Jee บริษัทน้ำมันและก๊าซใช้ Microsoft 365 ด้วยความช่วยเหลือของ Intelogy เพื่อจัดการกระบวนการ HR ได้ดียิ่งขึ้น

สรุป

JEE เป็นที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมท่อส่งน้ำมันอิสระ ให้บริการด้านวิศวกรรมใต้ทะเลและการฝึกอบรมแก่อุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ เมื่อมองหาวิธีที่จะทำให้โปรแกรมสวัสดิการพนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ Jee จึงหันไปหา Intelogy ซึ่งเป็นพันธมิตร Microsoft ที่เชื่อถือได้สำหรับโครงการที่สามารถนำไปใช้และจัดการภายในได้อย่างรวดเร็วหลังการใช้งาน

ท้าทาย

กระบวนการที่มีอยู่ของ Jee ในการจัดการผลประโยชน์ของพนักงานเป็นแบบใช้แรงงานคนสูง โดยเกี่ยวข้องกับการพิมพ์แบบฟอร์ม ข้อมูลสำคัญที่เขียนด้วยลายมือ และเอกสารการกำหนดเส้นทางทั้งในรูปแบบกระดาษและอีเมล โดยผ่านแผนกต่างๆ เพื่อตรวจสอบและอนุมัติ ลักษณะที่ดำเนินการด้วยตนเองของกระบวนการเหล่านี้สร้างภาระสำคัญให้กับทีมการเงินและทรัพยากรบุคคล ซึ่งมักจะต้องแลกมาด้วยลำดับความสำคัญอื่นๆ
ในการให้คำปรึกษาเบื้องต้น Intelogy ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการที่มีอยู่ที่ Jee ทำงานอย่างไร และตัดสินใจว่าระบบใหม่จำเป็นต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• ให้เรียบง่าย
• เพื่อทำให้การแลกเปลี่ยนอีเมลและการแจ้งเตือนเป็นแบบอัตโนมัติ
• เพื่อให้มีการควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเข้มงวด
• พนักงานแต่ละคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จุดเน้นสำหรับระบบตั๋วคือความจำเป็นในการรวบรวมข้อมูลในลักษณะที่กระชับ ในขณะที่ยังคงความง่ายและรวดเร็วสำหรับพนักงานในการยกตั๋ว นอกจากนี้ Jee ต้องการความมั่นใจว่าแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลงสิทธิประโยชน์สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติโดยไม่กระทบต่อความเป็นส่วนตัวและความละเอียดอ่อนของข้อมูล

กลยุทธ์

Microsoft Power Platform ร่วมกับ Microsoft 365 ถือเป็นโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดที่ตรงตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ โซลูชันดังกล่าวใช้ประโยชน์จากความสะดวกและรวดเร็วของการพัฒนาแอปพลิเคชันทางธุรกิจ โดยที่ Intelogy สามารถใช้ความเชี่ยวชาญของตนใน Microsoft 365 เพื่อรวมแอปพลิเคชันต่างๆ เข้ากับอินทราเน็ต SharePoint ของ Jee ได้อย่างสมบูรณ์ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับผู้ใช้

Intelology มุ่งเน้นไปที่การใช้ส่วนประกอบต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานโซลูชันอัตโนมัติและทันสมัย:

แอพพาวเวอร์ ใช้เพื่อสร้างแอปพลิเคชันสองรายการ แอปพลิเคชันหนึ่งสำหรับแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลงและอีกแอปพลิเคชันหนึ่งสำหรับการหยิบตั๋ว แอปพลิเคชันทั้งสองมีอยู่แยกกันและให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน แต่มีจุดประสงค์เพื่อประหยัดเวลาของพนักงาน และมอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมและใช้งานง่าย ความท้าทายด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้รับการจัดการโดยการสร้างกลุ่มความปลอดภัยตามความต้องการและกำหนดสิทธิ์ระดับรายการในคำขอเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ

Power Automate จัดให้มีวิธีการสร้างการแจ้งเตือนและส่งอีเมลไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องทุกครั้งที่มีการยกตั๋วหรือส่งคำขอเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ การแจ้งเตือนรายเดือนสำหรับตั๋วที่ค้างอยู่จะทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีการลืมตั๋วหรือคำขอเปลี่ยนแปลง

SharePoint มอบการจัดเก็บข้อมูลและการกำหนดค่าความปลอดภัยทั้งหมดที่สนับสนุนโซลูชัน

ผลลัพธ์

วันนี้ Jee เพลิดเพลินกับประโยชน์ของการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติในสถานที่ทำงานที่ทันสมัยซึ่ง SharePoint มอบให้พวกเขา ด้วยพอร์ทัลที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ใดๆ พนักงานสามารถเพิ่มตั๋วและเปลี่ยนแปลงคำขอได้ในขณะเดินทาง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ดียิ่งขึ้น ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญเหล่านี้ โดยใช้แอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพซึ่งมี Power Apps เพื่อจัดการและจัดระเบียบงานง่ายๆ และคำขอเปลี่ยนแปลงถือเป็นชัยชนะครั้งใหญ่สำหรับ Jee