กลุ่มการค้าอายุ 100 ปีใช้ประโยชน์จาก SharePoint, Power BI และ Flow เพื่อปรับปรุงกระบวนการภายในให้ทันสมัย

สรุป

Jewelers of America ซึ่งเป็นสมาคมสมาชิกที่ตั้งอยู่ในนิวยอร์กซิตี้ที่มีอายุ 100 ปี ใช้ประโยชน์จากแอปพลิเคชัน Office 365 รวมถึง SharePoint, Power BI และ Flow เพื่ออำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลขององค์กร องค์กรมีกระบวนการแบบแมนนวลจำนวนมาก รวมถึงฐานข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจหลายสายที่พวกเขารู้สึกว่าสามารถบูรณาการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน Jewellers of America หันไปหา Longi Engineering เพื่อใช้โซลูชัน Microsoft 365 เพื่อปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ให้ทันสมัย

ท้าทาย

Jewelers of America จำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและฐานข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจให้ทันสมัย โดยอาศัยกระบวนการที่ล้าสมัยและต้องทำด้วยมือจำนวนมาก กระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นต้องได้รับการอัปเดตนั้นรวมถึงความสามารถในการทำงานร่วมกับสมาชิกองค์กรจิวเวลรี่กว่า 2,000 รายทั่วโลก องค์กรยังต้องสามารถแสดงภาพการเติบโตของสมาชิกและความสามารถทางการเงินแก่ผู้บริหารและสมาชิกคณะกรรมการได้ ด้วยกระบวนการที่ทันสมัย องค์กรพยายามที่จะ:

– รับข้อมูลเชิงลึกทางสถิติและกราฟิกในฐานข้อมูลสมาชิก SQL Server

– ให้ผู้บริหารและสมาชิกคณะกรรมการมีมุมมองแบบกราฟิกในข้อมูลนี้

– เปรียบเทียบการเงินปีบัญชีกับปีบัญชีก่อนหน้า พร้อมวิเคราะห์งบประมาณตามแผนก

– จัดการกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การขอเวลาหยุดพักและการอนุมัติเวลาชดเชย

กลยุทธ์

ในการเลือกโซลูชันนั้น มีการพิจารณาผลิตภัณฑ์ระบบธุรกิจอัจฉริยะทางเลือก อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการบูรณาการของ Power BI และมูลค่าโดยรวมทำให้กลายเป็นที่ชื่นชอบในหมู่ผู้มีอำนาจตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เมื่อพิจารณาแล้วว่า Power BI สามารถรวมเข้ากับฐานข้อมูลสมาชิกธุรกิจ ระบบบัญชี Dynamics GP และยังแสดงแดชบอร์ด/การแสดงภาพการอัปเดตแบบเรียลไทม์บน SharePoint การตัดสินใจใช้ประโยชน์จาก Power BI ก็สิ้นสุดลง

แผนกสมาชิกใช้เวลามากมายในการสืบค้นฐานข้อมูลและอัปเดตสเปรดชีต Excel ด้วยสถิติที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก ข้อมูลนี้ที่เก็บอยู่ใน SQL Server เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการรวม Power BI เมื่อสร้างการเชื่อมต่อเกตเวย์ Power BI ผ่านเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชันทางธุรกิจ ข้อมูลสมาชิกจะถูกอ่านได้อย่างราบรื่น และสร้างการแสดงภาพจำนวนมากเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบข้อมูลสมาชิกในปีงบประมาณได้

CFO และแผนกบัญชีมองหาวิธีมานานแล้วในการพิจารณาว่าการใช้จ่ายของตนสอดคล้องกับจำนวนงบประมาณตลอดทั้งปีงบประมาณหรือไม่ การรวม Power BI ช่วยให้สามารถสร้างแดชบอร์ดที่สามารถดูบัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดเงินสดแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย

นอกเหนือจากฟังก์ชันระบบธุรกิจอัจฉริยะแล้ว ยังมีขั้นตอนการทำงานหลายอย่างที่องค์กรต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพ สองขั้นตอนการทำงานเหล่านี้คือกระบวนการขอเวลาหยุดและกระบวนการขอค่าตอบแทน กระบวนการเหล่านี้กำหนดให้พนักงานกรอกแบบฟอร์ม พิมพ์ ลงนาม และนำแบบฟอร์มไปให้ผู้จัดการของตนเพื่อลงนาม เมื่อทำเช่นนั้น พวกเขาจะนำแบบฟอร์มไปให้บุคคลที่รับผิดชอบในการติดตาม/จัดการการลาหยุด

กระบวนการแบบแมนนวลเหล่านี้ช่วยในการประมวลผลอัตโนมัติผ่านแบบฟอร์ม/รายการ SharePoint และ Flow มีการใช้แบบฟอร์ม SharePoint เพื่อให้พนักงานป้อนเวลาหยุดตามที่ร้องขอได้ เมื่อส่งแล้ว ขั้นตอนจะเริ่มต้นขึ้นโดยระบุผู้จัดการของผู้ร้องขอโดยอัตโนมัติ และส่งอีเมลถึงผู้จัดการเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธคำขอจากภายใน Outlook โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ SharePoint เมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการแล้ว ผู้ร้องขอซึ่งเป็นบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาข้อมูลจะได้รับแจ้งทางอีเมล การหยุดเวลาทั้งหมดได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในรายการ SharePoint อันเป็นผลมาจากการโต้ตอบ

ผลลัพธ์

SharePoint, Power BI และ Flow ได้สร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจหลักที่แข็งแกร่งซึ่ง Jewelers of America ต้องการต่อยอดเพื่อช่วยพวกเขาในการให้บริการที่เป็นเลิศแก่ฐานสมาชิกทั่วโลกอย่างต่อเนื่อง