Northumbrian Water ใช้ SharePoint Syntex และ Microsoft Viva Topics ในการส่งมอบความรู้

สรุป

น้ำถือเป็นทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำรงชีวิตและตาม น้ำสหราชอาณาจักรโดยเฉลี่ยแล้วคนในสหราชอาณาจักรเพียงแห่งเดียวใช้น้ำเกือบ 142 ลิตรในแต่ละวัน หากมองในแง่นี้ นั่นคือประมาณ 3.5 เท่าของปริมาณของเหลวในร่างกายมนุษย์โดยเฉลี่ย แต่น้ำที่เราพึ่งพานั้นไม่ได้ปรากฏขึ้นอย่างน่าอัศจรรย์ในแก้วดื่มของเราหรือไหลผ่านหัวฝักบัวของเรา แต่จะถูกส่งผ่านท่อและทางน้ำที่มีการวางแผน บำรุงรักษา และตรวจสอบอย่างประณีต ต้องใช้ความคิด การวางแผน และโครงสร้างพื้นฐานของมนุษย์มากมาย การส่งมอบน้ำสะอาดต้องได้รับการดูแลและทำงานหนักของบริษัทต่างๆ เช่น Northumbrian Water

ให้บริการผู้คนมากกว่า 4.4 ล้านคนในสหราชอาณาจักร น้ำนอร์ธัมเบรีย ให้บริการน้ำและสิ่งปฏิกูลทั่วเทศมณฑลทางตอนเหนือของอังกฤษ ได้แก่ นอร์ธัมเบอร์แลนด์ ไทน์แอนด์แวร์ และเดอร์แฮม และบางส่วนของนอร์ธยอร์กเชียร์ ด้วยความทุ่มเทในการให้บริการน้ำที่เชื่อถือได้และยืดหยุ่นซึ่งมีความสำคัญต่อสุขภาพของประชาชน ในขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์ที่ไม่มีใครเทียบได้ให้กับลูกค้า Northumbrian Water ได้กลายเป็นผู้นำในด้านของตน โดยใช้ประโยชน์จากนวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อส่งมอบตามคำมั่นสัญญา

ท้าทาย

เช่นเดียวกับอุตสาหกรรมบริการอื่นๆ การสุขาภิบาล การทำให้บริสุทธิ์ และการกระจายน้ำมักอาศัยกระบวนการแบบดั้งเดิมที่ล้าสมัย รวมถึงเอกสารประกอบและการทำแผนที่ที่เป็นกระดาษ การบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง และอื่นๆ แต่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Northumbrian Water ได้เริ่มใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป โดยมองหาการใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการและจัดการความรู้ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดและประสบการณ์ที่ดีที่สุดของลูกค้าในท้ายที่สุด

เพื่อให้บริการแก่ประชากรจำนวนมหาศาลทั่วภูมิภาค Northumbrian Water จึงบริหารจัดการเครือข่ายน้ำและสิ่งปฏิกูลเป็นระยะทางหลายพันกิโลเมตร เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการบำรุงรักษาอย่างเพียงพอ การดำเนินการดังกล่าวจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารโดยละเอียดของทรัพย์สินทุกรายการในเครือข่าย ส่งผลให้ขณะนี้มีเอกสารประมาณ 20 ล้านฉบับ เราจะจัดเรียงไฟล์เก็บถาวรขนาดใหญ่นี้เพื่อค้นหาเอกสารเฉพาะได้อย่างไร และมีวิธีที่พนักงานสามารถเชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ เกี่ยวกับสินทรัพย์ สถานที่ หรือกระบวนการที่กำหนดได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ พวกเขาจะเข้าถึงความรู้ที่แท้จริงที่เก็บไว้ในใจของแรงงานสูงวัยหรือผู้มีประสบการณ์ในท้องถิ่นได้อย่างไร?

