โซลูชันการจับภาพอัจฉริยะขยายฟังก์ชันการทำงานของ SharePoint มอบมูลค่าทางธุรกิจให้กับบริษัทโลจิสติกส์

สรุป

ในฐานะบริษัทโลจิสติกส์ที่ทำงานเพื่อปรับปรุงความต้องการด้านการขนส่งและการจัดการห่วงโซ่อุปทานของลูกค้า MIQ มีสถานการณ์การประมวลผลเอกสารที่ซับซ้อนซึ่งพวกเขาต้องการเพื่อการจัดการที่ดีขึ้น การดำเนินงานในและระหว่าง 80 ประเทศ ได้รับใบกำกับสินค้าหลายร้อยใบทุกวัน พวกเขากำลังมองหาวิธีที่จะทำให้การป้อนข้อมูลใบกำกับสินค้าและการขนส่งเป็นแบบอัตโนมัติ และใช้การจัดเก็บเอกสารเพื่อปรับปรุงกระบวนการชำระเงินของพวกเขา นอกจากนี้ MIQ ยังมองหาโซลูชันที่ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้ด้วยตนเองและจัดการภายในได้

ท้าทาย

มีความคล้ายคลึงกันของเนื้อหาในใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้ให้บริการหลายรายในจำนวนจำกัด โดยมีประมาณ 90% ที่แตกต่างกัน สิ่งนี้นำไปสู่การใช้ความพยายามด้วยตนเองจำนวนมากในการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับการจัดส่งและการป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ งานที่ต้องทำเองเหล่านี้ไม่มีประสิทธิภาพและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย กระบวนการประกอบด้วยการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ทางอีเมล เขียนข้อมูลสำคัญด้วยลายมือในแต่ละแผนก กำหนดเส้นทางผ่านแผนกต่างๆ จากนั้นจัดเรียงและวางลงในตู้เก็บเอกสาร ไม่เพียงแต่เป็นการเสียเวลาสำหรับพนักงานเท่านั้น แต่ยังทำให้การค้นหาเอกสารต้นฉบับเป็นเรื่องยากมากในภายหลัง นอกจากนี้ งานเหล่านี้ยังเพิ่มเวลาตอบสนองสำหรับบัญชีลูกหนี้ ซึ่งส่งผลเสียต่อกระแสเงินสด

การให้คำปรึกษาเบื้องต้นเป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ไม่เพียงแต่จะกำหนดว่ากระบวนการที่มีอยู่ที่ MIQ ทำงานอย่างไรในปัจจุบัน แต่ยังรวมถึงประสิทธิภาพที่พวกเขาคาดหวังด้วย Zia ซึ่งเป็นหุ้นส่วนของ Ephesoft ระบุว่า MIQ ต้องการระบบที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ปลายทาง MIQ ต้องการความสามารถในการสแกนใบแจ้งหนี้ ใช้แท็กข้อมูลเมตาที่จะส่งต่อไปยัง SharePoint และแจ้งแผนกที่เหมาะสมว่าเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบแล้ว

กลยุทธ์

Ephesoft Smart Capture ได้รับการกำหนดให้เป็นโซลูชันในอุดมคติของบริษัทยา เนื่องจากความสามารถในการจำแนก แยก จัดเรียง และดึงข้อมูลจากกระดาษ แฟกซ์ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยอัตโนมัติ พนักงานจาก MIQ เดินทางไปโบลเดอร์ รัฐโคโลราโด เพื่อฝึกอบรมโซลูชันเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าจะนำไปปฏิบัติได้สำเร็จ และเพื่อเป็นแนวทางในการเป็นผู้นำในการใช้งาน MIQ, Ephesoft และ Zia ร่วมมือกันสร้างแนวทางที่เหมาะสมที่สุดในการจัดการกับความต้องการ ECM ด้วยความสามารถในการขยาย SharePoint ของ Ephesoft

Ephesoft ทำงานร่วมกับหุ้นส่วน Zia เพื่อพัฒนาแนวทางการจัดการเอกสารที่จะขจัดการประมวลผลไฟล์ด้วยตนเอง การดำเนินการแบบสองส่วนได้รับการตัดสินใจสำหรับสองกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกัน ในช่วงระยะเวลาสามเดือน ระยะแรกของโครงการเกี่ยวข้องกับการสร้างระบบที่มีคุณสมบัติที่แข็งแกร่งซึ่งยังคงใช้งานง่าย รวมถึงความสามารถในการจับภาพของ Ephesoft ระยะที่ 2 เกิดขึ้นในอีก 3 เดือนข้างหน้า ขณะนี้ MIQ มีโซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบที่พวกเขาค้นหา โดยใช้โซลูชันการบันทึกของ Ephesoft เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ผลลัพธ์

หลังจากนำ Ephesoft Smart Capture ไปใช้ในระบบการจัดการเอกสาร MIQ ก็ได้รับผลลัพธ์ที่ชัดเจน เอกสารจะถูกสแกน อีเมลจะถูกอัพโหลดโดยตรงไปยัง Ephesoft และบันทึกย่อไว้ที่นั่นเพื่อให้เข้าถึงแผนกที่เกี่ยวข้องได้ง่าย นับตั้งแต่มีการใช้ระบบอัตโนมัติ ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก็ลดลง และสิ่งที่ได้รับการประมวลผลและรับก็โปร่งใสแล้ว ข้อมูลเมตาถูกแท็กใน Ephesoft และส่งไปยัง SharePoint ผ่านการผสานรวมที่มีประสิทธิภาพ ทำให้การค้นหาง่ายขึ้นและลดเวลาในการเรียกค้นเอกสาร เนื่องจากขณะนี้ระบบดำเนินการเร็วขึ้น ผู้ให้บริการขนส่งจะได้รับเงินเร็วขึ้น ส่งผลให้กระแสเงินสดดีขึ้น

“เราสามารถลดความเสี่ยงของการสูญหายของเอกสาร ระยะเวลาที่ใช้ในการเรียกและยื่นเอกสาร จำนวนข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล และระยะเวลาที่เราใช้ในการชำระค่าบริการให้กับผู้ให้บริการขนส่งของเรา” เอมี แฟรงคลิน กล่าว นักวิเคราะห์ธุรกิจอาวุโสที่ MIQ Logistics โซลูชันนี้ใช้ได้ผลดีกับ MIQ มาก ขณะนี้พวกเขากำลังวางแผนระยะที่สามเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม