สรุป
สำหรับธุรกิจที่ขายอุปกรณ์หรือวัสดุสำหรับโครงการขนาดใหญ่ระดับโลก ยอดขายที่ได้รับนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการและข้อกำหนดที่ซับซ้อนของลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึงการสนทนาเกี่ยวกับการค้นพบหลายสิบหรือหลายร้อยครั้งซึ่งนำไปสู่ข้อเสนอการขายเบื้องต้น และจนถึงข้อตกลงการซื้อขั้นสุดท้าย ความผิดพลาดในการทำความเข้าใจความต้องการเฉพาะของผู้ซื้ออาจทำให้การขายทั้งหมดเสียหายได้
สำหรับซัพพลายเออร์ระดับโลกด้านโซลูชันอุปกรณ์สำหรับอุตสาหกรรมน้ำมัน ก๊าซ ปิโตรเคมี พลังงาน และกระบวนการ การแข่งขันและชนะใจธุรกิจใหม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามในการขายที่มีทักษะและตอบสนองเพื่อวินิจฉัยความต้องการของลูกค้าได้อย่างแม่นยำ และทำงานเป็นทีมบูรณาการเพื่อนำเสนอ การขายอุปกรณ์หลักที่ซับซ้อนและปรับแต่งการนำเสนอให้เป็นข้อตกลงขั้นสุดท้าย
ตลอดวงจรชีวิตของความสัมพันธ์ของผู้ซื้อทุกราย ข้อกำหนดในการซื้อจะถูกรวบรวมไว้ในการสนทนาทางอีเมลหลายครั้งในบางครั้งกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของลูกค้าที่แตกต่างกัน และพนักงานของผู้ผลิตที่แตกต่างกัน ในอดีต ทีมขายบันทึกอีเมลเกี่ยวกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของลูกค้า และความมุ่งมั่นที่ทีมขายทำไว้ในโฟลเดอร์สาธารณะของ Outlook ตัวแทนขายทั่วทั้งแผนกพลังงานสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อค้นหาข้อมูลได้ แต่ด้วยการที่ Microsoft จำกัดการสนับสนุนโฟลเดอร์สาธารณะบนโครงสร้างพื้นฐานแบบเก่า เช่นเดียวกับพวกเขา ซัพพลายเออร์อุปกรณ์ระดับโลกจึงตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้ความสามารถด้านบริการเนื้อหาที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้นของ Microsoft เพื่อบันทึกและแบ่งปันอีเมลทั่วทั้งทีมขายของตน
เนื่องจากมีการติดตั้ง Microsoft SharePoint ในองค์กร และมีผู้ใช้มากกว่า 6,000 รายโต้ตอบกับระบบในแต่ละเดือน บริษัทต้องการใช้โครงสร้างพื้นฐานหลักนี้เป็นแกนหลักสำหรับการจัดการความรู้ของพวกเขา ในขณะเดียวกัน ธุรกิจก็รับรู้ถึงพฤติกรรมของทีมขายซึ่งมีนิสัยยึดมั่นในการดึงความรู้เกี่ยวกับโครงการจากภายใน Microsoft Outlook แม้ว่าทีมขายจะทราบดีถึงวิธีการที่มีอยู่ของตนในการบันทึกอีเมลและไฟล์แนบในโฟลเดอร์สาธารณะที่แชร์นั้นไม่ได้ให้ความเร็วหรือความแม่นยำในการค้นหาเพื่อช่วยให้พวกเขาสร้างและปรับแต่งการเสนอราคาได้เร็วเท่าที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ทีมก็ยังคงภักดีต่อนิสัยเดิมของมัน ของการบันทึกอีเมลไปยังโฟลเดอร์ Outlook สาธารณะ บริษัทจำเป็นต้องค้นหาวิธีใหม่ในการจัดการอีเมลที่ให้ความสะดวกในการบันทึกและแบ่งปันจาก Outlook แบบเดียวกัน พร้อมประสิทธิภาพการค้นหาแบบใหม่ และบนโครงสร้างพื้นฐานการจัดการความรู้ที่ดี
ท้าทาย
แม้ว่าซัพพลายเออร์อุปกรณ์ระดับโลกจะมี SharePoint อยู่แล้วก่อนที่จะนำ Colligo ไปใช้ในการจัดการอีเมล แต่ทีมขายกลับไม่ได้ใช้งาน โดยเลือกที่จะบันทึกอีเมลและไฟล์แนบลงในโฟลเดอร์สาธารณะที่แชร์ใน Outlook ทีมขายมองว่าการบันทึกอีเมลไปที่ SharePoint ใช้เวลานานเกินไปและไม่สะดวก เมื่องานในแต่ละวันมุ่งเน้นไปที่การจัดการอีเมลภายใน Outlook
บริษัทตั้งเป้าหมายที่จะใช้ SharePoint ให้ดีขึ้นเพื่อจัดเก็บความรู้สำหรับการทำงานร่วมกันข้ามทีมและข้ามแผนก ทีมไอทีถูกท้าทายในการหาวิธีทำให้การใช้ SharePoint สะดวกยิ่งขึ้นสำหรับทีมขาย และเอาชนะความท้าทายในปัจจุบัน:
อีเมลไม่ได้ติดแท็ก ค้นหาได้ยากในโฟลเดอร์สาธารณะ เนื่องจากการสนทนาเกี่ยวกับการขายหลายร้อยรายการถูกบันทึกเป็นอีเมลในโฟลเดอร์สาธารณะในช่วงหลายเดือนหรือหลายปี การค้นหาของ Outlook จึงประสบปัญหาในการเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญโดยไม่มีข้อมูลเมตา ตลอดวงจรการขาย ตัวแทนฝ่ายขายอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงเพื่อค้นหาความรู้เกี่ยวกับโครงการที่สำคัญ โดยมีความเสี่ยงที่รายละเอียดการเสนอราคาขายอันมีค่าอาจถูกมองข้าม
โฟลเดอร์สาธารณะมีขนาดใหญ่ขึ้นและยากต่อการจัดการ ไม่เพียงแต่ค้นหาได้ยากในโฟลเดอร์สาธารณะที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เท่านั้น ความพยายามด้านไอทีที่จำเป็นในการสนับสนุนโฟลเดอร์สาธารณะขนาดใหญ่มากยังเป็นที่ต้องการและมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย
ความสามารถของ SharePoint ไม่ได้ถูกใช้อย่างเต็มที่ เนื่องจาก SharePoint มีการใช้งานโดยทีมงานฝ่ายปฏิบัติการเป็นหลัก ผู้ผลิตอุปกรณ์ระดับโลกรายนี้จึงตระหนักว่าไม่ได้ใช้ความสามารถของ SharePoint ในการจับภาพและจัดประเภทเนื้อหาเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
“สมาชิกแต่ละคนในทีมขายจะได้รับอีเมลจำนวนมากจากผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นฝ่ายขาย และตัวแทนแต่ละคนเป็นเจ้าของความสัมพันธ์กับผู้ติดต่อของพวกเขา เมื่อพูดคุยกับผู้ใช้ฝ่ายขาย พวกเขาต้องการวิธีแชร์อีเมลระหว่างกลุ่มการขายได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะได้รับทราบอย่างต่อเนื่องถึงสิ่งที่พูดคุยกัน มุ่งมั่น และสัญญาไว้ ทีมงานคุ้นเคยกับการลากและวางการบันทึกอีเมลลงในโฟลเดอร์สาธารณะอย่างง่ายดาย พวกเขาต้องการยึดแนวทางนั้นและค้นหาวิธีที่จะนำความรู้ที่บันทึกลงใน SharePoint”
— นักวิเคราะห์ธุรกิจไอที
กลยุทธ์
บริษัทจำเป็นต้องให้ทีมขายใช้ความสามารถของ SharePoint ในการรวบรวมเนื้อหาและทำให้ง่ายต่อการค้นหาและแบ่งปัน ขณะเดียวกันก็รับประกันความปลอดภัย ความสามารถในการปรับขนาด และเส้นทางสู่การปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูล
ทีมขายต้องการทำงานต่อไปเหมือนใน Outlook ทีมไอทีจำเป็นต้องค้นหาวิธีที่จะรวมโลกทั้งสองไว้ด้วยกัน และเริ่มประเมินโซลูชันการจัดการอีเมลสำหรับ SharePoint
เพื่อสนับสนุนการเปิดตัว Colligo ทีมไอทีของบริษัทได้ทำงานร่วมกับสมาชิกของทีมขายเพื่อสร้างห้องสมุดและโครงสร้างเชิงตรรกะที่เรียบง่ายเพื่อแยกประเภทอีเมลที่บันทึกไว้ Colligo ทำให้การใช้การจัดประเภทและเพิ่มข้อมูลเมตาเป็นเรื่องง่ายจาก Outlook
การจับภาพอีเมลที่คุ้นเคย ด้วยการผสานรวมการเข้าถึงโฟลเดอร์ SharePoint เข้ากับ Outlook โดยตรงโดยใช้ Colligo Email Manager ทีมขายจึงสามารถทำงานต่อไปได้เหมือนเดิม โดยลากและวางอีเมล และไปยัง SharePoint ได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย Outlook ของพวกเขา เพียงไม่กี่คลิก ตัวแทนฝ่ายขายสามารถบันทึกข้อเสนอไซต์ ข้อมูลราคา และร่างสัญญาลงในไลบรารีที่เกี่ยวข้องใน SharePoint โดย Colligo จะจัดเก็บฟิลด์สำคัญ เช่น หัวเรื่อง ผู้ส่ง และวันที่เป็นเมตาดาต้าโดยอัตโนมัติ
ความสามารถในการค้นหาและแบ่งปันที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ทุกคนในทีมขายสามารถค้นหา ค้นหา และแบ่งปันลิงก์ที่ปลอดภัยไปยังข้อมูลการขายที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากอีเมลและไฟล์แนบถูกบันทึกและติดแท็กด้วยข้อมูลเมตาที่เป็นประโยชน์ การค้นพบข้อมูลการขายที่รวดเร็วยิ่งขึ้นช่วยให้ทีมขายเสนอข้อเสนอการขายที่แข่งขันได้และเกี่ยวข้องกับลูกค้ามากที่สุดในเวลาที่เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
การจัดการความรู้ที่ปรับขนาดได้และปลอดภัย เนื่องจากขณะนี้ความรู้ของทีมขายถูกรวบรวมและจัดประเภทไว้ใน SharePoint ซัพพลายเออร์อุปกรณ์ระดับโลกจึงมีหลายแผนกที่ได้รับประโยชน์จากข้อมูลที่ค้นหาได้ง่ายขึ้นใน SharePoint เมื่อผู้ใช้เปลี่ยนไป บริษัทกำลังรวบรวมเนื้อหามากขึ้นใน SharePoint โดยได้รับประโยชน์มากขึ้นจากแพลตฟอร์มการจัดการความรู้ที่ปรับขนาดได้และปลอดภัย
“Colligo ช่วยให้บริษัทและทีมขายของเราได้สิ่งที่พวกเขาต้องการ ทั้งการลากและวางในการบันทึกอีเมลที่ง่ายดายและการใช้งาน SharePoint ที่ดีขึ้น ขณะนี้ตัวแทนฝ่ายขายเพียงบันทึกลงในกล่องจดหมาย SharePoint และเพิ่มข้อมูลเมตาเพื่อการค้นหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น วิธีการทำงานของ Colligo นั้นคุ้นเคยกับทีมขายของเรา ดังนั้นพวกเขาจึงไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมและการใช้งาน SharePoint ก็เพิ่มขึ้น”
— สถาปนิกโซลูชันไอที
ผลลัพธ์
ขณะนี้ Colligo ใช้งานมาเป็นเวลาสองปีโดยทีมขายของบริษัท ซึ่งเพิ่มความคล่องตัวในการจับภาพอีเมล ไฟล์แนบ และเอกสารลงใน SharePoint การนำเสนอการจัดการอีเมล Outlook แบบลากและวางที่รวมอยู่ใน SharePoint ช่วยให้ทีมขายสามารถเข้าถึงข้อมูลและความเร็วที่ต้องการเพื่อแข่งขันในตลาดอุปกรณ์ที่มีการแข่งขันระดับโลกได้ดีที่สุด ขณะเดียวกันก็ทำให้บริษัทมีรากฐานการจัดการความรู้ที่ทันสมัย ปลอดภัย และปรับขนาดได้
การรับรู้ถึงการขายร่วมกันช่วยให้ลูกค้าได้รับชัยชนะ ความเร็วในการค้นหาที่ได้รับการปรับปรุงและผลการค้นหาที่ดีขึ้นช่วยให้ทีมขายสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอไซต์ที่พัฒนา สัญญา และราคาที่จำเป็นในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์และทันเวลา
ฟังก์ชันการทำงานที่คุ้นเคยช่วยให้สามารถนำไปใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ทีมขายของซัพพลายเออร์อุปกรณ์ต้องการสิ่งที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ต้องการ นั่นคือ การเข้าถึงข้อมูลที่ดีขึ้น เร็วขึ้น โดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานที่มีอยู่ Colligo Email Manager มีฟังก์ชันการแชร์แบบลากและวางที่คุ้นเคยใน Outlook แต่มีการรวม SharePoint ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนพฤติกรรมหรือการฝึกอบรม
การขยาย SharePoint แสดงให้เห็นถึงการจัดการความรู้ที่ก้าวหน้า บริษัทเริ่มทำงานร่วมกับ Colligo ด้วยความทะเยอทะยานที่จะพัฒนาการจัดการความรู้ให้มีความก้าวหน้าและปรับขนาดได้มากขึ้น ด้วยการนำ SharePoint มาใช้งานนอกเหนือจากทีมปฏิบัติการไปจนถึงแผนกขาย องค์กรจึงได้สร้างแรงผลักดันไปสู่การจัดการความรู้ที่ก้าวหน้า
“Colligo ช่วยให้เราตอบสนองความต้องการของทั้งผู้บันทึกอีเมลและผู้ที่ได้รับการแชร์อีเมลเหล่านั้นด้วย ตอนนี้ทีมขายรู้วิธีบันทึกและจัดหมวดหมู่อีเมลในระดับสูง และแท็กข้อมูลเมตาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่เป็นแนวทางที่ทันสมัยและปรับขนาดได้ในการจัดการความรู้ ซึ่งดีกว่าพฤติกรรมเดิมๆ ของโฟลเดอร์เลเยอร์และเลเยอร์ต่างๆ และสำหรับผู้ที่เข้าถึงอีเมลที่แชร์เหล่านั้น ตอนนี้การค้นหาสิ่งที่พวกเขาค้นหาได้อย่างง่ายดายด้วยการค้นหาที่สามารถดึงข้อมูลเมตามาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การค้นหาที่รวดเร็วและเกี่ยวข้อง”
— สถาปนิกโซลูชันไอที
