Dakota Financial ทำงานร่วมกับ SkyLite Systems เพื่อสร้างแอปพลิเคชันการสแกนและการจัดการเคสแบบกำหนดเองโดยใช้ SharePoint และ PowerApps

สรุป

Dakota Financial, LLC เป็นแหล่งเงินทุนโดยตรงตามสินทรัพย์ โดยมุ่งเน้นที่การจัดหาเงินทุนสำหรับรถบรรทุก รถพ่วง อุปกรณ์ก่อสร้างและการเกษตร และเครื่องมือเครื่องจักร โครงการระดับประเทศของ Dakota Financial ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อมอบโซลูชันด้านเงินทุนสำหรับลูกค้าที่เคยล้มละลาย ภาระภาษี การตัดสิน การยึดทรัพย์สินคืน หรือการจ่ายเงินช้า องค์กรให้ทุนแก่สัญญาเช่าแบบดั้งเดิม การขาย-เช่าซื้อ การขายปาร์ตี้ส่วนตัว สตาร์ทอัพ และเจ้าของ/ผู้ดำเนินการด้วยเงินกู้ตั้งแต่ $10,000 จนถึง $400,000

เมื่อมองหาระบบการสแกนและการจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ Dakota Financial จึงหันมาใช้ SkyLite Systems เพื่อใช้โซลูชันแบบกำหนดเองที่สร้างบน Microsoft SharePoint โดยใช้ PowerApps และ Flow

ท้าทาย

เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการตรวจสอบและให้บริการสินเชื่อ Dakota Financial จำเป็นต้องสแกนและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่ 20 ถึง 40 ฉบับสำหรับเงินกู้แต่ละรายการที่พวกเขาให้ทุน เอกสารที่สแกนมีตั้งแต่หนึ่งถึงห้าสิบหน้า มีข้อมูลมากมายที่ต้องใช้การจัดการในระยะยาว

เช่นเดียวกับบริษัทอื่นๆ ในภาคการเงิน Dakota อาศัยระบบสแกนและจัดการไฟล์ราคาแพงที่เป็นกรรมสิทธิ์เพื่อจัดการไฟล์สแกนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเช่า ระบบมีความแข็งแกร่งมากและปรับแต่งได้ยาก Michael Green ประธานของ Dakota ทราบดีว่าจะต้องมีโซลูชันที่ดีกว่าและคุ้มค่ากว่า หลังจากที่ Dakota ย้ายไปยัง Office 365 Michael มองเห็นศักยภาพของ SharePoint และรู้ว่าเขาสามารถใช้ประโยชน์จากการลงทุนใน Office 365 และแทนที่โซลูชันการสแกนและการจัดการแบบเดิมที่มีราคาแพงด้วยโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ทันสมัยและคุ้มค่าซึ่งสร้างขึ้นรอบๆ Office 365

กลยุทธ์

Michael Green สัมผัสได้ว่า Office 365 สามารถสร้างแกนหลักของโซลูชันที่สามารถจัดเก็บเอกสารที่สแกนนับแสนรายการได้ เขาได้ติดต่อกับบริษัทไม่กี่แห่ง และในไม่ช้าก็ได้พบกับ SkyLite Systems ซึ่งเป็นพันธมิตร Microsoft Silver ที่เชื่อถือได้ และขอแนวคิดและวิธีต่างๆ ที่จะทำให้วิสัยทัศน์ของเขาเป็นจริง SkyLite Systems ทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Dakota เพื่อสร้างโซลูชันโดยใช้แอปพลิเคชัน SharePoint ที่ผสานรวมเข้ากับเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์จาก Aleris/Kodak แม้ว่าในตอนแรก SkyLite จะจินตนาการถึงโซลูชันที่ใช้ SharePoint เท่านั้น แต่พวกเขาก็ทำงานร่วมกับ Dakota และเปลี่ยนไปใช้โซลูชันแบบกำหนดเองโดยใช้ SharePoint Online, PowerApps และ Flow

<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app

แอปพลิเคชันใช้การผสมผสานระหว่าง PowerApps, Flow, SharePoint และซอฟต์แวร์การสแกนจาก Alaris/Kodak

• SharePoint: Dakota ใช้รายการ SharePoint และไลบรารีเอกสารร่วมกันเพื่อจัดเก็บข้อมูลการเช่า ไฟล์ที่สแกน และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเช่าที่พวกเขาจัดการ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดได้รับการจัดการภายใน SharePoint พนักงานจึงสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินเชื่อผ่านเครื่องมือค้นหาภายใน SharePoint ได้ ช่วยให้สามารถค้นหาไฟล์สแกนทุกไฟล์ที่บันทึกเป็น PDF ที่ค้นหาได้และไฟล์ทั้งหมดที่มีตัวเชื่อมต่อข้อมูล
• PowerApps: Skylite สร้างแบบฟอร์ม PowerApp ที่ฝังอยู่ภายในรายการสัญญาเช่า SharePoint ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาเช่าได้อย่างง่ายดาย นอกเหนือจากไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเช่าผ่านแกลเลอรีภายในแบบฟอร์มที่ฝังไว้
• Microsoft Flow: โซลูชันใช้ Flow เพื่อตั้งค่าโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสารและล้างข้อมูลตามความจำเป็นในแต่ละวัน
• ยูทิลิตี้อัพโหลดสแกนระบบ SkyLite: พนักงานของ Dakota ใช้ยูทิลิตี้อัพโหลดนี้เพื่อตรวจสอบ ติดแท็ก และอัปโหลดไฟล์ที่สแกนลงในไลบรารีเอกสารภายในโซลูชัน
• ซอฟต์แวร์สแกน Kodak/Alaris – โซลูชันนี้ใช้ซอฟต์แวร์สแกน Kodak/Alaris เพื่อขับเคลื่อนเครื่องสแกน จัดรูปแบบไฟล์ที่สแกน และบันทึกไฟล์ที่สแกนไปยังตำแหน่งที่ระบุเพื่ออัปโหลดไปยังแอปพลิเคชันใหม่

ผลลัพธ์

โซลูชันการสแกนและการจัดการไฟล์ใหม่ของ Dakota Financial (สร้างขึ้นโดยใช้ SharePoint, PowerApps และ Flow) นำเสนอการปรับปรุงที่สำคัญกว่าโซลูชันที่เป็นกรรมสิทธิ์ก่อนหน้านี้ หากไม่มีทักษะการเขียนโค้ดเชิงลึก ทีมสามารถปรับเปลี่ยนโซลูชันได้อย่างง่ายดายโดยใช้ PowerApps, Flow หรือ SharePoint เนื่องจากโซลูชันใช้รายการ SharePoint Dakota Financial จึงสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถของ SharePoint ด้วยความน่าเชื่อถือที่มากขึ้นและความสามารถในการสำรองข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างง่ายดาย เหนือสิ่งอื่นใด องค์กรสามารถเข้าถึงไฟล์ที่สแกนทั้งหมดจากอุปกรณ์มือถือของตนได้อย่างง่ายดาย

อนาคต

Dakota ยังคงเติบโตอย่างรวดเร็วและวางแผนที่จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับ SkyLite Systems เพื่อปรับปรุงโซลูชัน แอปพลิเคชันปัจจุบันของพวกเขามีผู้ใช้มากกว่า 35 รายและหน้าที่สแกนมากกว่า 1 ล้านหน้าที่จัดการในไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาเช่า แม้ว่าประสิทธิภาพจะรวดเร็วและเชื่อถือได้ในปัจจุบัน แต่ SkyLite และ Dakota รู้ว่าพวกเขาสามารถย้ายแอปไปยัง Common Data Service (CDS) ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้แอปจัดเก็บและจัดการข้อมูลเมื่อพวกเขาตัดสินใจว่าถึงเวลาที่ต้องเพิ่มความสามารถในการขยายขนาดได้เกือบไม่จำกัดและยิ่งสูงขึ้นไปอีก ประสิทธิภาพของซีดีเอส Michael Green ซีอีโอของ Dakota Financial กล่าวว่า “บริษัทของเราพึ่งพาแอปนี้เป็นอย่างมาก ฉันนอนหลับได้ดีขึ้นในเวลากลางคืนโดยรู้ว่าโซลูชันใหม่นี้ใช้งานได้ดีในปัจจุบัน และฉันมีทางเลือกในการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไปยัง CDS อย่างรวดเร็วในขณะที่เราเติบโตและให้บริการลูกค้าของเราต่อไป ประโยชน์เพิ่มเติมของตัวเลือกอุปกรณ์พกพาและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่นั้นไม่มีใครเทียบได้ในอุตสาหกรรม และตอกย้ำความมุ่งมั่นของเราที่มีต่อ Office 365 และ Microsoft ในฐานะแพลตฟอร์มสำหรับความต้องการทางธุรกิจของเรา”