ผู้จัดจำหน่ายไฟฟ้าเพิ่มผลผลิตด้วย SharePoint, PowerApps และ Microsoft Flow

สรุป

Peace River Electric Cooperative ซึ่งเป็นสหกรณ์การจำหน่ายไฟฟ้าในฟลอริดาจำเป็นต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลทั่วทั้งองค์กร องค์กรมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานพร้อมทั้งปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทั่วทั้งแผนก เพื่อทำเช่นนั้น ผู้จัดจำหน่ายไฟฟ้าจึงหันไปหา Longi Engineering เพื่อปรับใช้โซลูชัน Microsoft 365 

ท้าทาย

ด้วยเป้าหมายหลักในการทำให้แผนกของตนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านกระบวนการอัตโนมัติแบบอัตโนมัติ Peace River Electric Cooperative ต้องการนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้และใช้ประโยชน์จากแอปพลิเคชันบนมือถือที่ผสานรวมกับข้อมูลองค์กรของตน ในการแสวงหาโซลูชันที่ทันสมัย องค์กรมองหาสิ่งต่อไปนี้:  

• ทำให้กระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ 
• สร้างแอปพลิเคชันบนมือถือเพื่อใช้ในภาคสนามในการตรวจสอบรถบรรทุก 
• สร้างแบบฟอร์มทางวิศวกรรมอัตโนมัติสำหรับการประมาณต้นทุนและการย้ายอุปกรณ์ 
• ใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการอนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง 

แต่การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย แผนกไอทีและผู้บริหารได้ตรวจสอบโซลูชันที่เป็นไปได้หลายประการ ซึ่งหลายโซลูชันออกแบบมาเพื่อสหกรณ์ไฟฟ้าโดยเฉพาะ แต่ไม่มีคุณลักษณะใดที่มีคุณสมบัติครบถ้วนเพียงพอและง่ายต่อการใช้งานตามที่พวกเขามองหา  

ด้วยความคุ้นเคยกับ Office 365 และ SharePoint บริษัทจึงตัดสินใจว่าจะสามารถใช้ประโยชน์จากโซลูชันที่เหมาะสมซึ่งมีศูนย์กลางอยู่ที่เทคโนโลยีเหล่านี้ได้หรือไม่ หลังจากการค้นคว้าและสนทนาเบื้องต้น พวกเขาพบว่า Flow และ PowerApps เมื่อรวมเข้ากับอินทราเน็ตออนไลน์ SharePoint จะมอบฟังก์ชันการทำงานที่พวกเขากำลังมองหา

กลยุทธ์

Peace River Electric Cooperative ได้นำ Longi Engineering ซึ่งเป็นพันธมิตรของ Microsoft ที่เชื่อถือได้ มาพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจากแต่ละแผนกเพื่อสรุปข้อกำหนดของการสมัคร หลังจากการประชุมเหล่านี้ Longi Engineering ได้นำแอปพลิเคชันต่างๆ มาใช้เพื่อทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ ด้านล่างนี้คือสองตัวอย่าง  

แอปพลิเคชันแรกๆ ที่นำมาใช้คือระบบอัตโนมัติของกระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงาน กระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงานเดิมคือกระบวนการที่หัวหน้างานของพนักงานใหม่และแผนกไอทีสื่อสารผ่านอีเมลจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีอยู่ในหลายระบบ มีสิทธิ์ที่เหมาะสมและเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ของตน กระบวนการนี้มักจะดำเนินต่อไปแม้ว่าพนักงานจะเริ่มทำงานแล้วก็ตาม  

เพื่อให้กระบวนการมีความคล่องตัวมากขึ้น Longi ได้ใช้แบบฟอร์มการเตรียมความพร้อมของพนักงาน ด้วยแบบฟอร์มนี้ หัวหน้างานของพนักงานสามารถกำหนดระบบทั้งหมดที่ต้องการเข้าถึง และส่งแบบฟอร์มที่ทริกเกอร์โฟลว์ที่จะกำหนดเส้นทางแบบฟอร์มไปยังฝ่ายไอที ฝ่ายไอทีจึงสามารถจัดเตรียมการเข้าถึงระบบที่กำหนดทั้งหมดได้ เมื่อฝ่ายไอทีมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ การประทับเวลาว่าจะดำเนินการเมื่อใดและโดยใครจะถูกบันทึกไว้ในแบบฟอร์ม ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการของพนักงานใหม่สามารถดูแบบเรียลไทม์ว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานเป็นอย่างไรได้ตลอดเวลา  

แอปพลิเคชันอื่นที่ Longi Engineering นำมาใช้ช่วยติดตามการตรวจสอบรถบรรทุก เนื่องจากพนักงานภาคสนามกำลังทำงานบนสายส่งไฟฟ้าแรงสูงที่เป็นอันตรายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่การงาน การตรวจสอบรถบรรทุกที่พวกเขานำไปยังไซต์งานเป็นประจำจึงเป็นสิ่งสำคัญ และจะต้องบันทึกการตรวจสอบอย่างถูกต้อง ก่อนหน้านี้ดำเนินการผ่านกระบวนการที่ต้องใช้กระดาษเป็นหลัก ด้วยการใช้ประโยชน์จาก PowerApp ที่บูรณาการเข้ากับรายการ SharePoint พนักงานภาคสนามจะบันทึกข้อมูลการตรวจสอบรถบรรทุกทั้งหมด เช่น ชุดปฐมพยาบาลและเครื่องกระตุ้นหัวใจด้วยไฟฟ้าอัตโนมัติ (AED) ทำงานได้หรือไม่ ลงใน PowerApp นอกเหนือจากวันที่และเวลาของการตรวจสอบ

ผลลัพธ์

นี่เป็นเพียงสองวิธีที่ Peace River Electric Cooperative สามารถเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลด้วยความช่วยเหลือของ Flow และ PowerApps  

นอกจากนี้ Flow ยังใช้ร่วมกับแบบฟอร์ม SharePoint เพื่อปรับใช้แบบฟอร์มต้นทุนและการย้ายตำแหน่งสำหรับแผนกวิศวกรรม รวมถึงเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการอนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แอปเหล่านี้พร้อมกับ SharePoint ได้กลายเป็นระบบที่มีมูลค่าสูงและมีภารกิจสำคัญที่ใช้กันทั่วทั้งบริษัท