สรุป
Ovivo เป็นผู้นำระดับโลกในด้านเทคโนโลยีการบำบัดน้ำด้วยประสบการณ์มากกว่า 35 ปีในการจัดการน้ำในเขตเทศบาล การบำบัดน้ำเสียทางอุตสาหกรรม และการกรองน้ำและการทำความเย็นสำหรับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจบำบัดน้ำของ Ovivo เกิดจากการดำเนินโครงการขนาดใหญ่ระดับโลก ซึ่งบางโครงการใช้เวลานานกว่า 5 ปี และเกี่ยวข้องกับทีมงานที่กระจายอยู่ทั่วอเมริกาเหนือ ยุโรป และการทำงานในระดับนานาชาติร่วมกับพันธมิตรและผู้รับเหมาเป็นทีมที่กระจายตัว
ตลอดวงจรชีวิตของทุกโครงการ เอกสารหลายพันฉบับและอีเมลอื่นๆ อีกมากมายถูกสร้างขึ้นซึ่งมีข้อมูลที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจโครงการ การเรียกเก็บเงิน และการปกป้องสัญญา ในอดีต ความรู้ทางอีเมลนี้ได้รับการบันทึกไว้ในไดรฟ์ส่วนตัวของแต่ละคนเท่านั้น โดยมีพนักงานและผู้รับเหมาจำนวนมากเข้ามาและดำเนินการตลอดอายุของโครงการ ด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมายและความเสี่ยงมากมาย Ovivo ตระหนักถึงความจำเป็นในการทำให้ข้อมูลโครงการที่สำคัญในอีเมลง่ายต่อการบันทึก ค้นหา และแชร์ระหว่างทีมโครงการที่กำลังพัฒนา ในปี 2560 รองประธานฝ่ายโครงการหลักที่เข้ามาใหม่ของ Ovivo แนะนำให้ Colligo เป็นโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการนำ SharePoint มาใช้
ท้าทาย
แผนกเดียวที่ใช้ SharePoint ในการจัดการอีเมลก่อนที่จะนำ Colligo ไปใช้ก็คือทีมกฎหมายของ Ovivo สำหรับส่วนที่เหลือของบริษัท การใช้ SharePoint เพื่อบันทึกอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการถือว่าใช้เวลานานเกินไป ทีมงานใช้การผสมผสานระหว่างโฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ C ของบริษัทเพื่อจัดเก็บอีเมลที่เก็บถาวร
Ovivo ตระหนักถึงความสำคัญของการคิดค้นโซลูชันที่เรียบง่ายสำหรับพนักงาน และมีความเร่งด่วนที่จะพัฒนาจากการบันทึกอีเมลแบบสุ่มในโฟลเดอร์ในเครื่องด้วยเหตุผลหลายประการ
โดยทั่วไปโครงการ Ovivo จะมีอายุการใช้งาน 5 ปีหรือนานกว่านั้น ในช่วงเวลาดังกล่าว ทีมงานโครงการมักจะขยายและเปลี่ยนแปลง เมื่อสมาชิกแต่ละคนที่จากไป Ovivo จะต้องขุดค้นอีเมลโปรเจ็กต์แบบแยกส่วนในไดรฟ์ในเครื่องของแต่ละคน ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาความรู้ที่สำคัญของโปรเจ็กต์ โดยรู้ว่ามีความเสี่ยงที่สิ่งของมีค่าจะถูกมองข้าม
เนื่องจากมีหลายทีมและโปรเจ็กต์ที่ใช้โฟลเดอร์แบบเดิมๆ ทำให้การค้นหาอีเมลและไฟล์แนบทำได้ยากยิ่งขึ้น เมื่อเวลาผ่านไปและมีอีเมลนับพันสะสม การค้นหาโฟลเดอร์ที่แชร์ก็กลายเป็นเรื่องยากมากขึ้น
ด้วยการเก็บรักษาอีเมลในไฟล์ PST โดยไม่มีวิธีการจำแนกประเภทที่สำคัญทั่วทั้งทีม การค้นหารายละเอียดโครงการจึงใช้เวลานานและมักจะไม่พบข้อมูลที่สำคัญ ซึ่งขัดขวางการวางแผน การประมาณค่า และการเรียกเก็บเงิน ไม่มีการบันทึกข้อมูลเมตาเพิ่มเติมเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาในอนาคต
ในกรณีที่มีการฟ้องร้องหรืออนุญาโตตุลาการ Ovivo จะต้องคัดลอกไฟล์ PST ที่เก็บถาวรจากพนักงานรุ่นเก่าไปยังไดรฟ์ภายนอก เชื่อมต่อไดรฟ์กับบัญชี Outlook ของผู้ใช้ที่มีอยู่ ปล่อยให้ไฟล์จัดทำดัชนีเป็นเวลาหลายวัน จากนั้นจึงสอบถาม จากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวเพื่อบันทึกอีเมลในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละหัวข้อการเคลม กระบวนการนี้อาจมีค่าใช้จ่ายหลายแสนดอลลาร์ในค่าธรรมเนียมผู้รับเหมาและชั่วโมงการทำงานของพนักงาน
กลยุทธ์
Ovivo อาศัย SharePoint สำหรับการจัดการความรู้และบันทึก แต่จำเป็นต้องปรับปรุงการเข้าถึงเพื่อทำให้การรวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดง่ายขึ้น พนักงานเคยชินกับการทำงานจาก Outlook และพวกเขาต้องการวิธีทำงานอย่างมีประสิทธิผลจากกล่องจดหมายของตน ในปี 2560 รองประธานฝ่ายโครงการหลักที่เข้ามาใหม่ของ Ovivo ได้แนะนำ Colligo Email Manager ว่าเป็นโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการนำ SharePoint มาใช้ เขาเคยใช้มันมาก่อนในบทบาทก่อนหน้านี้
แต่ละแผนกสร้างไลบรารีออนไลน์และออฟไลน์ที่เรียบง่ายในโครงสร้าง SharePoint เพื่อจัดเก็บข้อมูลสำคัญอย่างมีเหตุผลและสม่ำเสมอ และ Colligo ช่วยให้ดำเนินการจาก Outlook ได้อย่างง่ายดาย จากนั้นตัวแทนของพนักงานจะแชร์วิธีการทำงานร่วมกับผู้อื่น ซึ่งทำให้ทีมโครงการใช้ SharePoint มากขึ้น
ด้วยการรวมการเข้าถึงโฟลเดอร์ SharePoint เข้ากับ Outlook โดยตรงโดยใช้ Colligo Email Manager พนักงานของ Ovivo สามารถบันทึกอีเมลและไฟล์แนบลงใน SharePoint ได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย Outlook ของพวกเขา เพียงไม่กี่คลิก พนักงานจะบันทึกอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการและไฟล์แนบลงในไลบรารีที่เกี่ยวข้องใน SharePoint Colligo จะจัดเก็บฟิลด์สำคัญ เช่น หัวเรื่อง ผู้ส่ง และวันที่เป็นข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติ
ทุกคนในทีมโครงการสามารถค้นหา ค้นหา และแชร์ลิงก์ที่ปลอดภัยไปยังอีเมลและไฟล์แนบอันมีค่าได้อย่างรวดเร็ว ขณะที่บันทึกและติดแท็กด้วยข้อมูลเมตาที่เป็นประโยชน์ การประหยัดเวลาและการเข้าถึงข้อมูลที่สมบูรณ์นำไปสู่การจัดการโครงการที่ทำกำไร และช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะทำงานจากข้อมูลที่ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน
แม้แต่พนักงาน Ovivo ที่ทำงานในสถานที่ที่มีแบนด์วิธต่ำก็ใช้ Colligo Email Manager เพื่อบันทึกและจัดประเภทอีเมลไปยังไลบรารี SharePoint แบบออฟไลน์ แพลตฟอร์มที่สมบูรณ์ของ Colligo หมายความว่าพนักงาน Ovivo สามารถเข้าถึง SharePoint จาก Outlook ภายในองค์กร บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และใน Office 365
ผลลัพธ์
ขณะนี้ Colligo Email Manager มีการใช้งานมานานกว่าหนึ่งปีกับโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ของ Ovivo เพื่อบันทึกอีเมล ไฟล์แนบ และเอกสารลงใน SharePoint การบรรลุการเปลี่ยนแปลงไปใช้ SharePoint ทั่วทั้งบริษัทโดยสมบูรณ์นั้นยังคงมีระยะเวลาไม่กี่ปี แต่ Ovivo ได้เห็นผลกระทบอันมีค่าแล้ว รวมถึงการชดใช้ค่าใช้จ่ายหลายแสนบาทสำหรับโครงการที่ล่าช้า ประหยัดหลายพันในการค้นพบทางกฎหมาย และการเปลี่ยนพฤติกรรมของทีมไปสู่การจับภาพและ การปกป้องความรู้ของโครงการ
การเรียกคืนต้นทุนโครงการทั้งหมด Ovivo ประสบปัญหาความล่าช้าอย่างมากกับโครงการ $200,000,000 ในแอฟริกาใต้ ธุรกิจดำเนินธุรกิจแบบต้นทุนบวก ซึ่งเป็นการพิสูจน์ต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ด้วย Colligo ที่ทำให้ประหยัด SharePoint ได้เร็วและง่ายขึ้น ทีมจึงจัดทำเอกสารและปกป้องต้นทุนโครงการได้อย่างแม่นยำ และด้วยเหตุนี้ Ovivo จึงสามารถชดเชยค่าบำรุงรักษาได้เกือบ $1,000,0000 พวกเขากำลังใช้อีเมลและเอกสารเดียวกันที่บันทึกไว้ใน SharePoint ผ่านทาง Colligo เพื่อยืนยันการอ้างสิทธิ์เพิ่มเติม $1,500,000
การค้นพบทางกฎหมายอย่างทันท่วงทีและประหยัด ในคดีอนุญาโตตุลาการทางกฎหมายในออนแทรีโอ ก่อนยุค SharePoint Ovivo ใช้เวลา $300,000 กับที่ปรึกษา นอกเหนือจากเวลาพนักงานหลายเดือนเพื่อดึงเอกสารด้วยตนเอง จากการเปรียบเทียบ Ovivo ได้ใช้ Colligo ในอนุญาโตตุลาการการก่อสร้างหลักสองแห่ง เพื่อย้ายกล่องจดหมายที่สมบูรณ์ของอดีตผู้จัดการไปยังห้องสมุดที่แยกจากกัน ไลบรารีอีเมลใน SharePoint เชื่อมต่อกับรายการหัวข้อการอ้างสิทธิ์ด้วยการค้นหาแบบย้อนกลับ การค้นหาสามารถทำได้ง่ายมากใน SharePoint โดยใช้โปรแกรมดูในตัวเพื่อระบุเอกสารที่เกี่ยวข้องและเชื่อมโยงกับหัวข้อที่ถูกต้อง ความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบ แสดงความคิดเห็น และแท็กไฟล์ทำให้สามารถสร้างรายการเอกสารที่ค้นหาได้ง่าย หลายคนสามารถทำงานในโครงการเหล่านี้ได้ในคราวเดียว และพวกเขาสามารถให้ SharePoint เข้าถึงที่ปรึกษาภายนอกได้
รวบรวมความรู้โครงการให้เสร็จสมบูรณ์ รองประธานฝ่ายไอทีของ Ovivo เชื่อว่า Colligo เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้พนักงานนำ SharePoint มาใช้ Colligo ได้ช่วยให้พนักงานเลิกนิสัยเก่าๆ และบันทึกอีเมลไปที่ SharePoint จากกล่องจดหมายของพวกเขาอย่างเป็นธรรมชาติ ดังนั้นจึงสร้างองค์ความรู้ในโครงการมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ที่สมบูรณ์และยั่งยืนสำหรับ Ovivo
