Intelology ช่วยให้ Devro พลิกโฉมการดำเนินงานทางการเงินด้วย SharePoint และ Power Automate

สรุป

ด้วยการดำเนินธุรกิจทั่วโลก Devro เป็นหนึ่งในซัพพลายเออร์ชั้นนำของโลกด้านปลอกคอลลาเจนที่ใช้ในการผลิตไส้กรอกและผลิตภัณฑ์จากเนื้อสัตว์อื่นๆ ที่หลากหลาย Devro มีพนักงานมากกว่า 2,000 คน โดยมีทักษะและความรู้ตั้งแต่วิศวกรรมเคมีและไฟฟ้า ไปจนถึงเทคโนโลยีอาหาร วิทยาศาสตร์เนื้อสัตว์ และสุขภาพสิ่งแวดล้อม

ในช่วงปลายปี 2018 Devro ได้เริ่มกระบวนการเปลี่ยนฟังก์ชันทางการเงินที่กระจายอยู่ทั่วโลกหลายแห่งไปเป็นรูปแบบศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกัน เพื่ออำนวยความสะดวกส่วนหนึ่งของโปรแกรมนี้ Intelogy ได้รับเลือกให้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคของการประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้ (AP) และการจัดการเอกสารของทีม Devro Finance

ด้วยการใช้ Power Automate อย่างกว้างขวางเพื่อกำหนดเส้นทางเนื้อหาทางการเงินประเภทต่างๆ ผ่านกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ โซลูชัน SharePoint ที่ Intelogy มอบให้ได้รวมเครื่องสแกนที่ใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ทั่วโลก ขณะเดียวกันก็ลดการจำแนกด้วยตนเองให้เหลือน้อยที่สุด โซลูชันใหม่ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีมไปอย่างสิ้นเชิง ช่วยให้สามารถประมวลผลและจัดเก็บ AP ได้อย่างสอดคล้อง เชื่อถือได้ และรวมศูนย์

ท้าทาย

ด้วยโรงงานผลิตในสถานที่ต่างๆ เช่น สหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา เนเธอร์แลนด์ จีน สาธารณรัฐเช็ก และออสเตรเลีย การดำเนินงานด้านการเงินจึงกระจายไปทั่วโลก โดยดำเนินกระบวนการในศูนย์กลางภูมิภาคที่แยกจากกัน ในปี 2561 Devro ได้ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อย้ายไปสู่โมเดลการดำเนินงานเป้าหมายใหม่สำหรับการดำเนินงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งบริการที่ใช้ร่วมกัน

เนื่องจากเอกสารทางการเงินได้รับในท้องถิ่นทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องค้นหาวิธีการรับเอกสารทางการเงินในประเทศต่อไป แต่ยังรวมการจัดเก็บและการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลกลางที่พร้อมใช้งานทั่วโลก นอกจากนี้ เอกสารทางการเงินบางอย่าง เช่น ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการกำหนดเส้นทาง อนุมัติ และกระบวนการที่นำมาซึ่งปริมาณงานของกระบวนการโดยทั่วไปและปัญหาด้านประสิทธิภาพ

ด้วยความมุ่งมั่นในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาวเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด สิ่งสำคัญอันดับแรกคือการกำหนดโซลูชันการจัดเก็บและเรียกคืนข้อมูลที่เหมาะสมซึ่งจะผสานรวมกับระบบการเงินที่มีอยู่

นอกจากนี้ Devro IT ยังกระตือรือร้นที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันใดๆ ที่นำมาใช้นั้นสอดคล้องกับกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของพวกเขา เพื่อปรับใช้สถาปัตยกรรมโซลูชันบนคลาวด์ ทุกที่ที่เหมาะสม โดยมีความต้องการที่จะขยายการใช้งาน Microsoft 365 ต่อไป และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง SharePoint

กลยุทธ์

สิ่งสำคัญอันดับแรกของโครงการคือการตรวจสอบว่าไซต์ Devro ทั่วโลกสามารถเข้าถึง SharePoint ในลักษณะที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จำเป็นต่อโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายที่มีอยู่เพื่อปรับปรุงและรับประกันการเชื่อมต่อได้รับการระบุและดำเนินการ Intelogy ซึ่งทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Devro IT ได้ทำการทดสอบประสิทธิภาพเครือข่ายหลายชุดตามแนวทางปฏิบัติที่ Microsoft แนะนำ ตั้งแต่เครื่องมืออำนวยความสะดวกของ Devro จากระยะไกลเพื่อวิเคราะห์และตรวจสอบการเชื่อมต่อเครือข่ายกับ Microsoft Global Network โดยมีการทดสอบเฉพาะกับเวิร์กโหลด SharePoint และ OneDrive

ข้อกำหนดสำคัญอีกประการหนึ่งคือการกำหนดโซลูชันที่เหมาะสมเพื่ออำนวยความสะดวกในการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นดิจิทัลที่ได้รับในท้องถิ่นและส่งต่อไปยัง SharePoint Intelogy ดำเนินการตรวจสอบตัวเลือกเชิงพาณิชย์ที่มีให้บริการ และแนะนำโซลูชันที่ใช้ Fujitsu ซึ่งช่วยให้สามารถสแกนเอกสารเป็นชุดด้วย OCR และอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า พร้อมการติดแท็กเอกสารอัตโนมัติเมื่อได้รับ กระบวนการนี้ได้รับการออกแบบร่วมกับโซลูชันที่ Harmon.ie มอบให้ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการอัปโหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับทางอีเมล ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทางการเงินทั้งหมดจะถูกส่งไปยัง SharePoint ก่อนที่จะมีกิจกรรมใดๆ เพิ่มเติมเกิดขึ้น

เมื่อได้รับภายใน SharePoint กระบวนการได้รับการออกแบบและนำไปใช้โดยใช้ Power Automate เพื่อให้สมาชิกในทีมการเงินสามารถแท็กเอกสารด้วยเมตาดาต้าเพิ่มเติม จากนั้นกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้อย่างปลอดภัยเพื่อขออนุมัติจากพนักงานทั่ว Devro และประมวลผลข้อมูล AP ในภายหลังเข้าสู่ระบบการเงินที่มีอยู่

ท้ายที่สุดแล้ว เอกสารทางการเงินทั้งหมดจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ในลักษณะที่มีโครงสร้างสูง ปลอดภัย และอยู่ภายใต้การควบคุม พร้อมด้วยการสนับสนุนเพื่อให้สามารถเรียกค้นได้ง่ายเมื่อจำเป็น ดังนั้น Intelogy จึงใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลที่ครอบคลุมซึ่งได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงการเติบโตในระยะยาว โดยใช้ประโยชน์จากพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่แข็งแกร่ง ความสามารถในการจัดทำดัชนีการค้นหา และการกรองของ SharePoint

ผลลัพธ์

เมื่อเผชิญกับกรอบเวลาที่ท้าทาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ Intelogy และ Devro ได้ออกแบบ พัฒนา และนำโซลูชันไปใช้ผ่านการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ผลก็คือ Devro สามารถบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในการเปลี่ยนการดำเนินงานทางการเงินไปสู่โมเดลศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกันซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยกระบวนการดิจิทัลแบบครบวงจรที่ขับเคลื่อนโดย Microsoft 365 ได้สำเร็จ