Shoosmiths สร้างขั้นตอนการทำงานที่สอดคล้องกันด้วย SharePoint และ K2

สรุป

Shoosmiths ได้รับการเสนอชื่อให้เป็นสำนักงานกฎหมายแห่งปีของสหราชอาณาจักรประจำปี 2015 โดยมีสำนักงาน 11 แห่ง พันธมิตร 153 แห่ง และที่ปรึกษากฎหมาย 736 คน เป็นเวลากว่า 15 ปีแล้วที่กระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติถูกแบ่งออกเป็นเทคโนโลยีและโซลูชันแยกกันไม่น้อยกว่า 13 รายการ บริษัทต้องการแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เดียวที่สามารถย้ายเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ทั้งหมดไปยังและใช้สำหรับการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ในอนาคต

ท้าทาย

Shoosmiths ตระหนักมานานแล้วถึงความสำคัญของขั้นตอนการทำงานในบริบทของการจัดการคดีความ และได้ใช้ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติมานานกว่า 15 ปี ในช่วงเวลานี้ มีการใช้เทคโนโลยีและโซลูชันเวิร์กโฟลว์แยกกันไม่น้อยกว่า 13 รายการ ดังที่ Shane Scott ผู้อำนวยการ IS ของ Shoosmiths กล่าวว่า สภาพแวดล้อมที่กระจัดกระจายนี้ “ไม่มีประสิทธิภาพอย่างมาก และขัดขวางการบริการลูกค้า และยากต่อการบำรุงรักษาและบริหารจัดการ”

บริษัทได้ใช้ Microsoft SharePoint เพื่อรวมการจัดการเอกสารไว้ที่สำนักงานทั้ง 11 แห่งของบริษัท รวมทั้งใช้ SAP เป็นโซลูชันการจัดการแนวทางปฏิบัติและระบบการเงิน และปัจจุบันกำลังขยายขอบเขตการใช้งาน SAP ด้วยการปรับใช้ SAP HR

“ประโยชน์ของการมีแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เดียวที่รวมเข้ากับ SAP และ SharePoint ถือเป็นข้อโต้แย้งที่น่าสนใจ” Scott กล่าว “ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาการสร้างแบบจำลองธุรกิจและแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ซึ่งเราสามารถย้ายเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ทั้งหมดของเราไปยังและใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ภายในธุรกิจในอนาคต”

กลยุทธ์

Shoosmiths เลือก K2 หลังจากทำการวิเคราะห์ทางเทคนิคอย่างละเอียดเกี่ยวกับความสามารถของ K2 blackpearl ในส่วนหนึ่งของโครงการนี้ บริษัทได้ใช้โอกาสในการจัดทำแผนที่และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ก่อนที่จะพัฒนาขั้นตอนการทำงานใหม่ใน K2 กระบวนการ K2 ใหม่ทั้งหมดได้รับการบูรณาการอย่างแน่นหนากับ Microsoft SharePoint, การเงินของ SAP, แอปพลิเคชันด้านทรัพยากรบุคคล และพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน และยังรวมถึงระบบอีเมลและ SMS อัตโนมัติอีกด้วย

ขณะนี้ Shoosmiths มีเวิร์กโฟลว์กระบวนการที่ใช้ K2 ในสี่ส่วนหลักของธุรกิจ โดยมีแผนที่จะขยายสิ่งนี้ไปยังฟังก์ชันทรัพยากรบุคคลอื่นๆ การถ่ายทอดภาษาอังกฤษ การจัดการกรณีความประมาทเลินเล่อทางคลินิก และการถ่ายทอดที่ดิน

ผลลัพธ์

การใช้ K2 ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากในทุกด้านของธุรกิจของ Shoosmiths ความสำเร็จนี้เกิดขึ้นได้จากการผสมผสานระหว่างการปรับกระบวนการให้เหมาะสม เอกสารและกระบวนการอัตโนมัติ (โดยใช้ K2) และการบูรณาการ ภายในฟังก์ชันการลำเลียงแบบใหม่เพียงอย่างเดียว บริษัทประเมินว่าจะช่วยประหยัดเวลาได้ถึง 60 นาทีต่อผู้จัดการกล่องต่อวัน ซึ่งเท่ากับประมาณ 800 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่ประหยัดได้ทั่วทั้งฟังก์ชัน

นอกจากนี้ การผสานรวมอย่างแน่นหนาระหว่างซอฟต์แวร์ช่วยให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองก่อนหน้านี้ เช่น สัญญา ใบแจ้งยอดการเสร็จสิ้น และการผ่านรายการทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นอีกครั้ง และช่วยให้ Shoosmiths สามารถให้บริการที่ดีขึ้นและตอบสนองกับลูกค้าได้มากขึ้น

ด้วยการแทนที่เทคโนโลยีขั้นตอนการทำงานแบบเดิมด้วยแพลตฟอร์มเดียวที่ใช้ K2 blackpearl บริษัทจะสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานประจำปีลงได้อย่างมาก ตามที่ Scott กล่าว "Shoosmiths คาดว่าจะลดค่าบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และค่าลิขสิทธิ์ลงประมาณ 160,000 ปอนด์ต่อปี"

เมื่อพิจารณาถึงความสำเร็จของเวิร์กโฟลว์ใหม่ ตอนนี้ Shoosmiths กำลังเร่งแผนในการปรับใช้กระบวนการอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม