สรุป
องค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพซึ่งมุ่งเน้นที่การปรับปรุงสุขภาพของมนุษย์โดยการเพิ่มมูลค่าให้กับการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ในระยะเริ่มแรก ต้องการให้ Proventeq ช่วยโยกย้ายไปยัง Microsoft 365 องค์กรต้องการย้ายออกจากระบบ Documentum ECM และใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันการทำงาน ความคล่องตัว และการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุงที่นำเสนอโดยบริการ Microsoft 365 เช่น SharePoint, OneDrive สำหรับธุรกิจ และ Teams โครงการการย้ายข้อมูลตลอดทั้งปีและการนำ Office 365 มาใช้ช่วยให้องค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพสามารถทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านวิทยาศาสตร์และองค์กรการกุศล ในขณะเดียวกันก็ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาในการวิจัยของพวกเขาด้วย
ท้าทาย
แม้ว่าองค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพจะมีระบบ Documentum ECM แต่ผู้ใช้ก็ขาดแรงจูงใจที่จะมีส่วนร่วม พวกเขาพบว่าการเข้าถึงเอกสารในระบบต้นทางนั้นยุ่งยากเนื่องจากข้อจำกัดและก่อน–ข้อกำหนดเกี่ยวกับปลั๊กอินและซอฟต์แวร์ของเบราว์เซอร์ ผู้ใช้ยังต้องการสภาพแวดล้อมที่เชื่อมต่อกันมากขึ้น โดยที่พวกเขาสามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานเสมือนที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และจากจุดเริ่มต้นที่หลากหลาย (เช่น แอป Office 365, แอป iOS, เบราว์เซอร์ ฯลฯ)
นอกจากนี้ องค์กรต้องการลดต้นทุนด้านลิขสิทธิ์ โครงสร้างพื้นฐาน และการสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับการมีระบบจัดการเนื้อหา
พวกเขาตระหนักว่าถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว อย่างไรก็ตาม การย้ายจากระบบภายในองค์กรแบบเดิมไปใช้ Office 365 ทำให้เกิดความท้าทายในตัวเอง
จำเป็นต้องมีการปรับโครงสร้างระบบไฟล์และกระบวนการใหม่อย่างมีนัยสำคัญ เพื่อให้สอดคล้องกับวิธีการจัดเก็บและเข้าถึงบันทึกใน SharePoint นอกจากนี้ โปรเจ็กต์ยังต้องมีไทม์ไลน์การย้ายข้อมูลที่เข้มงวดเพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอันเนื่องมาจากค่าใช้จ่ายในการต่ออายุใบอนุญาตและการสนับสนุน Documentum
การย้ายจาก Documentum ไม่ใช่เรื่องง่ายเนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับรูปแบบและป้ายกำกับที่เป็นกรรมสิทธิ์จากตำแหน่งเดิม ซึ่งรวมถึงระบบการจัดการทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กรการกุศลที่ได้รับการบูรณาการอย่างแน่นหนากับทรัพย์สินที่จัดเก็บไว้ใน Documentum ซึ่งจำเป็นต้องมีการอัปเดตเพื่อการย้ายข้อมูล นอกจากนี้ กระบวนการทางธุรกิจยังอาศัยระบบภายนอกที่มีการบูรณาการอย่างแน่นหนากับเอกสารที่จัดเก็บไว้ใน Documentum
กลยุทธ์
องค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพหันไปหา Proventeq เพื่อช่วยเหลือในโครงการการย้ายถิ่นฐานและการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมนี้ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การนำ Office 365 มาใช้แบบองค์รวม ทีมงานโครงการได้สร้างแผนการจัดการโครงการที่เหมาะสม โดยได้รับความเห็นชอบและดำเนินการจากทั้งสองฝ่าย พวกเขาตั้งค่าการกำกับดูแลที่จำเป็นภายใน Office 365 และได้จัดทำแผนการสื่อสารและการฝึกอบรมที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเพื่อรับประกันการนำ Office 365 ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ
ทีมงานย้ายเนื้อหาองค์กรทั้งหมดจาก Cabinet ในระบบ Documentum ไปยังไซต์แผนกที่จัดเตรียมเป็นพิเศษบน SharePoint ในขณะที่พวกเขาย้ายเนื้อหาผู้ใช้ทั้งหมดไปยังการจัดสรร OneDrive แต่ละรายการ
ทีมงานโครงการสร้างเนื้อหาให้ปลอดภัยโดยการแปลนโยบายความปลอดภัย (ตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดสำหรับแผนกการเงินและทรัพยากรบุคคล) จาก Documentum เป็น SharePoint
พวกเขาจัดเตรียมอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ทุกคน ซึ่งรวมถึงความสามารถในการเขียนร่วมเอกสารและใช้ประโยชน์จากโซลูชันบูรณาการในการแท็กเนื้อหาอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับแผนกกฎหมาย
พวกเขาสร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับทีมโครงการเพื่อทำงานในโครงการที่ทำงานอยู่และปิดไปแล้ว, พร้อมด้วยส่วนประกอบ SPFx แบบกำหนดเองเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานกับโครงการได้ดียิ่งขึ้น การปรับใช้ Microsoft Teams สำหรับโปรเจ็กต์เหล่านี้ทำให้ผู้ใช้มีแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์ได้ดียิ่งขึ้น
เพื่อให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ของข้อมูล ทีมงานได้แก้ไขความเสียหายของข้อมูลในแหล่งที่มาโดยใช้ Proventeq Migration Accelerator และยังอัปเดตระบบของบุคคลที่สามที่รวมเข้ากับ Documentum (เช่น แพลตฟอร์มการจัดการทรัพย์สินทางปัญญา)
การย้ายไปใช้ Office 365 เป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนงานที่กำลังดำเนินอยู่ของเราเพื่อรวมศูนย์และปรับปรุงการเข้าถึง และรับข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายมากขึ้นจากข้อมูลธุรกิจและข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ของเรา ด้วยการทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Proventeq ในฐานะคู่ค้าผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคของเรา เราสามารถโยกย้ายจากแพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาแบบเดิมของเราไปยัง Office 365 ได้อย่างมั่นใจ
(ผู้จัดการฝ่ายไอที ฝ่ายบริการธุรกิจ )
ผลลัพธ์
องค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพกำลังมองเห็นการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของระบบการจัดการเอกสาร เนื่องจาก SharePoint และ Microsoft Teams เมื่อใช้ร่วมกับชุด Office 365 จะสร้างสถานที่ทำงานเสมือนจริงที่ทีมสามารถพบปะ ทำงานร่วมกัน และทำงานให้เสร็จสิ้นได้, และทำงานกับเอกสารจากพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง SharePoint ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาทางธุรกิจได้จากทุกที่และจากจุดเริ่มต้นหลายแห่ง
เมื่อเปลี่ยนไปใช้ Office 365 องค์กรการกุศลด้านวิทยาศาสตร์ชีวภาพสามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก (สูงสุด 60%) โดยการลดค่าใช้จ่ายด้านลิขสิทธิ์ โครงสร้างพื้นฐาน และการสนับสนุน
ขณะนี้องค์กรมีการบริหารจัดการที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควบคู่ไปกับข้อกำหนดในการป้องกันข้อมูลสูญหายเพื่อปกป้องงานวิจัยทางวิชาการของพวกเขา
