NPCA ปรับปรุงการรายงานการลาภายในและกิจกรรมหลักผ่าน PowerApps, Microsoft Flow

สรุป

National Parks Conservation Association (NPCA) ก่อตั้งขึ้นในปี 1919 เป็นองค์กรอิสระที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดที่ทำงานเพื่อเสริมสร้างและปกป้องสถานที่โปรดของอเมริกามานานกว่า 100 ปี ด้วยสมาชิกและผู้สนับสนุน 1.3 ล้านคน NPCA ทำหน้าที่เป็นกระบอกเสียงของอุทยานแห่งชาติของอเมริกา ปกป้องและอนุรักษ์สถานที่อันโดดเด่นและสร้างแรงบันดาลใจที่สุดของอเมริกาสำหรับคนรุ่นปัจจุบันและอนาคต

NPCA เริ่มต้นการเดินทางในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลโดยใช้กลยุทธ์ที่เน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรกด้วยการเปิดตัว Office 365, Microsoft Teams และ Power Platform ขณะที่พวกเขาเริ่มมองหาโซลูชันสมัยใหม่ที่สามารถทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นระบบอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพได้ NPCA จึงหันไปขอความช่วยเหลือจาก Technovert

ท้าทาย

ในธุรกิจการปกป้องและอนุรักษ์อุทยานธรรมชาติ ด้วยทีมงานที่ประกอบด้วยสมาชิกและผู้สนับสนุน ผลผลิตและประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์และความรับผิดชอบของพนักงานและสมาชิก การส่งเสริมการทำงานร่วมกันและรักษาประสิทธิภาพการทำงานอาจเป็นเรื่องยาก กปปส.ก็เป็นเช่นนั้น ด้วยความต้องการใช้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการรายงานการลาและกิจกรรม และการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ NPCA จึงได้ร่วมมือกับทีมผู้เชี่ยวชาญ SharePoint ของ Technovert เพื่อปรับใช้และปรับใช้โซลูชันการจัดการงานดิจิทัล

กลยุทธ์

NPCA ซึ่งเป็นพันธมิตรเชิงลึกกับ Technovert เข้าใจถึงปัญหาคอขวดและการสูญเสียชั่วโมงการผลิตที่เกิดจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพในการยื่นข้อมูลการลาและกิจกรรมต่างๆ และการรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน

การติดตาม การอนุมัติ และการรายงานถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมบัญชี NPCA ในการประมวลผลเช็คเงินเดือน และเข้าถึงงบประมาณการใช้งานและกำลังคน ทีมงานพบว่าโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดคือการใช้ Microsoft PowerApps และ Office 365

เมื่อใช้ Microsoft PowerApps ทีมได้สร้างแอปเพื่อติดตามและรายงานการลาและกิจกรรมอื่นๆ ทำให้สามารถจัดเก็บรายงานการลาและงานได้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยเหลือพนักงานในการยื่น ติดตาม และอัปเดตความพยายามอันมีค่าของพวกเขาจากอุปกรณ์หรือฟอร์มแฟกเตอร์ใดๆ

แอปถูกสร้างขึ้นโดยใช้ Common Data Service (CDS) เป็นแหล่งข้อมูลหลักพร้อมการเชื่อมต่อเพิ่มเติมกับ SharePoint Online และ Microsoft Flow ผ่านการเชื่อมต่อเหล่านี้ ผู้จัดการการรายงานและทีมการเงินสามารถตรวจสอบหลักฐานที่ส่งมาจาก SharePoint ดำเนินการ และทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ด้วย Microsoft Flow ที่อัปเดตแอป ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพ ปราศจากข้อผิดพลาด และปลอดภัย

แอปพลิเคชันทางธุรกิจใช้หลายเอนทิตีภายใน Common Data Store และแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วย Canvas สำหรับกระบวนการอัตโนมัติ ข้อมูลจะถูกดึงมาจากฐานข้อมูลภายในและไฟล์ Excel ต่างๆ และแสดงบนหน้าจอเดียว เมื่อผู้ใช้ดูหรืออัปเดตบันทึก ข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์กับรายการ SharePoint เพื่อความซ้ำซ้อนด้วย ผู้ใช้สร้างงานและออกจากรายงาน ส่งเอกสาร และป้อนข้อมูลไว้ในที่เดียว ซึ่งผู้อนุมัติและผู้จัดการการรายงานสามารถเข้าถึงและประมวลผลได้ตรงเวลา

เมื่อส่งรายงานงานใหม่ สามารถสอบถามข้อมูลผู้ใช้และโครงสร้างการรายงานได้จาก Microsoft Graph ทำให้สามารถดูและจัดเก็บข้อมูลสำคัญของผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ฟีเจอร์การใช้งานประเภทนี้ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้และลูกค้า ประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่า และเพิ่มความแม่นยำและการจดจำ แดชบอร์ดเพิ่มเติมสำหรับผู้จัดการการเคลมและทีมการเงินให้ฟังก์ชันและความสามารถที่จำเป็นในการจัดการการเคลมค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์

เมื่อใช้แอปพลิเคชันใหม่ พนักงานของ NPCA สามารถยื่นการลา รายงานกิจกรรม และการเรียกร้องภายในอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งผู้จัดการการรายงานสามารถตรวจสอบและอนุมัติได้ ทีมการเงินสามารถเข้าถึงหลักฐานที่ส่งมาทั้งหมดได้ในร้านค้าทั่วไปแห่งเดียวที่ปลอดภัยด้วยสิทธิพิเศษที่จำเป็น ด้วยการจัดการข้อมูลทั้งหมดนี้จากส่วนกลางภายใน Office 365 และมีกระบวนการทั่วไปสำหรับการติดตามการเรียกร้อง กระบวนการนี้ง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และรับประกันความแม่นยำในระดับที่ลึกยิ่งขึ้นทั่วทั้งองค์กร