TECE ทำให้กระบวนการตามเอกสารเป็นดิจิทัลด้วย d.velop และ Office 365

สรุป

TECE เป็นบริษัทครอบครัวขนาดกลางที่มีสำนักงานใหญ่ในประเทศเยอรมนี ซึ่งผลิตระบบสุขาภิบาลและการติดตั้งซึ่งได้รับใบรับรองและรางวัลมากมาย ด้วยสำนักงาน บริษัทสาขา และพันธมิตรด้านการขายทั่วโลก บริษัทได้รับประโยชน์จากการผลิตแนวตั้งในระดับสูงและการยึดมั่นในมาตรฐานคุณภาพที่ต้องการ

TECE ต้องการสร้างระบบการจัดการข้อมูลเป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง จุดมุ่งหมายคือเพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ระบบคลาวด์และผสานรวมกับแอปพลิเคชัน CRM และ ERP ได้อย่างราบรื่น ขณะเดียวกันก็รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมาย

เมื่อทำงานร่วมกับ d.velop TECE ได้ใช้โซลูชันที่ให้การเข้าถึงเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญใน Office 365 และ SharePoint ในบริบทของข้อมูลวัตถุทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง (ลูกค้า ซัพพลายเออร์ บุคลากร ผลิตภัณฑ์ โครงการ คำสั่งซื้อ กรณีต่างๆ) ซึ่งสามารถทำได้ผ่านกระบวนการอัตโนมัติและเป็นมาตรฐานโดยอิงจากข้อมูล CRM/ERP ที่มีอยู่ ข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องออกจากแอปพลิเคชันหลัก สร้างข้อมูลที่สมบูรณ์และความโปร่งใสของเอกสารในบริษัทสาขาและแผนกทั้งหมด ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารและรับมุมมองข้อมูลทั้งหมดได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เมื่อมีข้อมูลอย่างง่ายดาย ผู้ใช้ก็มีอิสระที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่จำเป็น

ท้าทาย

TECE เป็นบริษัทระหว่างประเทศที่ประสบกับการเติบโตอย่างไม่หยุดนิ่ง ด้วยบริษัทสาขาและโรงงานผลิตมากกว่า 22 แห่งใน 5 แห่งในประเทศต่างๆ ไซโลข้อมูลจึงเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของพนักงาน ข้อมูลจะถูกแบ่งปันระหว่างแผนกเท่านั้นและเฉพาะกับพนักงานที่ได้รับผลกระทบโดยตรงเท่านั้น ซึ่งจำกัดความพร้อมของข้อมูลสำคัญทั่วทั้งองค์กร การสื่อสารในแนวดิ่งในไซโลข้อมูลทำให้ไม่สามารถอำนวยความสะดวกให้เกิดความโปร่งใสได้อย่างสมบูรณ์ ส่งผลให้เกิดการค้นหาที่ใช้เวลานาน ความพยายามที่ซ้ำซ้อน และการขาดการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ ซึ่งท้ายที่สุดนำไปสู่การพลาดโอกาส ตัวอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นในสถานที่ก่อสร้าง เมื่อข้อมูลไม่พร้อมใช้งานในระหว่างการสื่อสารที่สำคัญกับพันธมิตรทางธุรกิจ TECE ต้องการและจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือเมื่อใด

จากปัญหาความพร้อมใช้งานในการเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ รวมถึงการใช้งานในบริษัทในเครือ บริษัทได้ดำเนินกลยุทธ์ที่เน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรก เป้าหมายสูงสุดคือการทำให้เอกสารทั้งหมดกลายเป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ ปฏิบัติตามกฎหมาย และโปร่งใส รวมถึงการเก็บถาวรด้วย การวางกลยุทธ์ระบบคลาวด์ให้สอดคล้องกับเป้าหมายเหล่านี้ทำให้เกิดความสามารถในการปรับขนาด การประสานงานที่ง่ายดาย และการลดต้นทุนอันเนื่องมาจากการให้บริการที่ได้รับการจัดการ กระบวนการและเวิร์กโฟลว์ เช่น กระบวนการจัดซื้อเพื่อชำระเงิน สามารถปรับปรุงเพิ่มเติมได้เนื่องจากข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ ไซโลข้อมูลสามารถถูกกำจัดได้อย่างยั่งยืน ความโปร่งใสที่สมบูรณ์ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมในเวลาและความพยายามที่ประหยัด ทั้งโดยการปรับปรุงการประสานงานระหว่างแผนกและสถานที่ตั้งทางกายภาพ ตลอดจนสร้างความมั่นใจว่าการตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของเอกสารที่ถูกต้อง

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในโครงการนี้คือการย้ายโซลูชันที่มีอยู่ซึ่งมีการจัดเก็บข้อมูลไว้ใน SAP, Salesforce และระบบไฟล์ไปยัง Office 365 ซึ่งเป็นศูนย์กลางสำหรับข้อมูลที่ครอบคลุม นอกจากนี้ ข้อมูลที่จัดเก็บจากส่วนกลางจำเป็นต้องพร้อมใช้งานโดยตรงผ่านการผสานรวมใน SAP และ Salesforce

กลยุทธ์

TECE อาศัย SharePoint อย่างมีกลยุทธ์ ข้อกำหนดในการสร้างระบบการจัดการข้อมูลในฐานะที่เก็บเอกสารส่วนกลางได้รับการเติมเต็มด้วยการเปิดตัว d.velop สำหรับ Office 365 พื้นที่เก็บข้อมูลนั้นจะจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ไฟล์ตามเกณฑ์ทางธุรกิจ (ตามลูกค้า ซัพพลายเออร์ คำสั่งซื้อ ฯลฯ) และยัง จัดเก็บเอกสารข้อมูลทางเทคนิคและทำให้ทั้งหมดนี้พร้อมใช้งานในบริบทที่ถูกต้องโดยตรงในกระบวนการ SAP หรือ Salesforce แพลตฟอร์มที่ d.velop สร้างขึ้นยังช่วยให้สามารถเก็บถาวรและเก็บรักษาที่ปฏิบัติตามกฎหมายได้

ตามเชิงกลยุทธ์ การใช้ Office 365 ช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนและการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ เช่น ในโครงการที่มีข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาซึ่งจำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูลข้ามสถานที่และหน่วยธุรกิจ ด้วยการบูรณาการอย่างเต็มรูปแบบของทุกระบบ กระบวนการของ TECE จึงสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้ และประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการกำกับดูแลสามารถจัดการได้ในลักษณะเชิงกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

ผลลัพธ์

ด้วยการแนะนำระบบการจัดการข้อมูล TECE สามารถลดความไร้ประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องกับการมีโซลูชันหลายตัวที่แยกออกจากกัน แต่กลับใช้ d.velop สำหรับ Office 365 เพื่อทำให้ Office 365 เป็นจุดโฟกัสสำหรับข้อมูลที่เกิดจากแอปพลิเคชันที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ รวมถึง SAP ในฐานะ ERP และ Salesforce ในฐานะ CRM ประโยชน์สูงสุดสำหรับ TECE คือพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยเอกสารดิจิทัลมากกว่า 1.5 ล้านฉบับต่อปี ขณะนี้ TECE สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที ไม่ว่าจะจัดเก็บไว้ในไฟล์ของลูกค้า คำสั่งซื้อ หรือซัพพลายเออร์ก็ตาม

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม