National Grid ช่วยให้มีความสอดคล้องและประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการเรื่องกฎหมายด้วย Office 365 และ Repstor

สรุป

National Grid plc เป็นบริษัทสาธารณูปโภคด้านไฟฟ้าและก๊าซข้ามชาติของอังกฤษ ซึ่งมีสำนักงานใหญ่ในลอนดอน เป็นหนึ่งในระบบสาธารณูปโภคที่นักลงทุนเป็นเจ้าของรายใหญ่ที่สุดในโลก และมีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงผู้คนหลายล้านคนเข้ากับพลังงานที่พวกเขาใช้ - ปลอดภัย เชื่อถือได้ และมีประสิทธิภาพ

National Grid มีแผนกกฎหมายภายในขนาดใหญ่ในสหราชอาณาจักร การปรับโครงสร้างองค์กรของธุรกิจกระตุ้นให้ฝ่ายกฎหมายปรับปรุงและประสานงานกับวิธีจัดการเรื่องทางกฎหมาย

หลังจากการตรวจสอบตลาดอย่างละเอียดแล้ว National Grid ได้เลือก ES/Unity ซึ่งขับเคลื่อนโดย Repstor ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการวงจรการใช้งานสสารบน Office 365 เพื่อให้วิธีที่พนักงานจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารและอีเมลที่เกี่ยวข้องกับสสารมีความสอดคล้องกัน

ท้าทาย

National Grid มีแผนกกฎหมายภายในขนาดใหญ่ในสหราชอาณาจักร ประกอบด้วยหกทีมที่ให้บริการแก่องค์กรธุรกิจมากกว่า 17 แห่งและ 24 สาขาธุรกิจ การปรับโครงสร้างธุรกิจใหม่และแรงผลักดันในการจัดหาให้มากขึ้นโดยใช้ต้นทุนที่น้อยลงทั่วทั้ง National Grid ส่งผลให้หน่วยงานด้านกฎหมายต้องปรับปรุงและประสานงานกับวิธีการจัดการประเด็นทางกฎหมาย

ทีมผู้นำระบบกริดแห่งชาติกระจายตัวตามพื้นที่ต่างๆ และผู้คนจำนวนมากทำงานจากที่บ้านอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ แต่ตราบใดที่เอกสารทางกฎหมายและเส้นทางอีเมลกระจายไปทั่ว Microsoft SharePoint, ไดรฟ์ที่แชร์ และโฟลเดอร์ส่วนตัวแต่ละโฟลเดอร์ภายในคลังอีเมล การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพก็ไม่มีทางเป็นไปได้จริงๆ

แทนที่จะลงทุนในระบบการจัดการเอกสารทางกฎหมายโดยเฉพาะ National Grid ต้องการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์มาตรฐานที่ผู้ใช้มีอยู่แล้วอย่างเต็มที่ยิ่งขึ้น หลังจากทำการวิเคราะห์โดยละเอียดแล้ว พวกเขาจึงตัดสินใจเลือกระบบเฉพาะและเลือกที่จะสร้างมาตรฐานให้กับการจัดการเอกสารใน SharePoint

กลยุทธ์

หลังจากการตรวจสอบตลาดอย่างละเอียด National Grid ได้เลือก ES/Unity ซึ่งขับเคลื่อนโดย Repstor ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการวงจรชีวิตของสสารบน Office 365 ซึ่งควบคุมสภาพแวดล้อม Microsoft Office/Outlook และ SharePoint ที่มีอยู่ของบริษัท ช่วยให้แต่ละบุคคลจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารและอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องต่างๆ ได้อย่างสอดคล้องกัน โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีทำงานตามปกติ

ซอฟต์แวร์นี้ออกแบบมาเพื่อเสริม Office 365 ช่วยให้พนักงานออกแบบและสร้างพื้นที่ทำงานสำคัญใน SharePoint ได้อย่างง่ายดาย และยังแสดงผ่านการผสานรวมแบบเนทิฟกับ Microsoft Outlook ช่วยให้นักกฎหมายสามารถทำงานกับเรื่องของตนโดยใช้ประสบการณ์ผู้ใช้ Outlook ที่คุ้นเคยสำหรับการยื่นอีเมล การจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกัน และการจัดการวงจรชีวิตของเรื่อง

ผลลัพธ์

การติดตามผลแบบสำรวจผู้ใช้หลังเริ่มใช้งานจริง สมาชิกในทีมกฎหมาย 87 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าประสบการณ์ในการใช้ Repstor และวิธีการทำงานแบบใหม่นั้น 'ยอดเยี่ยม' ส่วนที่เหลืออีก 13 เปอร์เซ็นต์ก็มีความสุขเช่นกัน โดยอธิบายว่าการตั้งค่าใหม่นี้ "ดี"

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม