ECM Wise ช่วยให้ Stonebridge ประหยัดได้มากโดยการเปลี่ยนไปใช้ Microsoft 365

เผยแพร่เมื่อ 10 มิถุนายน 2020

สรุป

Stonebridge Companies เป็นหนึ่งในบริษัทชั้นนำด้านความเป็นเจ้าของ การจัดการ และการพัฒนาการบริการของประเทศ ประกอบด้วยโรงแรม 63 แห่งที่มีห้องพักมากกว่า 10,000 ห้องทั่วสหรัฐอเมริกา เพื่อประหยัดเงินและปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานของพนักงาน บริษัทจำเป็นต้องรวมแพลตฟอร์ม ECM ไว้ในระบบเดียวและย้ายเนื้อหาไปยังระบบคลาวด์

เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย พวกเขาเลือก ECM Wise เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้เพื่อย้ายเนื้อหาจาก OpenText Content Server ไปยัง SharePoint การใช้เครื่องมือที่มีอยู่ใน ECM Wise Migration Tool Suite ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ที่ ECM Wise ทำให้ Stonebridge ย้ายเอกสารของตนได้สำเร็จ ซึ่งรวมถึงเวอร์ชัน ข้อมูลเมตา โครงสร้างโฟลเดอร์ ลิงก์ดั้งเดิม และการอนุญาต ไปยัง SharePoint

ผลก็คือ Stonebridge สามารถลดต้นทุนได้โดยการเลิกใช้งานระบบ OpenText เดิม ในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ให้กับพนักงานของพวกเขาด้วย

ท้าทาย

สำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเดนเวอร์โคโลราโด การบริหารจัดการโรงแรม Stonebridge ครอบคลุมตั้งแต่ชายฝั่งถึงชายฝั่ง ด้วยสถานที่ตั้งที่แตกต่างกัน 63 แห่ง บริษัทอาศัยความสามารถในการทำงานร่วมกันในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่กว้างขวางทั่วสหรัฐอเมริกา

ในช่วงเริ่มต้น บริการของ Microsoft เช่น Office และ Skype ถูกนำมาใช้ในการเข้าถึงเอกสารและการสื่อสารผ่านคุณสมบัติต่างๆ ที่ Stonebridge ถือครอง อย่างไรก็ตาม พื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับไฟล์ทั้งหมดของบริษัทตั้งอยู่ในสำนักงานใหญ่ในเดนเวอร์โดยใช้ Open Text Content Server เมื่อเวลาผ่านไป ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นและความซับซ้อนในการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์เนื้อหา OpenText กลายเป็นความท้าทาย และมีความปรารถนาอย่างแรงกล้าที่จะย้ายไปยังระบบคลาวด์เพื่อลดต้นทุน

หลังจากการสอบสวนเบื้องต้น เป็นที่ชัดเจนว่าบริษัทจะประหยัดได้มากโดยการเลิกใช้งาน Content Server และย้ายเนื้อหาไปยัง SharePoint การเปลี่ยนแปลงจะเป็นเรื่องง่ายเพราะพนักงานหลายคนมีประสบการณ์กับ Microsoft Office และ Skype อยู่แล้ว ความรู้นี้สามารถถ่ายโอนไปยัง Office 365 และ Microsoft Teams ได้อย่างง่ายดาย

ส่วนที่ยากคือการดึงข้อมูลมากกว่า 10 ปี รวมถึงข้อมูลสำคัญจาก Content Server ระบบมีเอกสารสำคัญรวมถึงข้อมูลเมตาและการอนุญาตที่จำเป็นต้องได้รับการเก็บรักษา นอกจากนี้ ลิงก์แบบเดิมที่อยู่ในเอกสารเหล่านั้นจะต้องได้รับการบำรุงรักษาและทำงานหลังจากย้ายไปยัง SharePoint สิ่งสำคัญคือใครก็ตามที่ย้ายข้อมูลเสร็จสิ้นจะต้องมีความรู้จากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับทั้ง Content Server และ SharePoint เพื่อให้มั่นใจว่าการถ่ายโอนข้อมูลจะราบรื่นและมีประสิทธิภาพ และทุกอย่างถูกต้อง

