ลูกค้า
ไอบีเอ็มแอล
Imaging Business Machines (ibml) ผลิตเครื่องสแกน ซึ่งเป็นเครื่องสแกนที่ใช้ในห้องไปรษณีย์ชั้นนำของโลกถึง 80 เปอร์เซ็นต์ และสามารถเก็บข้อมูลได้อย่างแม่นยำ 95 เปอร์เซ็นต์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ ระบบของ ibml สามารถสแกน จำแนกเอกสารตามประเภท แยกฟิลด์ได้มากถึง 30 ฟิลด์ โพสต์ข้อมูลที่แตกออกมาไปยังฐานข้อมูล SQL และตัดสินใจว่าจะใส่เอกสารในช่องใดในตอนท้าย ทั้งหมดนี้ในอัตรา 750 หน้าต่อนาที
ด้วยสำนักงานใหญ่และโรงงานผลิตในเบอร์มิงแฮม แอละแบมา และสำนักงานภูมิภาคในคอนสตานซ์ เยอรมนี และกิลด์ฟอร์ด สหราชอาณาจักร ibml ดำเนินงานใน 48 ประเทศ และมีพนักงาน 226 คน ซึ่งบางคนทำงานอยู่ที่นั่นมาเกือบสองทศวรรษ
ปัจจุบัน หลังจากดำเนินธุรกิจมา 25 ปี ความเป็นผู้นำและรูปแบบธุรกิจของบริษัทกำลังเปลี่ยนแปลงไป
หลังจากการเปลี่ยนแปลงจากการเป็นเจ้าของมาอย่างยาวนานโดยครอบครัว Murphy ไปสู่บริษัทการลงทุนเอกชน Martin Birch ก็กลายเป็นประธานและซีอีโอ ด้วยการจับตาดูการเติบโต ความสมบูรณ์ในการปฏิบัติงาน และการปรับปรุง สองปีต่อมา ibml ได้แต่งตั้ง Don Monistere ในตำแหน่ง COO เพื่อช่วยในเรื่องนี้และเปลี่ยน ibml ให้เป็นผู้ให้บริการโซลูชันเทคโนโลยี จนถึงปัจจุบัน Birch และ Monistere เป็นกำลังที่ไม่มีใครหยุดยั้งได้ และทีมงานที่น่าทึ่งของ ibml ก็พร้อมที่จะเติบโต ดังที่ Monistere กล่าวไว้ “ibml เป็นผู้ให้บริการโซลูชันเทคโนโลยีขั้นสูงอยู่แล้ว สมาชิกคนสำคัญของ Leadership และผู้บริหารส่วนใหญ่ยังไม่รู้เรื่องนี้”
หมดเวลาในการทำธุรกิจตามปกติ
ในช่วงต้น Birch และ Monistere พูดคุยกันถึงวิธีที่ดีที่สุดในการมุ่งเน้น ibml อีกครั้งไปที่ข้อเสนอแบบ "as-a-service" แต่ประสบการณ์ที่ยาวนานหลายทศวรรษที่ทำให้บริษัทมีความได้เปรียบนั้น ก็ทำหน้าที่เป็นตัวถ่วงบริษัทจากการเติบโตนี้เช่นกัน
“Martin กล่าวว่าบริษัทเผชิญกับความท้าทายบางอย่างโดยพิจารณาจากวิธีที่บริษัททำสิ่งต่างๆ มาโดยตลอด” Monistere กล่าว “ปัญหามากมายเหล่านั้นสามารถแก้ไขได้โดยให้ทุกคนสอดคล้องกันและมีส่วนร่วมในสิ่งที่เราพยายามทำให้สำเร็จโดยเป็นทีมเดียวที่ทำงานเพื่อเป้าหมายเดียว เมื่อคุณมีคนแยกส่วนและทำในสิ่งที่พวกเขาทำ ความพยายามนั้นจะสูญเปล่า”
เมื่อ Monistere มาถึง ibml มีอินทราเน็ตที่สร้างขึ้นจาก IBM Connections ในตอนนั้น ข้อมูลทั้งหมดอยู่ที่นั่น ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มทรัพยากรบุคคล (HR) เอกสารกระบวนการและขั้นตอน ข่าวสารของบริษัทบางส่วน แต่ประสบการณ์ของผู้ใช้นั้นเทอะทะและเทอะทะ ส่งผลให้พนักงานหยุดใช้อินทราเน็ตไปมาก
ibml ได้นำ Microsoft 365 มาใช้ แต่ไม่ได้ใช้อย่างเต็มศักยภาพจริงๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อ Monistere มาถึงที่เกิดเหตุ ผู้คนเพิ่งเริ่มสำรวจว่า Microsoft Teams นำเสนออะไรบ้าง แต่มีการควบคุมหรือทิศทางเพียงเล็กน้อยในการสร้างไซต์ Teams อย่างไรหรือเมื่อใด หรือแม้แต่ว่าจะแชร์เอกสารใน Teams หรือใน SharePoint โดยตรงหรือไม่
ดังนั้น ibml จึงเร่งเบรก เอาชนะและท้าทายสภาพที่เป็นอยู่ Monistere และทีม Enterprise Architecture นำโดย George Henry กดปุ่มหมดเวลาเพื่อคิดใหม่ว่าวิธีที่ดีที่สุดในการส่งเสริมความเป็นไปได้ในการสื่อสารภายในและการทำงานร่วมกันของ ibml หลังจากทำงานร่วมกับสถาปัตยกรรมองค์กร การตลาด และความเป็นผู้นำมานานหลายชั่วโมง กลยุทธ์ใหม่ก็เกิดขึ้น มันเป็นเวลาที่ดี
การโฟกัสสแต็กเทคโนโลยี ibml ใหม่
Monistere และ Birch ตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นไปที่เครื่องมือสี่อย่างที่บูรณาการอย่างใกล้ชิด:
- โซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
- แพลตฟอร์มการบัญชี
- SharePoint
- Microsoft 365 สำหรับการทำงานร่วมกัน
COO เสร็จสิ้นการแมปเนื้อหาใน Connections และ Lotus Notes กับ Microsoft 365 ในปลายปี 2019 กระบวนการย้ายข้อมูลทั้งหมดไปยังอินทราเน็ตสมัยใหม่ที่ใช้ SharePoint กำลังดำเนินการอยู่ อินทราเน็ตที่ใช้ SharePoint ใหม่จะเป็นอินทราเน็ตและฮับการสื่อสารของไอบีเอ็มแอล ในความเป็นจริง SharePoint ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนองค์กรของ IBM
“หากมีใครใช้ SharePoint ดีกว่าเรา ฉันอยากเห็นมัน” Monistere กล่าว “เพราะเรากำลังทำให้สิ่งนี้เป็นรากฐานสำคัญของสิ่งที่เราต้องการทำให้สำเร็จ ตั้งแต่เซสชันการวางแผนเชิงกลยุทธ์ไปจนถึงการประชุมผู้นำผู้บริหาร หากคุณสามารถเข้าถึงแลนดิ้งเพจอินทราเน็ตของเรา คุณจะเห็นทุกสิ่งที่ทุกคนทำ มันรวมพนักงานทั้งหมดเข้าด้วยกันเพื่อที่เราจะได้ทำลายกำแพงเหล่านั้นระหว่างทีมได้”
อินทราเน็ตอัจฉริยะส่งเสริมการสื่อสารและเพิ่มความโปร่งใส
Monistere ออกแบบและสร้างอินทราเน็ต ibml โดยใช้ไซต์การสื่อสารเดียว พร้อมการเชื่อมต่อไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเครือข่ายของไซต์ Teams และการกำกับดูแลสำหรับผู้นำทีมและผู้จัดการในการตั้งค่าและใช้งาน หน้าแรกของไซต์การสื่อสารนี้เป็นร้านค้าครบวงจรของ ibml สำหรับ:
- นาฬิกาเข้า
- ปฏิทินของบริษัท
- ข่าวและนาฬิกาโลกสำหรับสำนักงานในอเมริกา อังกฤษ และเยอรมันของ IBM
- ส่วน "การยกย่องชมเชย" ที่พนักงานสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับฮีโร่ของบริษัทประจำเดือน และเฉลิมฉลองกิจกรรมและความสำเร็จของเพื่อนร่วมงานได้
- Quick Links ลิงก์ทั้งหน้าไปยังทุกสิ่งที่ต้องการ
- ตั๋วช่วยเหลือ
- ไลบรารีเอกสารซึ่งมีจุดแข็งแบบคลาสสิกทั้งหมดของ SharePoint เช่น การกำหนดเวอร์ชันและการเช็คอินและเช็คเอาต์ไฟล์ และเอกสารในเทมเพลตที่สอดคล้องกันและคุ้นเคย
- Get Social ซึ่งเป็นศูนย์กลางโซเชียลมีเดียที่คล้ายกับ Facebook ของบริษัท สร้างขึ้นบน Yammer ที่ซึ่งผู้คนแบ่งปันภาพถ่ายครอบครัว ข่าวกีฬา และเรื่องราว
