Maire Tecnimont ปรับปรุงกระบวนการสัญญาด้วย Microsoft Syntex

สรุป

Maire Tecnimont มีสำนักงานใหญ่ในเมืองมิลาน ประเทศอิตาลี เป็นกลุ่มอุตสาหกรรมชั้นนำในภาคการเปลี่ยนแปลงทรัพยากรธรรมชาติ ได้แก่ เทคโนโลยี วิศวกรรม และการก่อสร้างในอุตสาหกรรมปลายน้ำและก๊าซและการเปลี่ยนแปลงพลังงาน องค์กรดำเนินงานใน 45 ประเทศผ่านบริษัทประมาณ 50 แห่ง ซึ่งมีบุคลากรมากกว่า 40,000 คน รวมถึงผู้ขาย ผู้รับเหมา และหุ้นส่วนจาก 70 สัญชาติทั่วโลก

Maire Tecnimont เป็นที่รู้จักกันดีในด้านนวัตกรรมและการนำเทคโนโลยีชั้นนำมาใช้ และเป็นแชมป์สำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การเปลี่ยนแปลงศูนย์ข้อมูล และโครงการบริการเนื้อหาสมัยใหม่ มีความเชื่อกันทั่วทั้งบริษัทว่าการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีล่าสุดจะให้โอกาสในการโยกย้ายจากเครื่องมือแบบเดิมที่ใหญ่โตไปสู่ส่วนประกอบและโซลูชันที่เน้นการบริการ ซึ่งจะให้บริการแก่ธุรกิจและบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น ความเชื่อนี้สอดคล้องกับภารกิจทั่วทั้งบริษัทในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของมนุษย์และปลดล็อกสติปัญญาของมนุษย์ผ่านระบบอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์ (AI)

ท้าทาย

Maire Tecnimont บริหารจัดการโครงการด้านวิศวกรรมมากมายในแต่ละปี ซึ่งส่งผลให้มีการผลิตเอกสารนับล้านฉบับ เอกสารเหล่านี้ได้รับการแบ่งปันและทำงานร่วมกันโดยแผนกต่างๆ มากกว่า 20 แผนกทั่วทั้งองค์กรตลอดจนลูกค้าของพวกเขา ส่งผลให้มีเวอร์ชันต่างๆ มากมาย

ไม่ว่าเอกสารจะเกี่ยวข้องกับการออกแบบและข้อกำหนดทางเทคนิค การควบคุมและตรวจสอบกระบวนการ การจัดส่งของลูกค้า หรือหลักประกันทางวิศวกรรมที่สำคัญอื่นๆ ผู้ควบคุมเอกสารจะต้องตรวจสอบและตรวจสอบเอกสารแต่ละฉบับตามรหัสของลูกค้า ทุกครั้งที่ส่งผ่านจากผู้ทำงานร่วมกันรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง การดำเนินการตรวจสอบคุณภาพดังกล่าวทำให้มั่นใจได้ว่าทีมงาน Maire Tecnimont ยังคงปฏิบัติตามสัญญาและกฎหมาย

ด้วยเอกสารหลายล้านฉบับ บ่อยครั้งที่สมาชิกในทีมสนับสนุนวิศวกรรมมากถึง 50 คนได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารการตรวจสอบคุณภาพ เมื่อพิจารณาจำนวนเอกสารที่ต้องตรวจสอบทั้งหมด การจัดการเอกสารเพียงอย่างเดียวจะใช้เวลาเฉลี่ย 8 วัน

เนื่องจากองค์กรมุ่งเน้นไปที่นวัตกรรม พนักงานของ Maire Tecnimont จึงกระตือรือร้นที่จะมีส่วนร่วมกับ Microsoft Partner, Protiviti และผู้เชี่ยวชาญของ Microsoft อย่างรวดเร็ว เมื่อพวกเขาได้เรียนรู้เกี่ยวกับ Microsoft Syntex ซึ่งเป็นโซลูชัน Content AI ล่าสุดของ Microsoft

Microsoft Syntex เป็นโซลูชัน Content AI ที่จะอ่าน แท็ก และจัดทำดัชนีเนื้อหาโดยอัตโนมัติ และเชื่อมต่อเนื้อหานั้นในที่ที่จำเป็น - ในการค้นหา ในแอปพลิเคชัน และเป็นความรู้ที่นำมาใช้ซ้ำได้

กลยุทธ์

เมื่อใช้ Microsoft Syntex ผู้ควบคุมเอกสารสามารถบันทึกข้อมูลสำคัญจากแต่ละเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้พวกเขาดำเนินการตรวจสอบคุณภาพได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ที่ Maire Tecnimont พนักงานได้ใช้แบบจำลองการประมวลผลเอกสารที่มีโครงสร้างซึ่งรวมอยู่ในส่วนหนึ่งของ Syntex เพื่อวิเคราะห์เอกสารที่มีโครงสร้าง เช่น สัญญาทางวิศวกรรม และแยกตัวระบุที่สำคัญ เช่น ชื่อลูกค้า หมายเลขโครงการ หมายเลขเอกสาร การแก้ไข และผู้อนุมัติ ในกรณีนี้ Maire Tecnimont Document Controllers ได้ฝึกอบรมโมเดลการประมวลผลเอกสารที่มีโครงสร้างเพื่อค้นหารหัสลูกค้า หมายเลขเอกสาร และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับสัญญา หลังจากที่สมาชิกในทีมอัปโหลดเอกสารไปยังไลบรารี SharePoint แล้ว โฟลว์ Power Automate จะทริกเกอร์โมเดลการประมวลผลเอกสารที่มีโครงสร้าง แบบจำลองจะแยกข้อมูลสำคัญ จากนั้นโฟลว์ Power Automate ที่สองจะถูกทริกเกอร์เพื่อป้อนแอตทริบิวต์ที่แยกออกมาลงในทะเบียนโครงการ

ด้วยพลังของ AI ที่มีอยู่ ผู้ควบคุมเอกสารสามารถลดเวลาที่ใช้ในงานที่น่าเบื่อและต้องใช้คนลงได้อย่างมาก และมุ่งเน้นความพยายามในการเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรทางวิศวกรรม

ผลลัพธ์

ด้วยการใช้ประโยชน์จาก Microsoft Syntex ผู้นำของ Maire Tecnimont รู้สึกว่าพวกเขากำลังมอบคุณค่ากลับคืนให้กับพนักงานของตน ในกรณีที่มีคนมากถึง 50 คนใช้เวลาโดยเฉลี่ย 8 วันในกระบวนการควบคุมเอกสาร กระบวนการต่างๆ ก็ลดลงเหลือเพียงนาทีสำหรับพนักงานสองคน พนักงานคนเดิมที่ใช้เวลาหลายวันในการตรวจสอบรหัสและคำสำคัญในเอกสารโครงการสามารถสนับสนุนด้านวิศวกรรมโดยการสร้างระบบใหม่ ซึ่งช่วยเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจและคุณค่าให้กับอาชีพการงานส่วนบุคคลของพวกเขา

การควบคุมเอกสารเป็นเพียงจุดเริ่มต้นสำหรับ Microsoft Syntex ที่ Maire Tecnimont “เรากระตือรือร้นมากเกี่ยวกับ Syntex” วิศวกรไอที Luca Simonelli กล่าว “และเราโชคดีเพราะผู้นำของเรามีแนวคิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีและอนาคตมากขึ้น” ขณะที่เทคโนโลยีพัฒนาขึ้น พวกเขาหวังว่าจะใช้ประโยชน์จาก Syntex เพื่อดึงข้อมูลจากรูปภาพและวิดีโอ เพื่อปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดในสถานที่ก่อสร้าง ตลอดจนตรวจสอบเอกสารที่ได้รับอนุญาต