โครงการ Lower Thames Crossing (LTC) สร้างสะพานเชื่อมระหว่างทีมด้วยอินทราเน็ตที่ใช้ Microsoft 365

Highways England ดูแลรักษาและสร้างถนนที่บรรทุก 35% ของปริมาณการจราจรทั้งหมดของอังกฤษโดยปริมาตร และเชื่อมต่อเมืองใหญ่ ๆ ของประเทศ โครงการทางหลวงอังกฤษในปัจจุบันคือ Lower Thames Crossing (LTC) ซึ่งเป็นโครงการโครงสร้างพื้นฐานด้านการขนส่งที่มีงบประมาณระหว่าง 5.3 พันล้านถึง 6.8 พันล้านปอนด์

(US$6.63 พันล้านและ US$8.5 พันล้าน) ออกแบบมาเพื่อเป็นประโยชน์ต่อพื้นที่แม่น้ำเทมส์ตอนล่างทางตะวันออกของลอนดอน เมื่อสร้างเสร็จแล้ว ถนนใหม่ความยาว 23.3 กิโลเมตร (14.5 ไมล์) สะพานและสะพานลอยใหม่ 50 แห่ง และอุโมงค์ความยาว 4.3 กิโลเมตร (2.5 ไมล์) สองอุโมงค์ใต้แม่น้ำเทมส์ ซึ่งจะเป็นอุโมงค์ที่กว้างที่สุดเป็นอันดับสามของโลก ยานพาหนะสินค้าหนักจากท่าเรืออังกฤษตะวันออกเฉียงใต้ตรงสู่ลอนดอนจากทางตะวันออก

การดำเนินการครั้งใหญ่นี้เริ่มต้นในปี 2560 ด้วยการร่วมทุนระหว่างบริษัท 3 แห่งและพนักงาน 200 คน เมื่อขั้นตอนการก่อสร้างเริ่มต้นขึ้น ทีมงานจะเพิ่มจำนวนขึ้นเป็น 14,000 คน เมื่อโครงการสิ้นสุดในปี 2570 คนเหล่านี้ทั้งหมดจะหายไป เมื่อพิจารณาจากสถานการณ์ที่ไม่ปกตินี้ Colin Shedden สถาปนิกด้านไอทีและผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของทีม LTC จำนวน 5 คนสำหรับ Highways England จึงต้องหาวิธีในการสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และรักษาความรู้ของสถาบันเมื่อเผชิญกับอัตราการหมุนเวียน 40%

เพื่อทำเช่นนั้น เขาจึงหันไปหา Microsoft 365

เริ่มต้นใหม่…

ก่อน Microsoft 365 LTC ไม่มีอินทราเน็ต ในความเป็นจริง ไม่มีแพลตฟอร์มทั่วไปใดๆ เลย โครงการ LTC ถูกสร้างขึ้นอย่างมีประสิทธิผลตามวัตถุประสงค์ และผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการนำเทคโนโลยีของพวกเขาจากองค์กรแม่ติดตัวไปด้วย ทีมเทคโนโลยีของ LTC ประกอบด้วยคนเพียงห้าคนซึ่งมีหน้าที่หลักในการเปิดไฟ “ไม่มีงบประมาณสำหรับเทคโนโลยี” Shedden กล่าว “ผู้คนต่างมาพร้อมกับแล็ปท็อปของตัวเอง ทุกอย่างเป็นแบบ BYOD ทุกคนใช้ปฏิทินและอีเมลของบริษัทแม่ของตน” อินทราเน็ตทั่วไปที่ทีมงานโครงการทั้งหมดสามารถใช้ได้จะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

…ด้วยความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร

อย่างไรก็ตาม LTC มีความโดดเด่นตรงที่ผู้คนหมุนเวียนเข้าและออกจากโครงการจากบริษัทแม่และองค์กรพันธมิตรอย่างต่อเนื่อง โดยพิจารณาจากความเชี่ยวชาญและระยะที่โครงการดำเนินอยู่ วัฒนธรรมที่มุ่งเน้นงานโดยสิ้นเชิงนี้ทำให้การเตรียมความพร้อมของผู้คนก้าวไปสู่ความท้าทาย ความท้าทายอีกประการหนึ่งคือการรักษาความรู้เมื่อผู้คนหมุนเวียนออกจากโครงการ อินทราเน็ตทั่วไปเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันสำหรับ LTC อีกส่วนคือ Microsoft Teams

“คนของเราบางคนทำงานให้กับบริษัทสมาชิก คนอื่นๆ หมุนเวียนเข้ามา ปฏิบัติงานตามที่ระบุไว้ แล้วจึงหมุนเวียนออกไป ไม่มีเวลาปรับตัวมากนัก คุณต้องเร่งความเร็ว รับทรัพยากรที่ต้องการ และเริ่มทำงานเกือบจะในทันที” Shedden กล่าว ทีมงานทั้งหมดนี้กำลังผลิตและอัปเดตสิ่งประดิษฐ์เฉพาะโครงการ ตั้งแต่คำแถลงผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและการวิเคราะห์ดิน ไปจนถึงสินค้าคงคลังทางโบราณคดีและพิมพ์เขียวการก่อสร้าง เจ้าหน้าที่จะต้องสามารถเปลี่ยนแปลงวัสดุเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์ และวัสดุจะต้องสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งโครงการ LTC แม้ว่าคนที่สร้างวัสดุเหล่านั้นจะหมุนเวียนออกจากโครงการไปนานแล้วก็ตาม

ข้อกำหนดแรงดันสูง

การทำงานร่วมกันและการสื่อสารมีความสำคัญต่อความสำเร็จของ LTC ตัวอย่างเช่น ระยะเริ่มแรกของโครงการ LTC สิ้นสุดลงด้วยคำสั่งยินยอมการพัฒนา (DCO) เอกสารการอนุญาตการวางแผน 150,000 หน้านี้จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างคนเกือบ 30 คนเพื่อประสานงานรัฐบาลเทศมณฑลและองค์กรพัฒนาเอกชนหลายแห่ง รวมถึงการกำหนดสถานที่สำหรับท่อหลักก๊าซแรงดันสูงหลักและสายไฟฟ้าแรงสูง เนื่องจากไม่มีอีเมลหรืออินทราเน็ตเฉพาะของ LTC และพนักงานที่มาจากองค์กรต่างๆ มากมายนอกทางหลวงอังกฤษ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เอกสารสูญหาย และความทับซ้อนกันปรากฏขึ้น

โครงการ LTC เป็นความพยายามที่มีแรงกดดันสูงและมีชื่อเสียง โดยมีการตกลงกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาอาจทำให้ต้องเสียเงินหลายพันหรือหลายล้านปอนด์

Shedden รู้ว่าอินทราเน็ตจะต้องมีน้ำหนักเบา คล่องตัว และสามารถรองรับการหมุนเวียนในระดับสูง:

“เมื่อโครงการเริ่มในปี 2560 มีคนประมาณ 200 คน ในปี 2563 มีจำนวน 750 คน เมื่อการก่อสร้างเริ่มต้นขึ้น จำนวนพนักงานจะเพิ่มขึ้นเป็น 3,000 ถึง 4,000 คนในสำนักงานประมาณ 20 แห่ง และพนักงานก่อสร้างอีก 10,000 คน”

เพื่อช่วยสร้างศูนย์กลางการสื่อสารและเครื่องมือแบบรวมศูนย์นี้ Shedden หันไปหา Suzy Dean และ Wes Hackett จาก Addin365 เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดของ LTC “LTC จำเป็นต้องรักษาความรู้เชิงสถาบันระหว่างทีมแม้ว่าจะมีการหมุนเวียนสูงก็ตาม พนักงานจำเป็นต้องเผยแพร่การอัปเดตอย่างรวดเร็วซึ่งมองเห็นได้ทั่วทั้งโปรเจ็กต์ และ LTC จะต้องหลีกเลี่ยงการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน” Hackett กล่าว

SharePoint ช่วยให้ LTC ปรับตัว

Shedden และทีมของเขาใช้ Microsoft 365 ภายในอยู่แล้ว ดังนั้น การสร้างอินทราเน็ตอัจฉริยะโดยใช้ SharePoint และการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การทำงานร่วมกันใน Teams จึงเป็นทางเลือกที่ง่ายดาย “ด้วยเทคโนโลยี Microsoft 365 เราสามารถสร้างอินทราเน็ตที่คล่องตัวและโยกย้ายเนื้อหาที่เราสร้างไว้แล้วได้อย่างง่ายดาย” Shedden กล่าว

ด้วยการกำหนดให้สมาชิกในทีมทุกคนใช้ Teams และอินทราเน็ตอัจฉริยะที่ใช้ SharePoint Shedden จึงมั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถ:

• ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• เข้าถึงเอกสารอ้างอิงทั่วไป
• จัดเก็บสิ่งประดิษฐ์ของโครงการ เช่น วิดีโอและรูปภาพ
• เผยแพร่ข่าวสารและข้อมูลที่เป็นประชาธิปไตยให้ทั้งทีมได้ดู

“อินทราเน็ตมีน้ำหนักเบาอย่างเหลือเชื่อแต่ก็กว้าง มันเป็นร่มเงาเหนือทุกสิ่ง” แฮ็คเก็ตต์กล่าว ผู้ใช้มีแลนดิ้งเพจอย่างเป็นทางการ ซึ่งเป็นไซต์ฮับที่มีไซต์การสื่อสารห้าถึงหกไซต์เชื่อมโยงอยู่ด้วยสำหรับเนื้อหาที่สำคัญ เช่น สุขภาพและความปลอดภัย และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) ซึ่งเป็นห้องสมุดที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับการพัฒนา DCO และ เอกสารอีก 2,500 รายการ

มันยังคล่องตัว เมื่อส่วนต่างๆ ของโครงการสิ้นสุด (เช่น DCO) และเฟสใหม่เริ่มต้นขึ้น (เช่น การก่อสร้าง) ฮับที่เกี่ยวข้องและไซต์การสื่อสารจะถูกเก็บถาวร และฮับใหม่จะถูกสร้างขึ้น ไซต์ที่เก็บถาวรยังคงสามารถค้นหาได้เพื่อไม่ให้ความรู้ของสถาบันสูญหาย

ในเวลาเดียวกัน LTC กำหนดให้สมาชิกในทีมทุกคนทำงานใน Teams เพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำงานร่วมกัน การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ทรัพยากร การส่งข้อความ และการสตรีมวิดีโอ—และสมาชิกในทีมก็ชื่นชอบสิ่งนี้ แทนที่จะขอให้พนักงานค้นหาและเข้าถึงหน้าอินทราเน็ต LTC ที่ถูกต้องจากเว็บเบราว์เซอร์ Hackett และ Shedden ตัดสินใจที่จะเปิดเผยอินทราเน็ตอัจฉริยะผ่าน Teams เช่นกัน ทำให้ Teams เป็นร้านค้าครบวงจรอย่างแท้จริง ใน Teams Shedden สามารถนำเสนอหน้าที่ถูกต้องแก่กลุ่มพนักงานที่เหมาะสมได้ ทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการรวมอยู่ในที่เดียว

Shedden ยังใช้การ์ดแบบปรับเปลี่ยนได้เพื่อมอบประสบการณ์สื่อสมบูรณ์ ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้เฉพาะช่องทางที่พนักงานอยู่ การจัดระบบอินทราเน็ต LTC ที่แหวกแนวและไดนามิกจะเปลี่ยนแปลงตามระยะที่โครงการดำเนินอยู่ วัตถุประสงค์ของโครงการนั้นตรงไปตรงมา:

• เป็นสถานที่ให้พนักงานใหม่ได้เข้าไปทำความรู้จักกับโครงการ
• เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง
• โดยจะเชื่อมโยงสมาชิกเจ้าหน้าที่เข้ากับไซต์ Teams ที่พวกเขามีส่วนร่วม

ดังที่ Shedden กล่าวไว้ “ผู้คนเพียงแค่ต้องรู้วิธีการทำงานของตน นั่นคือส่วนที่ใหญ่ที่สุดของอินทราเน็ตที่ใช้ SharePoint ของเรา”

วัฒนธรรมประชาธิปไตยเข้าครอบงำ

แนวทางแบบครบวงจรของอินทราเน็ตอัจฉริยะ LTC มีความสำคัญเนื่องจากพนักงานใหม่ต้องเริ่มดำเนินการโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ Shedden ไม่มีเวลา งบประมาณ หรือบุคลากรในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ แต่ด้วยอินทราเน็ตอัจฉริยะและทีม เขาสามารถเพิ่มความรู้ด้านดิจิทัลของพนักงาน LTC ทั้งหมดไปยังจุดเริ่มต้นเดียวกัน จากนั้นจึงสร้างจากจุดนั้น “เมื่อวัฒนธรรมของทีมเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอแชท การทำงานร่วมกัน วัฒนธรรมของทีมก็จะเข้ามาแทนที่ และผู้คนก็ฝึกฝนตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ เราแค่สอนผู้มาใหม่ถึงพื้นฐานของเครื่องมือ”

“เมื่อวัฒนธรรมของทีมเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอแชท การทำงานร่วมกัน วัฒนธรรมของทีมก็จะเข้ามาแทนที่ และผู้คนก็ฝึกฝนตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ เราแค่สอนผู้มาใหม่ถึงพื้นฐานของเครื่องมือ”

การผสมผสานระหว่างอินทราเน็ต LTC กับทีมมีความเป็นประชาธิปไตยและมีประสิทธิภาพอย่างน่าทึ่ง สมาชิกในทีมสามารถเผยแพร่ข่าวสารบนเพจเฉพาะทีมของตนได้ ทีมสื่อสารภายในจะอ่านเนื้อหาเพื่อพิจารณาว่าควรโปรโมตอะไรผ่านวงจรข่าวไปยังศูนย์กลางข่าว LTC หลัก Shedden กล่าวว่า "ไม่มีใครเป็นเจ้าของข่าวโครงการนี้"

ในทำนองเดียวกัน ผู้ปฏิบัติงานไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดเอกสารลงในเครื่องของตนเพื่อทำงานกับเอกสารเหล่านั้น แต่สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ติดตามการเปลี่ยนแปลงในมุมมองเว็บของ Teams และใช้ประโยชน์จากการเข้าถึงของผู้ใช้ทั่วไป ด้วย Teams ทุกคนทำงานในเวอร์ชันเดียวกัน: ไม่มีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชัน

ใช้ประโยชน์จาก Microsoft 365 ได้มากขึ้น

ทีมไอทีของ LTC มีเพียงห้าคน ดังนั้นระบบอัตโนมัติจึงมีความจำเป็น เพื่อช่วยเหลือ Shedden และ Hackett กำลังใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม Microsoft Power อย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น พวกเขากำลังใช้ Power Automate (เดิมเรียกว่า Microsoft Flow) เป็นระบบการเตรียมความพร้อม LTC ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเข้าถึงแบบสอบถาม การตรวจสอบนโยบายยา และอื่นๆ ได้ในที่เดียว ทีมยังสามารถให้ความช่วยเหลือข้างโต๊ะผ่าน Power Apps ได้อีกด้วย บอทสนับสนุนด้านไอที และบอทอภิธานศัพท์ซึ่งรักษาคำศัพท์ให้สอดคล้องกันทั่วทั้งโปรเจ็กต์

Microsoft 365 ช่วยให้ทีมงานของ Shedden มุ่งเน้นไปที่เนื้อหาและกระบวนการ ไม่ใช่เทคโนโลยีการก่อสร้าง Hackett กล่าวว่า “ในขณะที่ Microsoft เปิดตัวความสามารถใหม่ ความสามารถเหล่านั้นจะ 'เปลี่ยนไฟได้' ทันที ซึ่งหมายความว่า LTC มักจะใช้รุ่นล่าสุดอยู่เสมอ” Shedden สรุปไว้ดังนี้: “การทำให้ฟีเจอร์ต่างๆ ตามบริบทของธุรกิจและพนักงาน ทำให้เข้าถึงได้ จะทำให้พวกมันคุ้นเคย หากเครื่องมือถูกละเลย มันก็ไม่ได้ช่วยเรา”

Shedden ให้ความสำคัญกับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน Microsoft 365 ของ LTC: “เราเป็นทีมเล็กๆ ที่สนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องประสบความสำเร็จ เงินหลายพันล้านปอนด์อยู่บนโต๊ะสำหรับความสำเร็จของโครงการนี้ หากเราไม่ลองทำสิ่งต่างๆ หากเราไม่ทำสิ่งใหม่ๆ เราก็จะไม่ประสบความสำเร็จ พยายามอย่างมาก ล้มเหลวเร็ว และเดินหน้าต่อไป เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้ทุกคนประสบความสำเร็จ”

ดิจิตอลก่อน ดิจิตอลเท่านั้น

การใช้อินทราเน็ต LTC และ Teams แทบจะไม่ต่ำกว่า 98% ซึ่งเป็นความสำเร็จที่ไม่ธรรมดา Shedden กล่าวว่า “องค์กรมีความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมาก

และผู้นำที่ไฮเวย์อังกฤษได้สังเกตเห็น หลอดไฟเพิ่งหมดไปว่าเป็นโปรเจ็กต์ดิจิทัลโดยสมบูรณ์และมีแนวทางที่ล้ำหน้า โครงการ LTC กำลังเปลี่ยนวิธีคิดของทีมกลาง Highways England มันกลายเป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลง “เราได้กำหนดเกณฑ์มาตรฐานสำหรับใบอนุญาต E5

สำหรับทุกคนทั่วทั้งกระดาน” Shedden กล่าว “ด้วย Microsoft Dynamics CRM สำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน Azure สำหรับโครงสร้างพื้นฐานและฐานข้อมูล Azure และ Power BI สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน และตอนนี้ Power Apps สำหรับโซลูชันการผลิตที่มีขนาดเล็กลง ” โครงสร้างพื้นฐาน Shedden และ Addin365 ที่ได้วางไว้อาจเป็นรูปแบบการดำเนินงานเป้าหมายที่ Highways England ใช้ในแผนการในอนาคต

“ใน 3 ปี ทีมไอทีของ LTC ได้เปลี่ยนจากการเป็นองค์กรไอทีเงาอันธพาลมาเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี” Shedden กล่าว “มันเป็นความสำเร็จที่น่าประทับใจ และ Microsoft 365 ก็เป็นส่วนสำคัญของสิ่งนั้น”