- แผนก ซึ่งจัดให้มีทางลัดไปยังหน่วยธุรกิจของ ibml ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ไซต์ HR ให้การเข้าถึงบัญชีเงินเดือน แบบฟอร์ม HR ข้อมูลสวัสดิการ คู่มือพนักงาน และแม้แต่กล่องข้อเสนอแนะ จากไซต์การตลาด พนักงานสามารถเข้าถึงมาตรฐานแบรนด์ของ IBMl และหลักประกันทางการตลาดได้
- แผนยุทธศาสตร์ประจำปี ซึ่งรวมถึงตัวแผนและการทบทวนภาวะผู้นำของผู้บริหารทุกไตรมาส เพื่อเป็นหลักฐานของการอุทิศตนเพื่อความโปร่งใสของ ibml บทวิจารณ์เหล่านี้จึงเปิดให้ทุกคนได้เห็น มีบริษัทไม่กี่แห่งที่กล้าเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวเกี่ยวกับความเป็นผู้นำ แต่ ibml ก็เปิดรับโอกาสนี้ Birch และ Monistere ต้องการให้พนักงานเห็นว่าผู้นำมีพฤติกรรมอย่างไร ยึดมั่นในค่านิยมของบริษัท (หรือไม่) และทำงานเพื่อมุ่งสู่กลยุทธ์องค์กร Monistere อธิบายถึงการอุทิศตนเพื่อความโปร่งใสนี้ว่า “ไม่ธรรมดาและได้รับความนิยมอย่างมาก”
“เราใช้ [SharePoint] อย่างจริงจังเพื่อสื่อสารกับทุกคนที่กำลังทำงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เราพยายามทำให้สำเร็จ”
– ดอน โมนิสเตเร
การสื่อสารและความโปร่งใสมีความจำเป็นที่ IBML เพื่อให้มั่นใจว่าผู้นำและทีมงานข้ามสายงานต่างๆ จะสร้างและรักษาสายการสื่อสารในหลายระดับ ซึ่งทั้งหมดนี้อยู่บนอินทราเน็ตใหม่ ตัวอย่างเช่น ปากกา Birch “The Monthly” และ Monistere เขียนว่า “The Weekly” ซึ่งดึงดูดพนักงานของ ibml เป็นอย่างมาก คอลัมน์ทบทวนยุทธวิธีประจำสัปดาห์นี้จะรวมภารกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยมของบริษัทเสมอ โดยเน้นด้วยสีของบริษัทและโดดเด่นในหน้าส่วนใหญ่ ดังที่ Monistere กล่าวไว้ “ถ้าเราไม่ยึดมั่นในค่านิยมของเรา เราก็ไม่ใช่อย่างที่เราพูด” เป้าหมายของเขาคือการเน้นย้ำถึงค่านิยมหลักของบริษัทอย่างกว้างขวาง จนพนักงานคนใดก็ตามสามารถอ่านได้ทันทีหากถูกถาม
การดำเนินการทั่วทั้งไซต์เหล่านี้ถือเป็นความมุ่งมั่นของ ibml ในการสื่อสารแบบเปิด และการเน้นไปที่ภารกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายของบริษัท “ไม่ว่าข้อความจะเป็นเช่นไร ถ้าคุณไม่เบื่อที่จะพูด แสดงว่าคุณยังพูดไม่มากพอ” โมนิสเตเรกล่าว
ขับเคลื่อนกลยุทธ์องค์กรผ่าน Microsoft Planner
อินทราเน็ตที่ใช้ SharePoint ของ ibml ได้รับการบูรณาการอย่างใกล้ชิดกับแอป Microsoft 365 อื่นๆ รวมถึง Microsoft Word, Excel และ Planner ในความเป็นจริง มีหน้า Planner สำหรับทุกกลยุทธ์ที่ทีมผู้นำผู้บริหารโพสต์ไว้ในอินทราเน็ตของบริษัท “เรากำลังใช้เครื่องมือนี้อย่างจริงจังเพื่อสื่อสารกับทุกคนที่กำลังทำงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เราพยายามทำให้สำเร็จ” Monistere กล่าว “ทีมสถาปัตยกรรมองค์กรของเราและโดยเฉพาะรองประธานฝ่าย EA ของเราที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ George Henry ได้กลายเป็น “ผู้สร้างทีม” ใน SharePoint เพื่อให้แน่ใจว่าเราใช้ชุดเครื่องมือในรูปแบบที่บูรณาการมากที่สุดและเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด”
ตัวอย่างเช่น หากผู้คนต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลยุทธ์องค์กรของบริษัทในปีที่กำหนด พวกเขาสามารถทำเช่นนั้นได้บนอินทราเน็ต จากนั้นไปที่ลิงก์ไปยัง Planner เพื่อดูว่างานและเหตุการณ์สำคัญใดที่บริษัทได้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายปีงบประมาณของตน งานต่างๆ ไหลจากแผนเชิงกลยุทธ์ระดับบนสุดเหล่านั้นไปยัง Microsoft To Do สำหรับผู้มีส่วนร่วมแต่ละราย ซึ่งสามารถดำเนินการกับงานเหล่านั้นได้ ด้วยวิธีนี้ รายการงานสิ่งที่ต้องทำของแต่ละคนจะเชื่อมโยงกับกลยุทธ์องค์กรระดับสูงสุดในทางใดทางหนึ่ง
ตอนนี้ [ผู้คน] ไว้วางใจว่าเราจะโพสต์สิ่งที่เราคิดว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่เราทำได้ดีมากในปีนี้”
– ดอน โมนิสเตเร
เพื่อช่วยให้พนักงานคุ้นเคยกับไซต์และใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ Monistere ได้ส่งอีเมลทั่วทั้งบริษัทพร้อมลิงก์ไปยังหน้าอินทราเน็ตในขณะที่เผยแพร่ จากนั้น คอลัมน์อินทราเน็ต “The Weekly” ของเขาแต่ละตอนจะมีวิดีโอจากไลบรารีวิดีโอของ Microsoft เช่น วิธีใช้ Teams ตอนนี้คนเรียกร้อง
“เดอะรายสัปดาห์”; หวังว่าจะได้รายการใหม่ในหน้า Kudos; และส่งเรื่องตลกของพ่อ เรื่องตลก และความสำเร็จของลูกๆ ไปยังอินทราเน็ตสมัยใหม่ของ ibml ในเชิงรุก
อารมณ์ขัน: กุญแจสู่ความสำเร็จ
อินทราเน็ตสมัยใหม่ของ ibml สะท้อนถึงบุคลิกภาพและพลังงานแบบ "Birch\Monistere" ให้ข้อมูลและใช้งานได้ดี แต่ยังเต็มไปด้วยความสนุกสนานและอารมณ์ขันที่โปรยลงมาบนหน้าอินทราเน็ต ซึ่งทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมกับเนื้อหาที่สำคัญของไซต์
ตัวอย่างเช่น ที่ด้านล่างของหน้าแรกคือส่วนเล็กๆ ที่เรียกว่า "เรื่องตลกเรื่องพ่อของบรินท์ ฮาร์ดี" ซึ่งนำเสนอเรื่องคลาสสิกที่น่าครวญครางที่เราชื่นชอบ Hardy ซึ่งเป็นวิศวกรโซลูชันที่ทำงานกับ IBM มายาวนาน รับผิดชอบงานคลาสสิกเช่น “ทำไมพ่อถึงไม่ไว้ใจบันไดเลย? พวกเขาทำอะไรบางอย่างอยู่เสมอ”
อีกส่วนที่ได้รับความนิยมอย่างมากคือ “G-Russelisms” ซึ่งปรากฏบนหน้าอินทราเน็ต Get Social CFO ของ ibml มีชื่อเสียงในเรื่อง "ลัทธิชนบท" เช่น "สกั๊งค์ก็คือสกั๊งค์ ไม่ใช่แมวที่มีลายวาดที่หลัง” G-Russelisms เป็นเครื่องมือความเป็นผู้นำที่ทรงพลังซึ่งดึงดูดพนักงานเข้าสู่การสนทนาและอินทราเน็ต ผู้คนชอบคำพูดเช่น “เรากำลังฝังตัวเองทั้งเป็นเพื่อพิสูจน์ว่าเราสามารถใช้พลั่วได้” พวกเขาคาดหวังมากจนเมื่อมีคนได้ยิน พวกเขาต้องแน่ใจว่า Monistere เพิ่มเข้าไปในส่วนนั้น
ด้วยอัญมณีเช่นนี้ที่รอคอย ใครบ้างจะไม่อยากตรวจสอบอินทราเน็ตทุกวัน
ตัวชี้วัดเปิดเผยการซื้อในวงกว้าง
Monistere ใช้แบบสอบถาม Net Promotor Score (NPS) แบบง่ายๆ ที่สร้างขึ้นใน Microsoft Forms เพื่อวัดความสำเร็จของอินทราเน็ตสมัยใหม่ของ ibml แบบฟอร์มประกอบด้วยสองคำถาม:
- เป็นยังไงบ้าง?
- คุณมีแนวโน้มที่จะแนะนำเราให้กับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานมากน้อยเพียงใด?
ผลลัพธ์ที่ได้เกินความคาดหมายของ COO Monistere กล่าวว่า “เป้าหมายของเราคือการเพิ่มคะแนน NPS ภายในห้าจุด เราประสบความสำเร็จเพิ่มขึ้น 11 จุดในปีแรกของเรา”
Monistere ยอมรับว่ามีความสงสัยเล็กน้อยเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดที่ปรากฏบนอินทราเน็ตในหมู่พนักงาน “ในตอนแรก ข้อมูลทั้งหมดที่เราให้นั้นถูกมองว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ชัดเจน” Monistere กล่าว “ผู้คนสงสัยว่า 'ดอนคนนี้คือใคร และทำไมเขาถึงเขียนเรื่องทั้งหมดนี้ซึ่งฉันไม่คิดว่าอยากรู้?' จากนั้นผู้คนก็เริ่มกระหายสิ่งที่เราโพสต์ พวกเขาเริ่มสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ตอนนี้พวกเขาเชื่อว่าเราจะโพสต์สิ่งที่เราคิดว่าจำเป็นต้องรู้ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่เราทำได้ดีมากในปีนี้”
อินทราเน็ตสมัยใหม่กลายเป็นภาพลักษณ์ของบริษัท
จนถึงปัจจุบัน Monistere ได้สร้างโครงสร้างพื้นฐาน SharePoint ทั้งหมดที่ ibml และเขียนเนื้อหาส่วนใหญ่ แม้ว่าเขาอยู่ในขั้นตอนการฝึกอบรมพนักงานแผนกการตลาดเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมมากขึ้น นอกจากนี้ แชมป์เปี้ยน SharePoint ก็ปรากฏตัวขึ้นโดยกำลังทำสิ่งที่ Monistere ทำ “ทันใดนั้น หน้าและรายการ Planner ก็ปรากฏขึ้นพร้อมกับชื่อของฉันที่กำหนดให้กับสิ่งที่ฉันไม่ได้สร้างขึ้น” เขาหัวเราะ
“ตอนนี้เรามีเนื้อหาเพียงพอที่ผู้คนใช้งานอินทราเน็ตและคุ้นเคยกับชุดเครื่องมือแล้ว ibml จะทำให้อินทราเน็ตเป็นโฮมเพจของบริษัท ทุกอย่างจะนำไปสู่หน้าแลนดิ้งเพจ SharePoint” Monistere กล่าว
อินทราเน็ตสมัยใหม่ของ ibml ที่สร้างขึ้นบน SharePoint ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในวิธีที่บริษัทสื่อสาร ดำเนินการประชุม จัดเวิร์กโฟลว์ ตลอดจนสร้างและรักษาวัฒนธรรมของบริษัท พนักงาน ibml ทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่เพื่อนร่วมงานและผู้นำของบริษัทได้ทำและกำลังทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัท บางทีสิ่งสำคัญที่สุดคือ อินทราเน็ตสมัยใหม่ของ ibml ได้ช่วยลดความยุ่งยากในขณะที่บริษัทเติบโตและขยายขนาด ทีมงานข้ามสายงานกำลังสื่อสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และ Microsoft 365 ได้เปิดใช้งานสิ่งนั้น