Stonebridge รู้ว่า Microsoft 365 คือคำตอบ แต่พวกเขาจะย้ายไปที่นั่นและรักษาข้อมูลสำคัญและข้อมูลเมตาทั้งหมดที่เก็บอยู่ใน OpenText Content Server ได้อย่างไร

กลยุทธ์

Stonebridge ต้องการที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ซึ่งมีประสบการณ์อย่างกว้างขวางในการย้ายข้อมูลจาก OpenText Content Server ไปยัง SharePoint

ECM Wise มีประสบการณ์ ความรู้ และความเชี่ยวชาญในการย้ายเนื้อหาเซิร์ฟเวอร์ไปยัง SharePoint นอกเหนือจากกระบวนการย้ายที่ได้รับการพิสูจน์แล้วและชุดเครื่องมือ ECM Wise Migration Tool ที่ใช้งานง่ายแล้ว ยังเห็นได้ชัดว่า ECM Wise จะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของ Stonebridge ในการทำให้การย้ายไปยัง SharePoint ราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เมื่อมีการจัดทำข้อตกลง ทีมบริการ ECM Wise Migration Services ได้ทำการวิเคราะห์ช่องว่างที่เหมาะสมระหว่างเซิร์ฟเวอร์เนื้อหาและ SharePoint อย่างรวดเร็ว เห็นได้ชัดว่า SharePoint จะตอบสนองความต้องการในการจัดเก็บ การแชร์ และการเข้าถึงไฟล์ นอกจากนี้ ทีมงานยังตระหนักว่า Microsoft Teams เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันในทุกคุณสมบัติของ Stonebridge

อุปสรรค์ที่ใหญ่ที่สุดคือการแยกเนื้อหาและข้อมูลเมตาจาก Content Server ไปยัง SharePoint ด้วยความเที่ยงตรงเต็มรูปแบบ ในระหว่างการวิเคราะห์ช่องว่างที่เหมาะสม ECM Wise ระบุว่าเนื้อหาทั้งหมดของ Stonebridge มีโครงสร้างอย่างไรใน Content Server จากนั้นทีมการย้ายถิ่นจะอธิบายว่าข้อมูลทั้งหมดของบริษัทสามารถย้ายไปยัง SharePoint ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ไซต์คอลเลกชันและไลบรารีเอกสารได้อย่างไร ข้อมูลเมตาทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ใน Content Server สามารถแสดงได้อย่างง่ายดายใน SharePoint โดยใช้ประเภทเนื้อหาและคอลัมน์ สิทธิ์ที่ใช้ใน Content Server สามารถรักษาและย้ายไปยัง SharePoint ได้

เมื่อ Stonebridge เดินหน้าต่อไป ทีมการย้ายข้อมูลจะต้องทำงานโดยใช้ชุดเครื่องมือการย้ายข้อมูล ECM เพื่อเริ่มการวางแผนและดำเนินโครงการการย้ายข้อมูล

พวกเขาใช้ ECM Wise Content Server Discovery และเครื่องมือวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบสภาพแวดล้อม OpenText ของ Stonebridge รายงานจัดทำขึ้นโดยเครื่องมือ ECM Wise เกี่ยวกับการค้นพบซึ่งรวมถึงจำนวนเอกสาร ขนาด และประเภทของรายการที่จัดเก็บไว้ในระบบ ทีมการย้ายถิ่นฐานระบุถึงอาการสะอึกที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น เส้นทางที่ยาวไกล สิ่งนี้ทำให้พวกเขาสามารถวางแผนและดำเนินการแก้ไขได้ ด้วยรายงานดังกล่าว พวกเขาได้จัดทำตารางเวลาว่าควรย้ายพื้นที่ใดและเมื่อใด

ทีมการย้ายถิ่นยังช่วยเหลือในการกำหนดค่าสภาพแวดล้อม SharePoint ของ Stonebridge การตั้งค่าไซต์คอลเลกชัน และสร้างประเภทเนื้อหาและคอลัมน์ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การย้ายเนื้อหาไปยัง SharePoint ทำได้ง่ายโดยใช้ ECM Wise Migration API Tool (MAPIT) MAPIT สามารถนำเนื้อหาและแมปข้อมูลเมตาที่จำเป็นทั้งหมดจาก Content Server ไปยังคอลัมน์และประเภทเนื้อหาที่เกี่ยวข้องใน SharePoint คุณลักษณะการปรับโครงสร้างของ MAPIT ช่วยแก้ไขเส้นทางที่ยาวไกล เมื่อทีมแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดแล้ว เนื้อหาก็จะถูกย้ายผ่าน Azure ไปยัง SharePoint โดยเร็วที่สุด อนุกรมวิธานได้รับการเติมน้ำใน SharePoint และทุกอย่างได้รับโครงสร้างเหมือนใน Content Server

เครื่องมือ ECM Wise ได้สร้างบันทึกการโยกย้ายและการตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งทั้งหมดจะถูกอัปโหลดไปยัง SharePoint ของ Stonebridge ในไซต์คอลเลกชันของตนเอง บันทึกทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่าเอกสารถูกย้ายไปยัง SharePoint

ด้วยการใช้เครื่องมือ ECM Wise Migration Tools ทีมสามารถย้ายเนื้อหา เวอร์ชัน วันที่ ข้อมูลผู้ใช้ ข้อมูลเมตา และโครงสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดไปยัง SharePoint ได้สำเร็จ เมื่อจำเป็น สิทธิ์ Content Server ที่มีอยู่จะถูกนำไปใช้กับ SharePoint อีกครั้งหลังจากการโยกย้ายเสร็จสิ้น ลิงก์เซิร์ฟเวอร์เนื้อหาแบบเดิมทั้งหมดยังคงใช้งานได้โดยใช้ตัวเปลี่ยนเส้นทางลิงก์ของ ECM Wise

ในฐานะบริษัท เราเผชิญกับความท้าทายอันน่ากังวลในการย้ายเอกสารหลายล้านฉบับออกจากระบบเซิร์ฟเวอร์เนื้อหา OpenText ที่เป็นกรรมสิทธิ์และเข้าสู่ SharePoint Online หลังจากค้นหาและสัมภาษณ์ผู้จำหน่ายหลายราย ECM Wise ได้พิสูจน์แล้วว่ามีความเชี่ยวชาญทั้งในระบบเซิร์ฟเวอร์เนื้อหา OpenText และ SharePoint ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา แนวทางของพวกเขาต่อโครงการของเราตรงประเด็นอย่างยิ่ง พวกเขามีขั้นตอนที่ "ทดลองแล้วเป็นจริง" ซึ่งช่วยให้เราย้ายเอกสารได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด เราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับพวกเขาอีกครั้งในโครงการในอนาคต

Steve Johnson (รองประธานฝ่ายไอที บริษัท Stonebridge)

ผลลัพธ์

โครงการนี้ประสบความสำเร็จ

ด้วยความช่วยเหลือของ ECM Wise Stonebridge จึงสามารถย้ายเนื้อหาทั้งหมดจาก Content Server ไปยัง SharePoint ได้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ผู้ใช้ Stonebridge พบว่าไลบรารีเอกสารและไซต์คอลเลกชันที่สร้างขึ้นใหม่ใช้งานง่าย โครงสร้างโฟลเดอร์จาก Content Server ถูกจำลองแบบ และข้อมูลสามารถค้นหาได้ง่าย

การเรียกดูและแบ่งปันเอกสารทำได้ง่ายขึ้นสำหรับพนักงาน Stonebridge พวกเขาสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้จากทุกที่รวมถึงบนอุปกรณ์พกพา การผสานรวมกับผลิตภัณฑ์ Office 365 อื่นๆ ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และลูกค้ารู้สึกยินดีที่ได้ใช้ Teams สำหรับความต้องการในการทำงานร่วมกันและการประชุม

Stonebridge และ ECM Wise ได้รับการตอบรับเชิงบวกจากผู้ใช้ปลายทาง พวกเขาชื่นชมความง่ายของการมีบัญชีเข้าสู่ระบบเพียงบัญชีเดียวสำหรับทุกระบบที่ใช้ รวมถึงตัวเลือกสำหรับ Multi Factor Authentication (MFA) การสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีมโดยรวมได้รับการปรับปรุงอย่างมาก

ในท้ายที่สุด Stonebridge ก็สามารถประหยัดต้นทุนได้โดยการลดต้นทุนด้านลิขสิทธิ์และการสนับสนุนโดยการเลิกใช้งาน OpenText Content Server และในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงานด้วย