ด้วยความปรารถนาที่จะทำลายอุปสรรคที่ขัดขวางองค์กรจากการค้นหาและใช้ประโยชน์จากความรู้ที่สำคัญขององค์กรอย่างรวดเร็ว Northumbrian Water จึงจ้าง ClearPeople ซึ่งเป็นพันธมิตรระดับ Gold ของ Microsoft เพื่อช่วยแก้ไขความต้องการในการรวบรวมความรู้และการค้นพบโดยการปรับใช้และใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี Microsoft 365 ล่าสุด

กลยุทธ์

เพื่อเริ่มต้นเส้นทางการเปลี่ยนแปลงความรู้ Northumbrian Water ได้ย้ายเอกสารทั้งหมด 20 ล้านฉบับที่จัดเก็บไว้ในระบบต่างๆ ไปยัง Microsoft SharePoint เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้จากที่เก็บข้อมูลกลางแห่งเดียว Northumbrian Water ประมาณการว่าในปีต่อๆ ไป จำนวนเอกสารนี้มีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นมากกว่าสองเท่า หรือมากถึง 50 ล้านเอกสาร

หลังจากการโยกย้าย ClearPeople ทำงานร่วมกับ Microsoft เพื่อจัดเตรียม Knowledge Discovery Workshop ให้กับ Northumbrian ซึ่งเป็นเวิร์กช็อปที่ได้รับทุนสนับสนุนจาก Microsoft ซึ่งพันธมิตรจะประเมินแหล่งที่มาของเนื้อหา ประเภทเนื้อหา และการเดินทางและสถานการณ์ของผู้ใช้ เพื่อพัฒนาโครงการนำร่องของโซลูชัน Microsoft Knowledge and Content Services ร่วมกับ โซลูชั่นของตนเอง ในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการนำร่องนี้ ClearPeople ได้เปิดตัวโซลูชัน Microsoft 365 นั่นคือ Atlas ซึ่งรวมเครื่องมือ Microsoft 365 เช่น Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Viva Topics และ SharePoint Syntex ไว้ในแพลตฟอร์มรวมเดียวเพื่อประสบการณ์ที่ราบรื่น

ด้วยการใช้ประโยชน์จาก Microsoft Viva Topics และ SharePoint Syntex ทำให้ Northumbrian Water ค้นพบพลังและความเป็นไปได้ของโซลูชันความรู้ล่าสุดของ Microsoft ได้อย่างรวดเร็ว “เนื้อหาของเราที่แพร่หลายในการแชร์ไฟล์และระบบเดิมอื่นๆ รวมอยู่ในที่เดียวแล้ว และตอนนี้เราสามารถเริ่มทำสิ่งที่เคยทำยากมากในอดีตได้แล้ว ฉันตื่นเต้นมากเพราะเป็นครั้งแรกที่เราได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเนื้อหาทั้งหมดที่เรามี และเราสามารถเริ่มต่อยอดเนื้อหานั้นและทำสิ่งที่น่าสนใจกับมันได้” Craig Stanley ที่ปรึกษาด้านการผลิตน้ำและการทำงานร่วมกันของ Northumbrian กล่าว

ด้วย Microsoft Viva Topics พนักงานที่ Northumbrian Water สามารถระบุสินทรัพย์ โครงการก่อสร้าง และแม้กระทั่งกระบวนการสำหรับงานที่พวกเขาทำ โดยไม่ต้องออกจากแอปพลิเคชันที่พวกเขากำลังทำงานอยู่หรือเรียกใช้คำค้นหาจำนวนมาก หากผู้ปฏิบัติงานทราบว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนปั๊ม พวกเขาสามารถเลื่อนเมาส์เหนือคำที่ไฮไลต์ใน SharePoint และดูการ์ดหัวข้อที่เกี่ยวข้อง แสดงผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับปั๊มนั้นโดยเฉพาะ อ่านคำอธิบาย และเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุด ด้วย Viva Topics พนักงานที่ Northumbrian จะได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับหัวข้อที่พวกเขาต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การเปลี่ยนแปลงเกมที่อาจเป็นไปได้มากยิ่งขึ้นคือการใช้ SharePoint Syntex ของ Northumbrian Water ซึ่งเป็นส่วนเสริมล่าสุดของ Microsoft Content Services SharePoint Syntex ใช้ AI ขั้นสูงและการสอนเครื่องจักรเพื่อขยายความเชี่ยวชาญของมนุษย์ ทำให้การประมวลผลเนื้อหาเป็นแบบอัตโนมัติ และเปลี่ยนเนื้อหาให้เป็นความรู้ การใช้โมเดล AI แบบไม่ต้องใช้โค้ด ผู้ใช้สามารถรวบรวมความเชี่ยวชาญเพื่อจัดประเภทและแยกข้อมูล และใช้เมทาดาทาโดยอัตโนมัติ ทำให้แชร์และค้นพบเนื้อหาได้ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

ด้วยการใช้พลังของ AI ทำให้ Northumbrian Water กำลังสอน SharePoint Syntex ถึงวิธีการจดจำภาพวาดเฉพาะ รวมถึงแผนที่โครงสร้างพื้นฐาน เพื่อให้พวกเขาสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญจากภาพวาด บันทึก และทำให้ผู้เชี่ยวชาญทั่วทั้งองค์กรค้นหาได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างหนึ่งที่ Northumbrian Water เห็นว่า SharePoint Syntex มีคุณค่าอย่างเหลือเชื่อต่อองค์กรคือการเก็บข้อมูลความรู้ที่พนักงานสูงอายุ เช่น แผนที่ที่วาดด้วยมือ ใช้โมเดล AI เพื่อจดจำองค์ประกอบสำคัญต่างๆ และบันทึกและบันทึกส่วนประกอบเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญใหม่ ๆ เข้าถึงความรู้ได้ในขณะที่พวกเขาออนบอร์ด

Craig Stanley แบ่งปันตัวอย่างต่อไปนี้:

“เรามีสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์ทำงานในพื้นที่ชนบทซึ่งใช้รถตู้เก่ามากในการคมนาคม รถตู้ถึงกำหนดเปลี่ยน แต่เขาไม่ยอมให้เราเปลี่ยนใหม่ ในที่สุด ทีมงานอุปกรณ์ก็ได้เรียนรู้สาเหตุ ขณะที่เขาขับรถไปยังพื้นที่ต่างๆ เขาก็วาดภาพบนเพดานซึ่งมีสายไฟหลักและทรัพย์สินบางอย่างอยู่”

ด้วยเทคโนโลยีเหล่านี้ Northumbrian Water กำลังจัดการกับความท้าทายในการเปลี่ยนความรู้จากแรงงานที่มีอายุมากขึ้น ทำให้สามารถค้นพบความรู้ได้มากขึ้น และลดขั้นตอนการสืบค้นให้สั้นลง สแตนลีย์กล่าวว่า “ด้วย SharePoint Syntex และ Microsoft Viva Topics เราได้ค้นพบวิธีที่สามารถรวบรวมข้อมูลและบุคลากรทั้งหมดของเรามารวมกัน และระบุผู้เชี่ยวชาญประเภทเหล่านั้นในธุรกิจของเรา และยังระบุและจัดการข้อมูลในหัวข้อที่สามารถจัดการได้มากขึ้น” การทำเช่นนี้ Northumbrian Water จะสามารถสร้างมรดกของตนในฐานะผู้นำด้านนวัตกรรมในการบริการน้ำและบำบัดน้ำเสีย ขณะเดียวกันก็ก้าวไปไกลกว่ากระบวนการแบบเดิมที่ล้าสมัย ด้วยการประหยัดเวลาด้วยประสบการณ์การค้นหาที่ได้รับการปรับปรุง ขจัดงานที่ต้องทำเองหลายอย่าง ทำให้การค้นหาเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ และปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกับ SharePoint Syntex และ Microsoft Viva Topics ทาง Northumbrian Water ประเมินว่าพวกเขาจะประหยัดเงินได้ 50 ล้านปอนด์ในช่วง 36 เดือนข้างหน้า

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม