ระบบการจัดการเอกสารใหม่ที่ Save the Children ช่วยให้สามารถส่งมอบบริการที่สำคัญได้

สรุป

Save the Children เป็นองค์กรไม่แสวงผลกำไรระดับนานาชาติ ให้บริการที่ช่วยเปลี่ยนแปลงชีวิตของเด็กๆ ตั้งแต่สิ่งของช่วยชีวิตไปจนถึงการสนับสนุนทางอารมณ์ องค์กรได้รับทุนจากพันธมิตรผู้บริจาครายใหญ่และรายย่อย ผู้มีพระคุณรายบุคคล และรัฐบาล ด้วยเหตุนี้ Save the Children จึงมีข้อตกลงและสัญญามากมาย เช่น การบริการด้านไอทีและสัญญาเช่า

Save the Children ต้องการระบบเพื่อรักษาความปลอดภัย ควบคุม และอำนวยความสะดวกในการจัดการข้อตกลง รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงสัญญา พนักงานจำเป็นต้องจัดการข้อตกลงตลอดวงจรชีวิต ตั้งแต่การสร้างจนถึงการเก็บถาวรหรือการทำลาย และกระบวนการแบบดำเนินการด้วยตนเองที่มีอยู่นั้นใช้เวลานาน ไม่ชัดเจน และยากต่อการติดตาม

เมื่อรวม Microsoft 365 และศูนย์ข้อตกลง Circle T เข้าด้วยกัน Circle T ได้มอบโซลูชันให้กับ Save the Children ซึ่งมอบขอบเขตด้านความปลอดภัยที่จำเป็น การกำกับดูแลข้อมูล และการรายงานสำหรับข้อตกลงทั้งหมดของพวกเขา ขณะนี้ผู้ปฏิบัติงานด้านข้อมูลสามารถค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายโดยการค้นหาภายในศูนย์ข้อตกลงหรือภายในไซต์ SharePoint

นอกจากนี้ ขณะนี้ผู้ปฏิบัติงานสามารถสร้าง เขียนร่วม ลงนาม ค้นหา และจัดการสัญญาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พวกเขายังสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของตนมีความปลอดภัย มีการนำการรายงาน ขั้นตอนการทำงาน และการควบคุมไปใช้ และมั่นใจในการลดความเสี่ยงทางการเงิน

ท้าทาย

Save the Children ใช้ Microsoft 365 ในระดับสากล พร้อมด้วยอินทราเน็ตและระบบการจัดการความรู้ในหลายประเทศ พวกเขากำลังจัดการข้อตกลง รวมถึงสัญญา โดยใช้ระบบ เครื่องมือ และกระบวนการแบบแมนนวลที่หลากหลาย สิ่งนี้นำไปสู่ความยากลำบากในการค้นหาและดูแลรักษาบันทึก ลดประสิทธิภาพ และเพิ่มความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น

Save the Children ต้องการโซลูชันที่สามารถดูแลวงจรชีวิตทั้งหมดได้ ตั้งแต่การสร้างข้อตกลงไปจนถึงการเขียนร่วมอย่างปลอดภัยกับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนทำให้สามารถเข้าถึง การค้นหา และการรายงานที่มีประสิทธิภาพได้อย่างปลอดภัยและง่ายดาย

กลยุทธ์

Save the Children ขอความช่วยเหลือจาก Circle T โดยเคยร่วมงานกับพวกเขาในอดีตเพื่อนำโซลูชันไปใช้ เช่น อินทราเน็ต การจัดการนโยบาย และการจัดการขั้นตอน

เนื่องจากเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงทั้งหมดจำเป็นต้องมารวมกัน Save the Children และ Circle T จึงสรุปว่า Microsoft 365 เป็นโซลูชันเชิงตรรกะ ช่วยให้ทีมไม่เพียงแต่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่สอดคล้องกันเท่านั้น แต่ยังมอบประสบการณ์การจัดการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สอดคล้องกันอีกด้วย เอกสารขั้นสุดท้ายทั้งหมดและความร่วมมือที่จำเป็นในการร่างเนื้อหาขณะนี้สามารถควบคุมได้จากส่วนกลางโดยชุดกฎในศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการกำกับดูแลข้อมูลและการค้นพบทางกฎหมาย

มีข้อกำหนดหลักหลายประการสำหรับโซลูชัน ซึ่งแต่ละข้อเสริม Microsoft 365 ให้เป็นโซลูชันที่เหนือกว่า

ในการเริ่มต้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ใช้จะต้องสามารถค้นหาเนื้อหาข้อตกลงได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว โดยมีการระบุสถานะหรือสถานะที่ชัดเจน Microsoft Search และศูนย์ข้อตกลงของ Circle T ได้รับเลือกให้ตอบสนองความต้องการเหล่านี้ Microsoft Search ส่งมอบ และ T's Agreement Center ของ Circle มอบอินเทอร์เฟซการค้นหาอัจฉริยะโดยเฉพาะ และความสามารถในการอ่านและทำความเข้าใจข้อตกลงในบริบทของสถานะ ความเป็นเจ้าของ และการจัดหมวดหมู่ นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถค้นพบและเข้าถึงข้อตกลงได้จากแถบค้นหาอัจฉริยะอินทราเน็ตของ Circle T

