที่ค้างชำระ เมื่องานที่เกิดซ้ำเสร็จสิ้น Microsoft Flow จะถูกทริกเกอร์ให้สร้างงานใหม่พร้อมวันครบกำหนดใหม่โดยอัตโนมัติ

ผลลัพธ์

การใช้งาน Microsoft Flow ช่วยลดต้นทุนการจัดการโครงการและจำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละโครงการได้อย่างมาก