Quest ช่วยให้ NHS Arden และ GEM โยกย้ายไปยัง Office 365 ได้อย่างราบรื่น

เผยแพร่เมื่อ มีนาคม 10, 2020

สรุป

NHS (บริการสุขภาพแห่งชาติ) Arden และ GEM (AGEM) Commissioning Support Unit (CSU) ให้บริการที่หลากหลายแก่ NHS England (NHSE) และเป็นหนึ่งใน CSU ที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ พวกเขาทำหน้าที่เป็นพันธมิตรที่มีคุณค่าและไว้วางใจได้สำหรับคณะกรรมาธิการ หน่วยงานท้องถิ่น และผู้ให้บริการ เพื่อรับมือกับความท้าทายที่พวกเขาเผชิญในการสร้างบริการแบบบูรณาการ คุณภาพสูง และคุ้มค่า ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ด้านสุขภาพที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน

ทีมไอทีขนาดเล็กของ AGEM มีทรัพยากรที่จำกัดในการย้ายจาก SharePoint 2010 ไปยัง Office 365 เพื่อช่วยบรรลุเป้าหมายที่เน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรกสำหรับตนเองและลูกค้า รวมถึงกลุ่มการว่าจ้างทางคลินิก (CCG) 60 กลุ่ม NHSE ความไว้วางใจของผู้ให้บริการ และหน่วยงานท้องถิ่น

พวกเขามองหา Quest และ Metalogix เพื่อช่วยพวกเขาในการโยกย้ายจากตำแหน่งเดิมที่แตกต่างกันไปเป็นโซลูชันอัจฉริยะที่ผสานรวมเป็นหนึ่งเดียวซึ่งใช้ Office 365

ท้าทาย

ด้วยทีมไอทีสามคน AGEM มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการผู้ใช้ 1,500 รายทั่วทุกภูมิภาค ในฐานะส่วนหนึ่งของขอบเขต พวกเขามองหาการประหยัดต่อขนาดทั่วทั้งกระดาน

ในปี 2013 AGEM ได้สรุปแนวทางสำหรับตนเองและลูกค้าไว้ก่อน นโยบายเน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรกของรัฐบาลสหราชอาณาจักร- พวกเขาเริ่มการเดินทางโดยเผชิญหน้ากับ ซึ่งส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนและการสูญเสียความพยายาม พวกเขารู้ว่าพวกเขาไม่มีเวลาที่จะเสียไปหากต้องการลดจำนวนไซโลของระบบและปรับปรุงความสามารถของทีมในการสนับสนุนผู้ใช้ปลายทาง

ทีมไอทีต้องการย้าย SharePoint 2007 และ SharePoint 2010 เพื่อใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาด พวกเขาเลือก Office 365 เป็นแพลตฟอร์มเนื่องจากชุดเครื่องมือมอบ "มีด Swiss Army" ให้พวกเขา เป็นโซลูชันที่ปรับขนาดได้ ยืดหยุ่น และมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ AGEM ชอบที่ผู้ใช้มีประสบการณ์ที่คุ้นเคยไหลผ่านเครื่องมือต่างๆ ซึ่งช่วยในการนำไปใช้ของผู้ใช้ปลายทาง

ด้วยทรัพยากรที่จำกัดของทีม พวกเขาจึงเริ่มกระบวนการย้ายจากตำแหน่งเดิมที่แตกต่างกันไปเป็นโซลูชันอัจฉริยะที่ครบวงจรด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้มีความเสี่ยงที่สำคัญต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ เนื่องจากสมาชิกในทีมย้ายเนื้อหาระหว่างระบบด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังใช้ภาระงานประจำวันของทีมเป็นส่วนใหญ่ และทำให้ทีมไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่หน้าที่หลักอื่นๆ ของตนได้

งานแรกๆ ประการหนึ่งของ AGEM คือการค้นหาโซลูชันที่สามารถลบกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองออกไป และยังพิสูจน์ได้ว่าพวกเขาสามารถย้ายฟาร์ม SharePoint เดิมในท้องถิ่นของตนได้อย่างถูกต้องและราบรื่น รวมถึงบัญชีการจัดการทางการเงินด้วย สิ่งสำคัญคือพวกเขาจะต้องสามารถแสดงให้เห็นผ่านการตรวจสอบในอนาคตว่าข้อมูลไม่มีการเปลี่ยนแปลงในทางใดทางหนึ่งและปลอดภัย