นอกจากนี้ Save the Children ยังจำเป็นต้องมีข้อตกลงเพื่อให้พร้อมใช้ทุกที่ทุกเวลาจากอุปกรณ์ทุกชนิด รวมถึงอุปกรณ์ที่ทำงานในระดับสากลและภาคสนามด้วย SharePoint ได้รับเลือกให้เป็นโซลูชันเคลื่อนที่และยืดหยุ่นที่เหมาะกับทุกสภาพแวดล้อมการทำงาน SharePoint โฮสต์และเผยแพร่ข้อตกลงทั้งหมดบนมือถือ เว็บ และแอป Microsoft 365 เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงข้อตกลงได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ

สุดท้ายนี้ โซลูชันที่จำเป็นในการสนับสนุนการเขียนเนื้อหาร่วมกับผู้ใช้ภายนอกอย่างปลอดภัย รวมถึงกระบวนการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ Microsoft 365 ได้รับเลือกให้รักษาเนื้อหาให้ปลอดภัยในขณะที่ปรับปรุงกระบวนการทำงานร่วมกัน Microsoft 365 มอบฟังก์ชันการทำงานในอุดมคติเพื่อปกป้องเนื้อหาภายในและให้การเข้าถึงที่ปลอดภัยแก่ผู้ใช้ภายนอก

Circle T สร้างขึ้นบนรากฐานนี้เพื่อเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสัญญา พวกเขาผสานรวมเครื่องมือการลงนามดิจิทัลของบริษัทอื่น ซึ่งเริ่มต้นจากขั้นตอนการทำงานของผู้ดูแลสัญญา การผสมผสานเทคโนโลยีนี้ช่วยให้ Save the Children สามารถดำเนินการลงนามสัญญาออนไลน์ที่เป็นไปตามข้อกำหนด พร้อมความซับซ้อนทั้งหมดของกระบวนการลงนามที่ได้รับการจัดการภายในเครื่องมือ 'ดีที่สุด'

ด้วยโซลูชันแบบรวมที่ Circle T และ Microsoft มอบให้ พนักงานที่ Save the Children สามารถมั่นใจได้ว่าข้อตกลงทั้งหมดได้รับการทำเครื่องหมายสถานะ ความเป็นเจ้าของ และวันที่ดำเนินการอย่างสม่ำเสมอและชัดเจน บูรณาการกับ Power Automate และ พาวเวอร์บีไอ ได้เปิดใช้งาน Save the Children เพื่อลดความเสี่ยงของข้อตกลงที่ไม่ปฏิบัติตามหรือหมดอายุ

ผลลัพธ์

Circle T Agreement Center และ Microsoft 365 ได้เปลี่ยนโฉมวิธีการจัดการข้อตกลงของ Save the Children ขณะนี้การสร้าง การเขียนร่วม การสรุป การลงนาม การค้นพบ การเก็บรักษา และการต่ออายุข้อตกลงเป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว

ผู้ใช้ภายในและภายนอกสามารถเขียนเนื้อหาร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ลดการรับส่งอีเมลและความซับซ้อนที่มักเกี่ยวข้องกับการทำงานกับสำเนาหลายชุดของไฟล์ และความเสี่ยงในการรวมเข้าด้วยกัน

กระบวนการลงนามที่ได้รับการปรับปรุงได้ขจัดขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นก่อนหน้านี้ในกระบวนการลงนาม ซึ่งช่วยลดเวลาในการลงนามได้อย่างมาก

ความสามารถในการค้นหาข้อตกลงใด ๆ เกิดขึ้นได้ทันทีและเสร็จสมบูรณ์ จากที่เดียว ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อตกลงในทุกขั้นตอนของการร่างและการดำเนินการ และผู้ใช้จะได้รับผลการค้นหาทันที ข้อตกลงที่ลงนามจะถูกจัดเก็บไว้พร้อมกับเวอร์ชันการทำงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าหลักประกันที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดการและนำเสนอเป็น 'ไฟล์' เดียว

เจ้าหน้าที่ของ Save the Children สามารถจัดการเนื้อหาด้วยการควบคุมเวอร์ชัน การเก็บรักษา และการค้นพบทางกฎหมายเต็มรูปแบบ เสริมด้วยการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด Microsoft 365

สุดท้ายนี้ การจัดการวงจรอายุสัญญาโดยอิงตามข้อมูลเมตา ได้รับการปรับปรุงโดยการผสานรวมโซลูชัน Power Platform สำหรับการรายงานและขั้นตอนการทำงาน ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของข้อตกลงที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือหมดอายุ