รัฐฮาวายเพิ่มประสิทธิภาพของรัฐบาลผ่านบริการไร้กระดาษที่ได้รับการปรับปรุงจาก Adobe และ Microsoft

เผยแพร่เมื่อ สิงหาคม 1, 2019

สรุป

ด้วยการลดปริมาณกระดาษที่รัฐบาลออกโดยการนำกระบวนการดิจิทัลมาใช้ เช่น การสนับสนุนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นโดยใช้ Adobe Sign ร่วมกับเวิร์กโฟลว์ SharePoint รัฐฮาวายจึงลดต้นทุนและให้บริการแก่ประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ท้าทาย

ฮาวายเป็นที่รู้จักกันดีในเรื่องภูเขาไฟที่ยังคุกรุ่น ชายหาด การเล่นเซิร์ฟ และการเดินป่า จึงเป็นสวรรค์ของคนรักกิจกรรมกลางแจ้ง เหมาะสมอย่างยิ่งที่รัฐฮาวายกำลังเปิดรับความคิดริเริ่มไร้กระดาษที่จะลดผลกระทบด้านลบต่อสิ่งแวดล้อม เหนือสิ่งอื่นใด เนื่องจากจำนวนประชากรกระจายไปตามเกาะต่างๆ ฮาวายจึงมีความท้าทายที่ชัดเจนสำหรับรัฐบาลของรัฐ เนื่องจากต้องพยายามเข้าถึงพลเมืองทั้งหมด 1.4 ล้านคนอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

แต่ที่สำคัญไม่แพ้กัน การนำกระบวนการดิจิทัลมาใช้ รวมถึงการรองรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้รัฐบาลสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและให้บริการแก่ประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กลยุทธ์

รัฐ Aloha นำ Adobe Sign ซึ่งเป็นโซลูชัน Adobe Document Cloud มาใช้กับความต้องการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และลดการกลับไปกลับมาซึ่งโดยทั่วไปจะมาพร้อมกับกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร ตัวอย่างเช่น เวลาในการกรอกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่เพียงอย่างเดียวลดลงถึง 80 เปอร์เซ็นต์ ขั้นตอนการทำงานได้รับการปรับปรุงให้ง่ายขึ้นเพื่อการกำกับดูแลและประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น กระทรวงสาธารณสุขของรัฐฮาวายจะใช้ Adobe Sign เพื่อจัดการแบบฟอร์มการฉีดวัคซีนที่ลงนามแล้วสำหรับนักเรียน 180,000 คนในโรงเรียนระดับอนุบาลถึงมัธยมศึกษา (K-12) พ่อแม่และผู้ปกครองสามารถลงนามในแบบฟอร์มทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ปฏิบัติตามกระบวนการประจำปีนี้ได้เร็วและง่ายขึ้น นอกจากนี้ พนักงานของรัฐยังใช้แอป Adobe Creative Cloud เช่น Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC และ Dreamweaver CC เพื่อสร้างและส่งมอบการสื่อสารคุณภาพสูงแก่ประชาชนอย่างคุ้มค่า

การใช้ Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของบริการ eSign ของฮาวาย ช่วยให้เราประหยัดเวลาได้มากในการเตรียมและกำหนดเส้นทางเอกสาร ความสามารถในการผสานรวม Adobe Sign ภายในสภาพแวดล้อม SharePoint และเวิร์กโฟลว์ของแผนกที่มีอยู่ ช่วยให้พนักงานของรัฐมีทางเลือกมากขึ้นสำหรับโซลูชันบูรณาการในการส่งและติดตามเอกสาร

Todd Nacapuy (ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศ รัฐฮาวาย)

ผลลัพธ์

มีการลงนามเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 64,000 ฉบับในปีแรก และคาดว่าจะเติบโตสูง พนักงานมากถึง 25,000 คนจะโต้ตอบกับเอกสารโดยใช้ Adobe Sign ไม่ว่าจะเป็นในฐานะบุคคลที่เริ่มต้นเอกสารเพื่อขอลายเซ็นหรือในฐานะผู้ลงนาม และจำนวนดังกล่าวก็คาดว่าจะเพิ่มขึ้นเช่นกัน ซึ่งอาจถึงหลายหมื่นคน

ผลลัพธ์อื่น ๆ มีดังต่อไปนี้:

  • 80% ใช้เวลาน้อยลงในการดำเนินการจ้างใหม่
  • การอนุมัติที่ลงนามแล้วจะส่งกลับภายในไม่กี่ชั่วโมง ไม่ใช่หลายสัปดาห์
  • มอบอำนาจให้พนักงานลงนามได้ทุกที่บนอุปกรณ์เคลื่อนที่

Nacapuy กล่าวเสริมว่า “โซลูชันของ Adobe นำเสนอรากฐานที่มั่นคงซึ่งช่วยให้เราทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นและแก้ไขปัญหาด้วยวิธีใหม่ๆ ด้วยความร่วมมืออันแข็งแกร่งของเรากับ Adobe เรากำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของรัฐบาลเพื่อมอบบริการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นให้กับประชาชน”

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม