สรุป
ในฐานะส่วนหนึ่งของการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บริษัทเทคโนโลยีระดับโลกที่พัฒนาและจัดหาผลิตภัณฑ์และระบบทางอากาศ บก และทางเรือ และผลิตภัณฑ์ด้านการป้องกัน ความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ และการบินเชิงพาณิชย์ที่หลากหลาย ได้ทำงานร่วมกับ Intelogy เพื่อระบุข้อกำหนดด้านความร่วมมือและการสื่อสารผ่านการนำไปปฏิบัติ ของ Microsoft 365 ในลักษณะที่มีความปลอดภัยสูง
Intelogy ออกแบบและใช้งานอินทราเน็ต ระบบการจัดการธุรกิจ กลุ่มไซต์ทีมขององค์กร พอร์ทัลการจัดการโครงการและการเสนอราคา และโครงสร้างการจัดการเอกสารพื้นฐานที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้ในขณะที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการจำแนกประเภทข้อมูลภาคกลาโหม
ท้าทาย
เนื่องจากองค์กรทำงานในโครงการภาครัฐและการป้องกันที่มีความปลอดภัยสูง ความจำเป็นในการยึดมั่นในการกำกับดูแลที่เข้มงวดและการกำหนดค่าความปลอดภัยที่เข้มงวดจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
นอกจากนี้ การเป็นเจ้าขององค์กรย่อยหลายแห่ง ซึ่งทั้งหมดดำเนินงานในสภาพแวดล้อมไอทีที่แตกต่างกันโดยมีระดับการเข้าถึงผลิตภัณฑ์และบริการ Microsoft 365 ที่แตกต่างกัน ได้สร้างความท้าทายเกี่ยวกับการกำกับดูแลและการปกป้องข้อมูล เนื่องจากผู้ใช้ในเครือบางรายจำเป็นต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงในระดับเดียวกันกับพนักงานภายใน .
สุดท้ายนี้ โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Bids และ Projects จะต้องถูกนำไปใช้ในลักษณะที่การทำงานร่วมกันภายนอกจะเกิดขึ้นได้เฉพาะกับบุคคลที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าและมีการรักษาความปลอดภัยเท่านั้น การอนุมัติเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่ให้กับลูกค้าภายนอกถือเป็นข้อกำหนดสำคัญในการออกแบบโซลูชัน
กลยุทธ์
SharePoint ได้รับเลือกให้เป็นแพลตฟอร์มหลักสำหรับโซลูชันนี้ เนื่องจากมีแบ็คเอนด์ที่ปลอดภัยซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทั่วโลกผ่านอุปกรณ์หลายเครื่อง และตรงตามข้อกำหนดที่เข้มงวดของลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยและเข้ารหัสตลอดเวลา นอกจากนี้ ความสามารถในการจำกัดการแบ่งปันข้อมูลภายนอกเฉพาะผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้น ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกแบ่งปันกับผู้ใช้ที่ไม่ควรมีการเข้าถึง สำหรับโซลูชัน Bids และ Projects จำเป็นต้องมีการปรับแต่งสิทธิ์ที่เข้มงวดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาเฉพาะภายในไซต์ได้ และผู้ใช้ภายนอกได้รับเชิญให้ทำงานร่วมกันเฉพาะกิจในพื้นที่หลักเท่านั้น
Power Automate ถูกใช้เพื่อให้กระบวนการอนุมัติที่มีโครงสร้างโดยเอกสารจะถูกย้ายไปยังไลบรารีเอกสารที่แชร์ภายนอกเฉพาะเมื่อไฟล์ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติโดยทีมงานภายในอาวุโสเท่านั้น
เพื่อช่วยในการตรวจสอบและรับประกันเพิ่มเติมว่าข้อมูลจะไม่ถูกแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัย การตั้งค่านโยบายการป้องกันข้อมูลสูญหาย (DLP) ได้รับการกำหนดค่าให้ทำงานตามแท็กข้อมูลเมตาที่กำหนดเองซึ่งใช้กับแต่ละเอกสารในทุกไซต์ จากนั้นตัวเลือกการแทนที่จะพร้อมใช้งานสำหรับสมาชิกภายในองค์กรเท่านั้น สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้อีกว่าจะไม่สามารถมองเห็นหรือเข้าถึงข้อมูลใด ๆ แก่บุคคลภายนอกได้ ยกเว้นในกรณีที่มีการใช้การแทนที่กับไฟล์
ในที่สุด Intelology ได้สร้างแบบฟอร์มที่ใช้งานง่ายขึ้นมา แอพพาวเวอร์ ที่ช่วยให้ผู้ใช้ภายในสามารถขอสร้างไซต์การประมูลและโครงการใหม่ได้
ผลลัพธ์
หลังจากการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการหลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ามีอัตราการนำไปใช้งานของผู้ใช้ที่สูง การเปิดตัวโซลูชันนี้จึงประสบความสำเร็จ
ความสามารถในการทำงานร่วมกับองค์กรในเครือโดยไม่ต้องส่งเอกสารทางอีเมล ส่งผลให้เกิดกระบวนการจัดการเอกสาร "ความจริงเวอร์ชันเดียว" ที่ใช้งานได้จริง นอกจากนี้ ความสามารถในการเขียนร่วมในเอกสารยังส่งผลให้การส่งมอบโครงการไปยังลูกค้าภายนอกรวดเร็วยิ่งขึ้น
การใช้กระบวนการอัตโนมัติช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจและช่วยในการใช้เวลาในการเตรียมเอกสารเพื่อเผยแพร่สู่ลูกค้าภายนอก ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในวิธีการทำงานและกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดได้ทำให้องค์กรเติบโตเต็มที่เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่พื้นที่หลักอื่นๆ ได้
สุดท้ายนี้ ความสามารถในการระบุอย่างมั่นใจว่าขณะนี้องค์กรเป็นไปตามระบบปฏิบัติการอย่างสมบูรณ์จะช่วยเหลือในการประมูลงานในอนาคต
