สรุป
ผู้ผลิตและผู้ให้บริการเทคโนโลยีและบริการใต้ทะเลระดับโลกที่เชื่อมโยงอุตสาหกรรมพลังงานนอกชายฝั่งทั่วโลก (“ผู้ผลิต”) มอบเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมที่ช่วยให้สามารถควบคุมและส่งมอบพลังงานที่สำคัญสำหรับทั้งภาคน้ำมันและก๊าซและพลังงานหมุนเวียน ฝ่ายขาย การออกแบบทางวิศวกรรม การวางแผน การผลิต และฝ่ายควบคุมคุณภาพของบริษัททำงานร่วมกันในหลายโครงการ อย่างไรก็ตาม ทีมงานที่กระจายอยู่ทั่วโลกจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารโครงการและข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญที่ส่งผ่านแหล่งเดียว เพื่อให้สามารถเข้าถึงและชัดเจนทั่วทั้งองค์กร ผู้ผลิตจึงได้ใช้เครื่องมือการจัดหมวดหมู่อัตโนมัติและข้อมูลเมตาที่จะปรับปรุงกระบวนการจับภาพให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากการลงทุนใน SharePoint เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลหลักได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงเพิ่มการนำไปใช้
ท้าทาย
หนึ่งในความท้าทายหลักที่ผู้ผลิตเผชิญคือใบแจ้งหนี้จำนวนมหาศาลที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง ฝ่ายการเงินไม่สามารถรับมือกับปริมาณที่เพิ่มขึ้น เช่น ใบแจ้งหนี้ 15,000 ใบต่อปี ซึ่งนำไปสู่การชำระล่าช้า นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้บางรายการวางผิดที่ สูญหาย หรือทำซ้ำในกระบวนการอนุมัติด้วยตนเอง แม้ว่าพวกเขาจะใช้งานอินทราเน็ต SharePoint แต่แผนกระยะไกลก็ไม่ได้ทำงานร่วมกันในพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารดั้งเดิมของบริษัทได้รับการออกแบบให้เป็นโซลูชันแบบเสาหินที่เปราะบางและซับซ้อนเกินกว่าจะตอบสนองความคาดหวังทางธุรกิจในปัจจุบัน นอกจากนี้ การใช้งาน SharePoint ยังต่ำมากจนน่าตกใจ เนื่องจากไม่มีจุดเข้าถึงเดียวสำหรับแอปพลิเคชันทางธุรกิจทั้งหมด
กลยุทธ์
ผู้ผลิตทำงานร่วมกับ IONIT ผู้ให้บริการโซลูชัน Ephesoft UK เพื่อใช้ Ephesoft Transact Smart Capture เพื่อช่วยปรับปรุงการจัดระเบียบและการจัดหมวดหมู่เอกสารภายในสภาพแวดล้อม SharePoint เมื่อใช้โซลูชัน ผู้ผลิตสามารถเริ่มใช้งานเอกสารได้อย่างรวดเร็วผ่านการจำแนกประเภทอัตโนมัติ การแยก และการจัดส่งเอกสาร (ในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์) และข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงไปยังขั้นตอนการทำงานและกระบวนการอนุมัติ SharePoint
ผลิตภัณฑ์ Ephesoft ช่วยพวกเขาได้ทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ของผู้ผลิตจะถูกบันทึกและแยกออกมาโดยอัตโนมัติโดยใช้ OCR ซึ่งรวมถึงองค์ประกอบที่จำเป็นเกือบทั้งหมด ช่องข้อมูล 23 ช่อง ในส่วนหนึ่งของโซลูชันนี้ การสืบค้นฐานข้อมูลอัตโนมัติจะช่วยในการแยกข้อมูลเมตาออกจากใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ในกรณีที่พบไม่บ่อยนักในเอกสารที่อ่านไม่ออก ซอฟต์แวร์จะค้นหาตำแหน่งของฟิลด์สำคัญและนำเสนอแก่ผู้ปฏิบัติงานเพื่อการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ใช้งานง่ายและกำหนดค่าได้ง่าย และเนื่องจากต้องมีการฝึกอบรมน้อยกว่า ลูกค้าของเราจึงชอบมัน เมื่อจำเป็น Ephesoft เสนอทีมสนับสนุนเชิงรุกและช่วยเหลือดีมาก
Anshuman Nayak (ที่ปรึกษาระบบตะกั่ว, IONIT)
ผลลัพธ์
โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้ผลิตช่วยให้สามารถชำระเงินจากลูกค้าได้ตรงเวลาและรับประกันความคุ้มค่าทางเศรษฐกิจ นับตั้งแต่ใช้ Ephesoft พวกเขาสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้น 40% จาก 15,000 เป็น 21,000 ใบแจ้งหนี้โดยไม่มีปัญหา พวกเขาสามารถปรับปรุงการควบคุมเอกสารโครงการและการทำงานร่วมกันตามโครงการได้โดยการผสานรวมขั้นตอนการทำงานของฝ่ายขาย การออกแบบ การวางแผน การผลิต และ QA ด้วยกระบวนการอนุมัติเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ผู้ผลิตจึงมั่นใจได้ว่าเอกสารขององค์กรจะได้รับการจัดการผ่านห่วงโซ่การอนุมัติที่โปร่งใส ก่อนที่จะเผยแพร่/อัปเดต/ลบ ซึ่งช่วยให้มั่นใจถึงความพร้อมใช้งานของเวอร์ชันเอกสารที่ถูกต้องตลอดวงจรชีวิตของโครงการ พร้อมการสนับสนุนเส้นทางการตรวจสอบสำหรับเอกสารสำคัญทั้งหมด
ปัจจุบันมีพนักงานประมาณ 250 คนกำลังใช้โซลูชันนี้ ผู้ผลิตสามารถเห็นข้อดีของการจับภาพระยะไกลได้ทันที พวกเขาตระหนักถึงการกระจายสินค้าที่ถูกกว่า เข้าถึงเอกสารได้เร็วกว่า ลดต้นทุนการขนส่ง และเวลาดำเนินการสั้นลง โดยที่บันทึกสูญหาย ทำซ้ำ หรือวางผิดที่น้อยลง
อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม