องค์กรอนุรักษ์ยกระดับการทำงานกับข้อมูลไปอีกระดับด้วย Office 365 และ Information Leadership

สรุป

Forest & Bird เป็นองค์กรอนุรักษ์อิสระชั้นนำของนิวซีแลนด์ ซึ่งปกป้องสัตว์ป่าและพื้นที่ป่า ทั้งบนบกและในทะเล เป็นเวลาเกือบหนึ่งศตวรรษแล้วที่พวกเขาเป็นกระบอกเสียงให้กับธรรมชาติในชุมชน เมือง สภา รัฐบาลกลาง และศาลของนิวซีแลนด์ พวกเขาเป็นองค์กรการกุศลที่จดทะเบียน โดยมีทีมงานที่หลากหลายและอาสาสมัครจำนวนมาก

เมื่อร่วมมือกับ Information Leadership พวกเขาได้ปรับใช้พอร์ทัลข้อมูลและการทำงานร่วมกันของ Office 365 ที่คุ้มต้นทุนที่เรียกว่า 'The Nest' โซลูชันนี้มุ่งเน้นไปที่การเพิ่มความสม่ำเสมอ การมองเห็น และความปลอดภัยของเนื้อหา ขณะเดียวกันก็ทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานทั่วทั้งนิวซีแลนด์ไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม

ท้าทาย

ในฐานะองค์กรการกุศลที่จดทะเบียน Forest & Bird ให้ความสำคัญกับการใช้จ่ายที่เป็นประโยชน์โดยตรงต่องานอนุรักษ์ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงงบประมาณจำนวนมากสำหรับโครงการเปลี่ยนแปลงภายในได้

Forest & Bird ไม่มีแนวทางในการจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจน และพนักงานก็ใช้แพลตฟอร์มและแรงผลักดันที่แตกต่างกันไปในการจัดเก็บเอกสาร ความแตกต่างนี้ทำให้พนักงานประสบปัญหาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ รวมถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุด
ความพยายามในอดีตในการเปลี่ยนแปลงระบบที่ใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูลต้องหยุดชะงักเนื่องจากพนักงานไม่รับรู้ถึงผลกระทบเชิงบวกต่องานของพวกเขาในทันที โครงการนี้จำเป็นต้องดึงดูดบุคลากรของ Forest & Bird เพื่อให้พวกเขาเข้าใจถึงประโยชน์ของแนวทางที่สอดคล้องกัน ซึ่งต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม

เนื่องจากเจ้าหน้าที่ของ Forest & Bird ทำงานจากพื้นที่ห่างไกลหลายแห่งในนิวซีแลนด์ พวกเขาจึงต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ ขณะเดียวกันก็รับประกันวิธีการซิงโครไนซ์ออฟไลน์ที่ง่ายและปลอดภัย เนื่องจากขาดบริการที่ครอบคลุมในพื้นที่ห่างไกล

กลยุทธ์

Forest & Bird ทำงานร่วมกับ Information Leadership เพื่อสร้างแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการจัดเก็บข้อมูล และพัฒนาพอร์ทัลข้อมูลและการทำงานร่วมกันของ Office 365 ที่เรียกว่า 'The Nest' เมื่อใช้ Office 365 องค์กรจะใช้ประโยชน์จากส่วนลดสิทธิ์การใช้งานที่ Microsoft มอบให้กับองค์กรการกุศล

เพื่อให้ได้รับความไว้วางใจและการยอมรับ Forest & Bird จึงเปิดตัว 'The Nest' ในหลายระยะโดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานให้สูงสุด ทีมงานได้สร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัลแห่งแรกสำหรับทีมทรัพยากรบุคคล การตลาด และการสื่อสาร พวกเขายังจัดให้มีการฝึกอบรมและการให้ความช่วยเหลือโดยตรงเพื่อสนับสนุนพนักงานในการเปลี่ยนผ่านจากขั้นตอนการทำงานเฉพาะกิจเมื่อต้องรับมือกับข้อมูล

ทีมงานออกแบบพื้นที่ทำงาน 'The Nest' ให้เรียบง่าย ใช้งานง่าย และยั่งยืน โดยอิงตามโครงสร้างข้อมูลที่สอดคล้องและใช้งานง่าย ประโยชน์หลักของระบบการรายงานของ Office 365 คือสามารถวัดผลและแนวโน้มการทำงานร่วมกันได้ ผลลัพธ์ก็คือ Forest & Bird สามารถปรับปรุงและพัฒนาพื้นที่ทำงานเหล่านี้เพิ่มเติมเมื่อเวลาผ่านไป โดยอิงตามแนวโน้มการใช้งานและการปรับปรุงธุรกิจที่พวกเขาสามารถระบุได้

การใช้แอปสถานที่ทำงานที่ใช้ Azure ช่วยให้สามารถจำแนกเมตาดาต้าได้โดยอัตโนมัติ ความสามารถนี้หมายความว่าในหลาย ๆ สถานการณ์ พนักงานไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเมตา ในขณะเดียวกันก็ได้รับประโยชน์จากการทำให้ค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น แอปสถานที่ทำงานอีกแอปหนึ่งอย่าง Smart Case Files ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการเนื้อหา และช่วยให้เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการอนุญาตด้านความปลอดภัยแบบละเอียด โดยไม่ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ คุณสมบัติเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับฐานอาสาสมัครขนาดใหญ่และโครงการริเริ่มที่หลากหลายที่ Forest & Bird

นอกจากนี้ ทีมงานยังใช้เทคโนโลยีสตรีมมิ่งของ Microsoft เพื่อสร้างวิดีโอและไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ ให้พร้อมใช้งาน

ผลลัพธ์

ทีมที่ย้ายไปยังสถานที่ทำงาน 'Nest' แห่งใหม่แล้วต่างเห็นประโยชน์และช่วยเหลือในการเปิดตัวให้กับทีมอื่นๆ พนักงานเหล่านี้เริ่มสร้างวัฒนธรรมในการค้นหาสิ่งที่ต้องการทางออนไลน์ - ความมั่นใจและการควบคุม และไม่มีความผูกพัน!

การเปิดตัว 'The Nest' ทั่วทั้งองค์กรยังอยู่ระหว่างการดำเนินการ ทำให้มีโปรแกรมอัปเดตและเพิ่มเติมที่ยืดหยุ่น ในความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง Information Leadership จะตอบสนองต่อความต้องการและความพร้อมของแต่ละทีม

นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่มักจะทำงานในพื้นที่ต่างๆ ของนิวซีแลนด์ที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต ความสามารถในการทำงานแบบออฟไลน์และการซิงโครไนซ์ของ Office 365 เป็นตัวเปลี่ยนเกม สมาชิกในทีมระยะไกลรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่าตนมีไฟล์ล่าสุด และการเปลี่ยนแปลงจะถูกซิงโครไนซ์ทุกครั้งที่มีอินเทอร์เน็ต

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม