สำนักงานกฎหมายในสหราชอาณาจักรขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ทันสมัยด้วย Microsoft 365 และ Intelology

สรุป

Peters & Peters สำนักงานกฎหมายชั้นนำของสหราชอาณาจักรที่มีความเชี่ยวชาญด้านอาชญากรรมทางธุรกิจ การฟ้องร้องเชิงพาณิชย์ การฉ้อโกงทางแพ่ง การปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร และการติดตามและกู้คืนทรัพย์สิน หันมาหา UK Gold Partner, Intelology เพื่อขับเคลื่อนการสื่อสารและการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ทั่วทั้งองค์กร ด้วยความต้องการที่จะก้าวต่อไปในเส้นทางการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล จึงตัดสินใจย้ายฟีเจอร์อินทราเน็ตและการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ไปยัง Office 365

แม้ว่าการสรุปเบื้องต้นคือการวางแผนสำหรับการโยกย้ายแบบเดียวกัน แต่หลังจากการสาธิตที่เป็นไปได้โดย Intelogy แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริหารของโครงการ ก็เห็นพ้องกันว่าแนวทางนี้จะไม่ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะสถานที่ทำงานสมัยใหม่อย่างเต็มที่ ที่ Office 365 นำเสนอ ดังนั้น ด้วยการใช้ความเชี่ยวชาญในการนำเสนอโครงการสถานที่ทำงานที่ทันสมัย Intelogy จึงได้คิดค้นกลยุทธ์ยกเครื่องการย้ายเนื้อหาที่จะปรับการใช้งาน Office 365 ให้เหมาะสมที่สุด และปรับใช้ฟีเจอร์สมัยใหม่ที่แพลตฟอร์มนำเสนออย่างเต็มที่

ท้าทาย

ความท้าทายเบื้องต้นสำหรับ Intelogy คือการออกแบบและออกแบบอินทราเน็ตที่รู้สึกว่าได้รับการอัปเดตและต่ออายุจากสภาพแวดล้อมแบบเดิม แต่ยังคงความคุ้นเคยกับการออกแบบแบบเดิมเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานของผู้ใช้จะราบรื่นและต้องการการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยหรือไม่ต้องเลย ดังนั้น สภาพแวดล้อมใหม่จึงต้องไม่เบี่ยงเบนไปจากสิ่งที่ทำให้อินทราเน็ตแบบเดิมประสบความสำเร็จมากเกินไป แต่ยังช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัท

มีการใช้แนวทางการส่งมอบที่คล่องตัว โดย Intelogy เป็นผู้นำในการเป็นหุ้นส่วน โดยทำงานร่วมกับ Peters & Peters เพื่อสาธิตฟีเจอร์และความสามารถใหม่ทั้งหมดของ Office 365 ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะนำไปใช้ในโซลูชันใหม่ได้อย่างไร ควบคู่ไปกับความจำเป็นในการทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมแบบเดิมให้กว้างขวางเพื่อให้แน่ใจว่าฟังก์ชันการทำงานที่มีอยู่ทั้งหมดได้รับการบันทึกเพื่อให้สามารถสร้างขึ้นใหม่ในสถานที่ทำงานสมัยใหม่ได้

กลยุทธ์

หลังจากสร้างความเข้าใจอย่างมั่นคงเกี่ยวกับการกำหนดค่าและการใช้งานอินทราเน็ตแบบดั้งเดิมของ Peters & Peters แล้ว Intelogy ก็สามารถจัดทำแผนการย้ายสำหรับเนื้อหาจำนวนมากได้ จากนั้นเจ้าของผลิตภัณฑ์ที่ Peters & Peters ได้ติดต่อประสานงานกับธุรกิจเพื่อตัดสินใจแยกตามแผนกว่าส่วนใดของอินทราเน็ตแบบเดิมที่จะถูกย้ายหรือจะไม่ข้ามไป จากนั้น Intelogy จะสร้างอินทราเน็ต SharePoint โดยใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติดั้งเดิมอย่างเต็มที่ เช่น ข่าว การนำทาง การเขียนเพจสมัยใหม่ และไลบรารีเอกสาร เพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกันและการสื่อสารทั่วทั้งธุรกิจ

ได้มีการตัดสินใจแบ่งสภาพแวดล้อมออกเป็นไซต์บริการธุรกิจของแผนกและไซต์อื่นๆ ที่ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บข้อมูลทั่วทั้งบริษัท จำเป็นอย่างยิ่งที่โซลูชันนี้จะมอบสถานที่ทำงานสมัยใหม่ที่ใช้ประโยชน์จาก Office 365 และ SharePoint ได้อย่างเต็มที่ และ Peters & Peters ตระหนักดีว่าพวกเขาต้องการโซลูชันที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งช่วยเพิ่มความสามารถในการผลิต ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และส่งเสริมการทำงานแบบดิจิทัล

เทคโนโลยีที่ใช้ในการสร้างสถานที่ทำงานสมัยใหม่นี้ได้แก่:

1. SharePoint – ใช้เพื่อสร้างพอร์ทัลอินทราเน็ตสำหรับเนื้อหา Peters & Peters ทั้งหมด ไซต์ฮับถูกสร้างขึ้นเพื่อออกแบบการนำทางของสภาพแวดล้อม โดยเน้นที่การเข้าถึงแต่ละตำแหน่งที่เก็บเนื้อหาสำคัญได้ในคลิกเดียว

2. OneDrive – เป็นส่วนหนึ่งของการเปิดตัว Office 365 โดยผู้ใช้ได้รับคำแนะนำให้จัดเก็บเอกสารส่วนตัวและฉบับร่างทั้งหมดที่นี่ พร้อมด้วยสำเนาขั้นสุดท้ายหรือเอกสารการทำงานที่มีจุดประสงค์เพื่อการทำงานร่วมกันจะถูกจัดเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint

3. Yammer – ใช้สำหรับการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการแต่ละชุด องค์กรสามารถให้บริการด้วยตนเองในการสร้างกลุ่มใหม่เพื่อขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันอย่างไม่เป็นทางการต่อไป

ผลลัพธ์

Peters & Peters พบว่าโซลูชันนี้เกินความคาดหมายของพวกเขาอย่างมาก และมอบความสามารถอันยอดเยี่ยมในการช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันในรูปแบบใหม่ๆ ที่แตกต่างและน่าตื่นเต้นได้มากมาย โดยเปลี่ยนสภาพแวดล้อมแบบเดิมให้กลายเป็นสถานที่ทำงานสมัยใหม่อเนกประสงค์และอเนกประสงค์ อินทราเน็ตเคลื่อนที่ที่ทันสมัยใหม่ได้รับการบูรณาการเข้ากับแนวทางการทำงานของแต่ละบุคคลอย่างสมบูรณ์ และช่วยให้พนักงานทุกคนมีพอร์ทัลที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม Office 365 ทั้งหมดได้อย่างเต็มที่