“ก่อนที่จะมีส่วนร่วมกับ Metalogix [ส่วนหนึ่งของ Quest] เราติดอยู่ในกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและจัดการกับการขาดแคลนตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทันทีในการดำเนินงาน” Chris Reynolds หัวหน้าฝ่ายนวัตกรรมและการพัฒนาผลิตภัณฑ์กล่าว . “นั่นหมายความว่า เราไม่สามารถกู้คืนเอกสารหรือไลบรารีโดยละเอียดได้อย่างง่ายดาย และมั่นใจว่าจะทำได้อย่างถูกต้อง”

กลยุทธ์

“เมื่อเราเริ่มดู Metalogix เราทึ่งมากว่าเราจะทำให้การโยกย้ายเกิดขึ้นได้อย่างไร” Reynolds กล่าว Metalogix มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับ AGEM และใช้เวลาฟังสิ่งที่พวกเขาพยายามทำให้สำเร็จ และวิธีที่พวกเขาต้องการไปให้ถึงจุดนั้น Metalogix นำความรู้นั้นมานำเสนอโซลูชัน Essentials สำหรับ Office 365 และแสดงแผนงานสู่ความสำเร็จให้กับ AGEM

“Metalogix แสดงให้เราเห็นว่าพวกเขาสามารถช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร แทนที่จะแค่พยายามขายใบอนุญาตให้เรา และไม่บอกแผนเหมือนกับคู่แข่งบางราย” Reynolds รับทราบ “แล้วมันก็เปลี่ยนแนวทางทั้งหมดของเรา”

AGEM เริ่มย้ายข้อมูลจำนวนเล็กน้อยในตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตาม NHS ทั้งหมดเมื่อย้ายเนื้อหาทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจากข้อมูลในองค์กรไปยังคลาวด์ พวกเขารู้สึกตื่นเต้นมากที่สามารถรักษาการควบคุมเวอร์ชันได้ และสามารถดูเนื้อหาภายในองค์กรและในระบบคลาวด์ได้ นั่นทำให้พวกเขาสบายใจเมื่อรู้ว่าพวกเขาพร้อมสำหรับการตรวจสอบทุกประเภททุกเมื่อ

นอกจากนี้ AGEM ยังสามารถใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของเครื่องมือ ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนอื่นๆ ของธุรกิจได้ ด้วย Metalogix พวกเขาสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นและลดระดับความเครียดลงได้ เนื่องจากไม่ต้องเผชิญกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองหรือต้องกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของมนุษย์อีกต่อไป

Metalogix ยังจัดการฝึกอบรมและการสนับสนุน AGEM ผ่านทาง Metalogix Academy เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นและดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น พวกเขามีอักขระพิเศษที่ใช้ รวมถึงสัญลักษณ์รูปแม่กุญแจที่แสดงไม่ถูกต้องในอินเทอร์เฟซ Metalogix ทีมสนับสนุนได้แก้ไขปัญหานี้ในการอัพเดตรายสัปดาห์ครั้งถัดไป

“เราเห็นผลตอบแทนจากการลงทุนได้ทันทีด้วยการลดชั่วโมงทำงานที่จำเป็นสำหรับการย้ายข้อมูลลงอย่างมาก และเราไม่ต้องกังวลกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของผู้ใช้อีกต่อไป” Reynolds กล่าว

ขณะนี้ AGEM ใช้ Office 365 พวกเขากำลังใช้งาน SharePoint ในเชิงรุก และสร้างบริการที่พวกเขาใช้ การนำ Microsoft Teams มาใช้เป็นการบูรณาการประสบการณ์ผู้ใช้ทั่วทั้งชุดเครื่องมือ และได้สร้างการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนในการทำงาน ช่วยให้พวกเขาทำงานเป็นทีมจากหลายสาขากับลูกค้าและห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความล่าช้าและปรับปรุงการบริการที่มอบให้

พวกเขายังใช้โหนด Power BI เฉพาะเพื่อมอบข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่รวมแหล่งข้อมูลที่สิ้นหวังหลายแห่ง งานนี้ครอบคลุมถึงเส้นทางของผู้ป่วย บุคลากร การเงิน และการจัดการเหตุการณ์ ช่วยให้ AGEM เปิดเผยสิ่งที่ไม่ทราบและแสดงข้อมูลสำคัญที่สำคัญ

นอกจากนี้ ด้วย Microsoft Forms และ Power Automate พวกเขาใช้แผนผังการตัดสินใจและการแจ้งเตือนเพื่อเสริมศักยภาพผู้ใช้ด้วยข้อมูลที่พวกเขาต้องการในเวลาที่เหมาะสม

“เราอยากให้ทุกคนมองเราเพื่อหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ด้วยการสนับสนุนและความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องของ Metalogix เรารู้ว่าเราจะสามารถสรุปทั้งหมดนี้ให้เป็นบริการเพื่อช่วยเหลือลูกค้าของเราและหน่วยธุรกิจอื่นๆ ของ NHS ได้” Reynolds กล่าว

การใช้ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 ทำให้ AGEM สามารถทำงานร่วมกันและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งพื้นที่ที่กระจัดกระจาย

Chris Reynolds (หัวหน้าฝ่ายนวัตกรรมและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หน่วยสนับสนุนการว่าจ้าง NHS Arden และ GEM)

ผลลัพธ์

“ถ้าฉันไม่มี Metalogix ฉันจะไม่สามารถทำสิ่งที่ฉันสามารถทำได้ ข้อมูลทางการเงินที่เราย้ายจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่แทบจะไม่ทำงาน ถ้าฉันจะต้องย้ายข้อมูลจำนวนนั้นด้วยจำนวนโฟลเดอร์และโครงสร้างย่อย เราสองคนก็คงจะทำงานได้หนึ่งเดือน”

“เครื่องมือที่เหมาะสมจะจ่ายผลตอบแทนเองภายในไม่กี่สัปดาห์ คุณไม่จำเป็นต้องให้คนนั่งและหมุนที่จับเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้ Metalogix มีความยืดหยุ่นอย่างไม่น่าเชื่อในการพัฒนาตามพื้นที่ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และเรารู้ว่า Metalogix สามารถส่งมอบครั้งแล้วครั้งเล่า และเราสามารถเห็นการตรวจสอบได้ตลอดเวลา เรามีความไว้วางใจและศรัทธา” เรย์โนลด์สกล่าว

ขณะที่พวกเขาเดินทางต่อไปยังระบบคลาวด์ AGEM กำลังมองหาอนาคตและกำลังลงทุนในทีม Office 365 ที่ต้องพบปะกับลูกค้า เพื่อปรับใช้โซลูชันสำหรับลูกค้า เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นและทำงานได้อย่างรวดเร็ว

พวกเขาต้องการยกระดับประสบการณ์ของพวกเขากับ Metalogix และสรุปเป็นบริการสำหรับลูกค้าของพวกเขา ตอนนี้พวกเขาสามารถหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของข้อมูล ค้นหาขยะที่เป็นอยู่ และย้ายเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ทีมงาน AGEM Office 365 มีความคล่องตัวมากขึ้นและสามารถตอบสนองต่อสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ทำให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่บทบาทหลักของตนได้

“ขณะนี้เรากำลังพิจารณาวิธีการอื่นๆ มากมายที่เราสามารถใช้โซลูชัน Metalogix ได้ เรากำลังกระจายข่าวและต้องการให้ผู้อื่นได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนแบบเดียวกับที่เรามี” Reynolds กล่าว “ฉันเชื่อใน Essentials สำหรับ Office 365 จริงๆ มันทำงานได้ดีและยังคงทำงานได้ดีอยู่”

การใช้ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 ทำให้ AGEM สามารถทำงานร่วมกันและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งพื้นที่ที่กระจัดกระจาย

การใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคของ Teams สามารถใช้ประโยชน์ได้เมื่อจำเป็น ณ จุดที่ให้ผลตอบแทนดีที่สุด

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม