Pan Pac จัดการข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและลดความเสี่ยงด้วย Office 365 และ Information Leadership

สรุป

Pan Pac เป็นบริษัทผลิตภัณฑ์ด้านป่าไม้/ไม้แบบครบวงจรในนิวซีแลนด์ ซึ่งดำเนินธุรกิจด้านการตัดไม้ เยื่อกระดาษ ไม้แปรรูป และโรงเลื่อย เป็นเจ้าของป่าไม้และผู้ซื้อไม้ซุงรายใหญ่ที่สุดในอ่าว Hawkes และมีพนักงานมากกว่า 800 คนทำงานภายในพื้นที่ปฏิบัติการของบริษัท

ภายใต้การนำไอทีคนใหม่ Pan Pac ตัดสินใจย้ายจาก SharePoint ภายในองค์กรที่มีอยู่และการแชร์ไฟล์อื่นๆ มาเป็นโซลูชัน Office 365 ที่ทันสมัย กรณีทางธุรกิจขึ้นอยู่กับการปรับปรุงธุรกิจที่สำคัญสามประการ:

1. รวบรวมองค์กรที่หลากหลายเข้าด้วยกันผ่านอินทราเน็ต
2. จัดทำกระบวนการและเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านสุขภาพและความปลอดภัยเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลสำหรับ 'สิ่งอำนวยความสะดวกอันตรายหลัก'
3. การจัดการและเผยแพร่เอกสารควบคุมในทุกกิจกรรมทางธุรกิจ

ความเป็นผู้นำด้านข้อมูลนำเสนอพื้นที่ทำงาน SharePoint ที่ “ใช้งานได้จริง ใช้งานได้จริง และใช้งานได้” โดยใช้วิธีการและแอปที่ใช้ Azure ด้วยฐานการออกแบบที่ยืดหยุ่นที่สร้างขึ้น ขณะนี้ Pan Pac อยู่ในตำแหน่งที่ดีในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลต่อไปด้วย Office 365

ท้าทาย

เนื่องจากความซับซ้อนในการดำเนินงานของ Pan Pac จึงมีข้อกำหนดในการควบคุมเอกสารที่เข้มงวดมากเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเนื้อหาผ่านการแก้ไข ก่อนหน้านี้จำเป็นต้องมีกระบวนการแบบแมนนวลที่ต้องผ่านขั้นตอนและบุคลากรจำนวนมาก ในช่วงเวลาใดก็ตาม พนักงานจะไม่แน่ใจเกี่ยวกับสถานที่ สถานะ และกรรมสิทธิ์ของเอกสาร สิ่งนี้นำไปสู่การทำซ้ำเอกสารและความยากลำบากในการค้นหาเอกสารหรือคำแนะนำที่ถูกต้อง

กฎหมายข้อบังคับ 'สิ่งอำนวยความสะดวกอันตรายที่สำคัญ' ใหม่กำหนดให้ Pan Pac ต้องสร้างฐานความรู้ส่วนกลางสำหรับการระบุอันตราย การควบคุม ขั้นตอนฉุกเฉิน และนโยบาย ซึ่งจำเป็นต้องมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องเพื่อติดตามกระบวนการ การใช้สารอันตราย และความเสี่ยงทั่วทั้งธุรกิจ

กลยุทธ์

แพลตฟอร์ม Office 365 SharePoint เข้ามาแทนที่โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่ Pan Pac เคยใช้ก่อนหน้านี้ ซึ่งรวมถึงการใช้งาน SharePoint 2013 และข้อมูลที่ถือครองการแชร์ไฟล์

การนำข้อมูลทั้งหมดมารวมกันภายในอินทราเน็ต Office 365 จะทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบจากแหล่งเดียวและการค้นหาที่ยอดเยี่ยม ซึ่งได้รับการปรับแต่งโดยเมตาดาต้า ด้วยข้อมูลและกิจกรรมที่หลากหลาย Information Leadership ใช้ประโยชน์จากภูมิหลังในการจัดการข้อมูลเพื่อสร้างอนุกรมวิธาน ซึ่งรวมถึงเมตาดาต้าเพื่ออธิบาย จัดเก็บ และค้นหาเนื้อหา ตลอดจนเพื่อใช้กระบวนการทางธุรกิจ

การออกแบบยังรวมถึงการใช้แอป iWorkplace ที่ใช้ Azure ซึ่งช่วยให้สามารถจัดประเภทข้อมูลเมตาได้โดยอัตโนมัติ นวัตกรรมนี้หมายความว่าในหลายกรณี พนักงานไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเมตา แอพ iWorkplace อีกตัว (ไฟล์เคสอัจฉริยะ) ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการเนื้อหาและการรักษาความปลอดภัยสำหรับการเขียน การอนุมัติ การเผยแพร่ และการเก็บถาวรเอกสาร

ผลลัพธ์

Pan Pac ได้รับการตอบรับเชิงบวกจากพนักงานอย่างล้นหลาม โซลูชันประกอบด้วยอินทราเน็ตที่ทันสมัย พื้นที่ทำงานด้านเอกสารที่ได้รับการควบคุม และพอร์ทัลการเผยแพร่ ตลอดจนการจัดการความต้องการด้านกฎระเบียบ 'สิ่งอำนวยความสะดวกด้านอันตรายหลัก'

เจ้าหน้าที่รายงานว่าขณะนี้สามารถยื่น ค้นหา และใช้เอกสารที่ต้องการได้แล้ว นอกจากความโปร่งใสที่เพิ่งค้นพบแล้ว ยังลดความเสี่ยงของอุบัติเหตุด้านเทคโนโลยีและข้อมูลอีกด้วย ทุกคนสามารถอัปโหลด แบ่งปัน ค้นหา และแก้ไขด้วยความมั่นใจและควบคุมได้

ขณะนี้ Pan Pac สามารถระบุและตอบสนองต่อความไร้ประสิทธิภาพได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น พวกเขาพบว่าบุคคลสำคัญในองค์กรจำเป็นต้องลงนามในเอกสารจำนวนมาก ปัญหาคอขวดเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ และให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วและดียิ่งขึ้น

ขณะนี้ Pan Pac พร้อมแล้วที่จะใช้ประโยชน์จากฐานการออกแบบสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพิ่มเติมด้วย Office 365