PRO Club ใช้ KnowledgeLake เพื่อเพิ่มมูลค่าของการโยกย้ายไปยัง Office 365

สรุป

PRO Club ในเบลล์วิว รัฐวอชิงตัน เป็นสโมสรและร้านเสริมสวยด้านสุขภาพและความงามที่ได้รับรางวัล จุดหมายปลายทางสไตล์รีสอร์ทแห่งนี้ก่อตั้งขึ้นโดยศัลยแพทย์หัวใจและหลอดเลือดที่มีชื่อเสียง ดร. มาร์ค เดเดเมนิโก ถือเป็นแนวหน้าของความก้าวหน้าด้านสุขภาพและการมีอายุยืนยาว สิ่งอำนวยความสะดวกขนาด 272,000 ตารางฟุตแห่งนี้เป็นที่ตั้งของสนามกีฬาเฉพาะ สระว่ายน้ำและห้องออกกำลังกายที่ทันสมัย ร้านอาหาร และสปาทางการแพทย์

ในฐานะหนึ่งในสโมสรสุขภาพชั้นนำในสหรัฐอเมริกา PRO Club ต้องการแนวทางที่แตกต่างในการจัดการเอกสารที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถก้าวทันนวัตกรรมด้านเทคโนโลยีทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับ Microsoft SharePoint PRO Club ใช้ KnowledgeLake เพื่อย้ายจาก SharePoint ภายในองค์กรไปยัง Office 365 ในระบบคลาวด์

ท้าทาย

เมื่อเร็วๆ นี้ PRO Club ได้ย้ายจาก SharePoint ภายในองค์กรไปยัง Office 365 และ SharePoint Online เพื่อใช้ประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ต่างๆ บนระบบคลาวด์ เช่น การประหยัดต้นทุน ความสามารถในการปรับขนาด และการบริการ ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือการจัดการเอกสารสำหรับการสแกนและการเก็บข้อมูลที่จะเสริมการย้ายและทำให้เกิดประสิทธิภาพและนวัตกรรมของกระบวนการทั่วทั้งบริษัท

“ระบบจะต้องใช้งานง่าย แต่ที่สำคัญที่สุดคือทำงานร่วมกับที่เก็บเอกสาร SharePoint Online ของเรา” Aaron Withington ช่างเทคนิคอาวุโสของ ITS ที่ PRO Club กล่าว

ทำให้จำเป็นต้องค้นหาเครื่องมือเสริมที่จะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและโต้ตอบกับ SharePoint ได้อย่างง่ายดาย โชคดีที่ Withington กล่าวว่า PRO Club ไม่จำเป็นต้องมองไกล “เราเริ่มรู้จัก KnowledgeLake เป็นครั้งแรกในปี 2550 เมื่อเรากำลังมองหาสิ่งทดแทนสำหรับระบบการจัดการเอกสาร Docuware ที่ล้าสมัย” เขาอธิบาย “เราได้ตรวจสอบระบบการจัดการเอกสารหลายระบบ และเราชอบสิ่งที่ KnowledgeLake นำเสนอในแง่ของประเภทเอกสารที่ปรับแต่งได้และเวิร์กโฟลว์การจัดทำดัชนี”

แม้จะมีตัวเลือกอื่นๆ มากมาย Withington อธิบายว่าการตัดสินใจเลือกโซลูชันสำหรับทั้งบริษัทนั้นเป็นเรื่องง่าย “เรายินดีกับลูกค้า KnowledgeLake และราคาสำหรับระบบที่เทียบเคียงได้อย่างน้อยก็เท่ากับหรือมากกว่าโซลูชัน KnowledgeLake ดังนั้นเราจึงตัดสินใจขยายการใช้ KnowledgeLake แทนที่จะนำโซลูชันอื่นมาใช้”

กลยุทธ์

PRO Club ใช้ KnowledgeLake เพื่อย้ายจาก SharePoint ภายในองค์กรไปยัง Office 365 ในระบบคลาวด์ ความพยายามนี้ครอบคลุมเอกสารประมาณ 250,000 ฉบับ และใช้เวลาประมาณ 60 วันตั้งแต่ต้นจนจบ แต่นอกเหนือจากการย้ายข้อมูลแล้ว PRO Club ยังใช้แพลตฟอร์ม KnowledgeLake เป็นทรัพยากรแบบรวมศูนย์และจัดระเบียบอย่างมีเหตุผลสำหรับทั้งองค์กร แผนกต่าง ๆ รวมถึงบัญชีเจ้าหนี้ กิจกรรมการเป็นสมาชิก ความปลอดภัย และบัญชีเงินเดือนล้วนมีไฟล์ที่จัดทำดัชนี จัดประเภท และจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ใน SharePoint Online ผ่าน KnowledgeLake การดำเนินงานปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างมากและช่วยขยายการใช้งาน SharePoint ทำให้กลายเป็นแพลตฟอร์มที่มีคุณค่าสำหรับประสิทธิภาพในอนาคตและนวัตกรรมกระบวนการ

“โซลูชัน KnowledgeLake ทำงานได้อย่างราบรื่นกับ SharePoint Online” Withington กล่าว “มีแอปค้นหา SharePoint ที่ปรับแต่งได้เต็มที่และใช้งานง่าย และเรากำลังรอคอยเวอร์ชันถัดไปที่จะช่วยให้สามารถค้นหาและเรียกค้นจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้เดียวกับที่ใช้ในการสแกนและจัดทำดัชนีในปัจจุบัน”

ผลลัพธ์

แพลตฟอร์ม KnowledgeLake กำลังช่วยเหลือ PRO Club โดยทำให้พนักงานนำเข้าและจัดทำดัชนีเอกสารด้วยเมทาดาทาได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น การใช้งานระดับองค์กรในหลายแผนกช่วยเพิ่มการจับภาพและแบ่งปันข้อมูลโดยใช้ SharePoint และปรับปรุงประสิทธิภาพทั่วทั้งบริษัท อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยและเรียนรู้ได้ง่ายทำงานร่วมกับ SharePoint ได้อย่างราบรื่น นำมาซึ่งมูลค่าและ ROI ใหม่

การฝึกอบรมที่ง่ายดายสำหรับการสแกน การทำดัชนี และการดึงเอกสาร เมื่อตั้งค่าแล้ว ระบบจะใช้งานง่ายมากในการนำเข้าเอกสาร อีเมล และบันทึกอื่น ๆ เข้าสู่ SharePoint อินเทอร์เฟซตรงไปตรงมาและใช้งานง่าย วิธีนี้จะช่วยลดการฝึกอบรมสำหรับงานที่มักดำเนินการโดยพนักงานชั่วคราว

บูรณาการอย่างราบรื่นกับ Office 365 หลังจากย้ายไปยัง Office 365 และ SharePoint แล้ว PRO Club พบว่าแอปพลิเคชันการค้นหา KnowledgeLake สำหรับ Office 365 ช่วยให้ผู้ใช้ปรับแต่งฟังก์ชันการค้นหาของไลบรารีเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ผู้ใช้สามารถจัดทำดัชนีและค้นหาในช่องข้อมูลใดๆ ที่พวกเขาเลือก และบันทึกการค้นหาเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

ปลอดภัยในระบบคลาวด์ ด้วยการใช้ทั้งความปลอดภัยที่มาพร้อมกับ KnowledgeLake และการตั้งค่าความปลอดภัย Azure AD/SharePoint ทำให้ PRO Club สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์และไลบรารีเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น