ก้าวกระโดดไปข้างหน้าหนึ่งทศวรรษในเวลาไม่ถึงหนึ่งปีด้วย Microsoft 365 และความเป็นผู้นำด้านข้อมูล

สรุป

สภาเขตแทสมัน (TDC) เพิ่งเริ่มดำเนินโครงการเพื่อเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล เมื่อเกิดการล็อกดาวน์เนื่องจากโควิด-19 เนื่องจากมีคนเพียงเศษเสี้ยวพร้อมที่จะทำงานจากที่บ้าน TDC จึงก้าวเข้าสู่คันเร่ง ด้วยความช่วยเหลือจาก Information Leadership ของพันธมิตรด้านเทคโนโลยี ไม่เพียงแต่พวกเขาสามารถรักษาการดำเนินงานที่สำคัญของสภาให้ผ่านการล็อกดาวน์ และช่วยให้ผู้อยู่อาศัยในเขตปลอดภัยและได้รับการสนับสนุนเท่านั้น พวกเขายังได้ก้าวไปข้างหน้าในช่วงสองสามทศวรรษในการต่อรองราคา สภาเขตแทสมันที่ได้รับการปรับปรุงดิจิทัลใหม่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น จัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำงานร่วมกันได้ง่ายกว่าที่เคย และนั่นก็เป็นข่าวดีสำหรับผู้อยู่อาศัยด้วยเช่นกัน

นิวซีแลนด์อาจเป็นประเทศเล็กๆ แต่มีสภาเขตที่มีชื่อมากกว่า 75 แห่งทั่วประเทศ ไม่รวมสภาเมืองและสภาระดับภูมิภาคทั้งหมดที่ดูแลชีวิตประจำวันของเรา แต่ละคนมีบทบาทสำคัญเท่าเทียมกันในการดูแลผู้คน ทรัพยากร และโครงสร้างพื้นฐานของพื้นที่ (ส่วนใหญ่เป็นชนบท) สภาเขตมีขนาดใหญ่และซับซ้อน โดยมีเจ้าหน้าที่จำนวนมาก มีภาระงานมาก มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวด และมีความรับผิดชอบจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นสภาเขต Far North ที่นำโครงการน้ำเสียมาใช้จริง หรือสภาเขต Queenstown Lakes พิจารณาเรื่องการพัฒนาที่อยู่อาศัยใหม่ สภาเขตมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ทั้งประเทศเติบโต

แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อสภาเขตกำลังต่อสู้เพื่อมอบผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้กับผู้อยู่อาศัย เนื่องจากเทคโนโลยีของสภาเขตล้าสมัยและล้าสมัยไปแล้ว

สภาเขตแทสมัน (TDC) ทำหน้าที่ของทั้งสภาภูมิภาคและสภาเมือง ซึ่งหมายความว่าสภาเขตแทสมันทำหน้าที่ในกิจกรรมต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การออกใบอนุญาตสุนัขไปจนถึงระบบท่อน้ำทิ้ง งานแต่ละด้านเหล่านี้ใช้ชุดข้อมูลขนาดใหญ่และอยู่ภายใต้กฎระเบียบที่แตกต่างกันมากมาย

แต่เมื่อเร็ว ๆ นี้ในปี 2019 กระบวนการสำคัญบางประการของ TDC รวมถึงการยินยอมด้านทรัพยากร ยังคงใช้กระดาษ ซึ่งทำให้ยากต่อการติดตามกิจกรรมและข้อมูล แม้แต่เวิร์กโฟลว์ที่เป็นดิจิทัลก็ยังทำงานบนระบบอินทราเน็ตที่ล้าสมัย สิ่งนี้เกิดขึ้นช้าและไม่เกิดผลสำหรับสภาและพนักงาน และหมายความว่าไม่สามารถนำเสนอข้อมูลต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในลักษณะที่เป็นประโยชน์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วแต่มีข้อมูลครบถ้วน

“ในบางประเด็น เราอาจอธิบายตัวเองว่าล้าหลังองค์กรสมัยใหม่ไป 15 หรือ 20 ปี” Steve Manners, CIO ของ TDC กล่าว

ท้าทาย

TDC ติดต่อไปยัง Information Leadership เพื่อขอความช่วยเหลือในการทดแทนโครงสร้างพื้นฐานที่ล้าสมัยและเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน ในฐานะองค์กรที่มีประสบการณ์อันมีค่าในการสร้างโซลูชันดิจิทัลสำหรับภาครัฐและองค์กรภาครัฐ Information Leadership จึงเป็นทางเลือกที่เป็นธรรมชาติ

อย่างไรก็ตาม โครงการนี้เพิ่งเริ่มต้นเมื่อประเทศพบว่าตัวเองอยู่ในมาตรการล็อกดาวน์ระดับ 4 นี่อาจเป็นอุปสรรคสำคัญ มีพนักงาน TDC เพียงหนึ่งในห้าคนเท่านั้นที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ ดังนั้นแม้แต่ธุรกิจตามปกติก็ยังเป็นเรื่องยาก ไม่ต้องพูดถึงการเปลี่ยนแปลงระบบครั้งใหญ่เลย แทนที่จะระงับโครงการ TDC ตระหนักว่าจำเป็นต้องดำเนินการให้เร็วขึ้นเพื่อช่วยเหลือผู้อยู่อาศัยในช่วงล็อกดาวน์

Janine Dowding ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ TDC กล่าวว่า "มีการล่อลวงอย่างมากที่จะพูดว่า 'จังหวะไม่ถูก' และนั่นจะทำให้เราสูญเสียแรงผลักดันอย่างมาก" “เราตัดสินใจว่าจำเป็นต้องกระโดดโลดเต้นและทำทุกอย่างจริงๆ ดังนั้นเราจึงเพิ่มการลงทุนของเราจริงๆ”

กลยุทธ์

Information Leadership ได้พัฒนาโซลูชันหลักสี่โซลูชันเพื่อปรับปรุงกระบวนการ โดยสร้างขึ้นจากแง่มุมต่างๆ ของสแต็ก Microsoft 365 ประการแรกคือการรวบรวมข้อมูลในลักษณะที่รับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยให้พนักงานมีวิธีในการทำงานร่วมกันมากขึ้น อินทราเน็ตที่มีอยู่ของ TDC ถูกย้ายไปยังสภาพแวดล้อมสมัยใหม่ใหม่ใน M365 หรือที่รู้จักกันในชื่อ DORIS (Digital Office Records and Information System) นี่เป็นงานที่ยิ่งใหญ่อย่างแท้จริงซึ่งต้องเคลื่อนย้ายเอกสารมากกว่า 750,000 ฉบับ

เมื่อเอกสารอยู่ในบ้านใหม่ใน DORIS พนักงานก็สามารถค้นหาเอกสารทั้งหมดที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและในที่เดียว ตัวอย่างเช่น การค้นหาทรัพย์สินดิจิทัลในระบบใหม่สามารถค้นหาเนื้อหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินแห่งเดียว ตั้งแต่การยินยอมในการสร้างอาคารไปจนถึงประเด็นการควบคุมสัตว์ในมุมมองเดียว และเนื่องจากระบบเก่าถูกปิดตัวลง พนักงานจึงเข้าถึงข้อมูลโดยเฉลี่ย เอกสาร 4,500 ฉบับต่อวัน แทนที่จะต้องดูบันทึกทางกระดาษ

“พนักงานมักจะประหลาดใจกับประโยชน์ที่ได้รับ” ปีเตอร์ ดาร์ลิงตัน ผู้จัดการ IS กล่าว “ราวกับมีเวทย์มนตร์ เอกสารที่พวกเขาต้องการอยู่ด้านบนสุดของคิว”

โซลูชันหลักที่สองคือการปรับใช้ Microsoft Teams อย่างรวดเร็ว ซึ่งใช้งานในช่วงเริ่มต้นของการล็อกดาวน์ ความเป็นผู้นำด้านข้อมูลสร้างกรอบงานที่ชัดเจนในการจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดใน Teams เพื่อให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดได้อย่างง่ายดายรวมถึงบุคคลที่พวกเขาต้องการจัดการด้วย ตอนนี้ทีมเป็นส่วนสำคัญของวิธีที่เจ้าหน้าที่ TDC สื่อสาร พวกเขายังจัดการประชุม Town Hall มากกว่า 300 คนผ่าน Teams ซึ่งพนักงานทุกคนจะได้รับข้อมูลอัปเดตสดจากทีมผู้นำร่วมกันและสามารถตอบสนองแบบเรียลไทม์ การรวมทุกคนไว้ในที่เดียวไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนก่อนที่จะมีการเปิดตัว Teams

ทำให้ทุกคนมีความรวดเร็ว ฉับไว

ส่วนที่สามของโซลูชันคือการจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการไม่ได้เป็นเพียงการเปลี่ยนแปลงระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงวิธีที่เจ้าหน้าที่ TDC จะทำงานและประพฤติตนในอนาคต ความเป็นผู้นำด้านข้อมูลสนับสนุนการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีความรวดเร็วและข้อกังวลต่างๆ ได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว พนักงานมากกว่า 300 คนเข้าร่วมงาน Expo ซึ่งทำให้เกิดการตอบรับในวงกว้าง พี่เลี้ยงถูกใช้เป็นส่วนหนึ่งของการติดตามการเปิดตัว Teams อย่างรวดเร็วในช่วงล็อกดาวน์ และเซสชันการฝึกอบรมทางวิดีโอได้ถูกส่งไปยัง Microsoft Stream ให้กับพนักงาน 360 เทคโนโลยีนี้ยังคงใช้สำหรับการฝึกอบรมพนักงานในปัจจุบัน เช่น คำแนะนำการออกเสียง te reo ในช่วงสัปดาห์ภาษาเมารี การจัดฝึกอบรมออนไลน์ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเงินของสภาเท่านั้น เนื่องจากเนื้อหายังคงมีอยู่ใน Teams เพื่อใช้ได้ตลอดเวลา จึงยังคงเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์สำหรับเจ้าหน้าที่ในการอ้างอิงกลับไป

เพิ่มศักยภาพให้กับผู้อยู่อาศัยและคนงาน

ด้านสุดท้ายของโซลูชันของ Information Leadership ใช้ Power Platform ของ Microsoft เพื่อช่วยให้นักวิเคราะห์ธุรกิจของ TDC สามารถแก้ไขปัญหา และทำให้พวกเขาสามารถแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับผู้อยู่อาศัยในรูปแบบภาพที่เข้าใจง่าย ประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่สิ่งนี้มีประโยชน์คือการจัดการน้ำ ภูมิภาคแทสมันพึ่งพาการชลประทานเป็นอย่างมาก ดังนั้นการจัดการทรัพยากรน้ำที่ดีจึงเป็นส่วนสำคัญของบทบาทของ TDC ระบบที่ใช้ Power BI ได้รับการพัฒนา ซึ่งแสดงระดับน้ำและข้อมูลข้อจำกัดน้ำแบบเรียลไทม์บนเว็บไซต์ TDC “การสามารถป้อนข้อมูลนั้นในรูปแบบกราฟิกและจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ผู้ชำระเงินของเราได้เห็นและทำความเข้าใจนั้นมีคุณค่าอย่างยิ่ง” สตีฟกล่าว

Power Automate ถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงและจัดการกระบวนการลงทะเบียนผู้รับเหมาภายนอก “ก่อนหน้านี้ทีม Information Services (IS) วิ่งไปรอบๆ เพื่อจู้จี้ผู้คน โดยถามว่าพวกเขาจะลงนามในเอกสารนี้และกระดาษแผ่นนั้นหรือไม่” Steve กล่าว ระบบใหม่หมายความว่าผู้รับเหมาสามารถไปที่เว็บไซต์และสร้างแบบฟอร์มที่นำทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมเพื่อลงนามในใบสมัครได้โดยอัตโนมัติ

ผลลัพธ์

โครงการนี้ช่วยเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพได้มหาศาล รวมถึงการลดความเสี่ยงขององค์กรได้อย่างมาก

นอกจากนี้ยังเป็นตัวอย่างที่ดีของความสามารถในการก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วของผู้นำข้อมูล ซึ่งทำให้พวกเขาได้รับรางวัลที่สองสำหรับรางวัล FastTrack Project Award จากรางวัล ALGIM (Association of Local Government Information Management) ในปี 2020

การเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบของ TDC จะเป็นปัจจุบันในอนาคต ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม Steve กล่าว “ด้วยการละทิ้งระบบ on-premise แบบเดิมที่มีคุณค่ามานานหลายทศวรรษ เราได้ก้าวไปข้างหน้าเป็นเวลาหนึ่งทศวรรษ และจะยังคงตามทันเวลาต่อไปเนื่องจากวิธีการออกแบบสภาพแวดล้อม Microsoft 365 มันวิเศษมาก”

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม