หน่วยงานเทศบาลใช้อินทราเน็ตอัจฉริยะบนพื้นฐาน SharePoint เพื่อให้ผู้คนทำงานต่อไปในช่วงที่มีการระบาดใหญ่

วิกตอเรีย เมืองหลวงของบริติชโคลัมเบียตั้งอยู่ทางตอนใต้สุดของเกาะแวนคูเวอร์ และเพชรเม็ดงามบนชายฝั่งแปซิฟิกของแคนาดา ผู้คนหลายล้านคนมาเยี่ยมชมเมืองที่ผสมผสานระหว่างวิวทะเล สถาปัตยกรรมมรดก และสภาพอากาศที่อบอุ่นในแต่ละปี หน่วยงานเทศบาลเมืองวิกตอเรียให้บริการประชากร 94,000 คน ประกอบด้วยพนักงาน 1,000 คน ตั้งแต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและนักดับเพลิง ไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและเจ้าหน้าที่ป่าไม้ในเมือง

เพื่อแบ่งปันข้อมูลระหว่างพนักงาน ในปี 2014 รัฐบาลเมืองได้เปิดตัวอินทราเน็ตที่สร้างบน WordPress นับตั้งแต่ที่ไซต์เผยแพร่ กลุ่มไอทีของเมืองวิกตอเรียก็รู้ดีว่าไซต์ดังกล่าวจะเป็น

มาตรการหยุดชั่วคราวเท่านั้น: ไซต์ที่สร้างบน Microsoft SharePoint คือเป้าหมาย ต่างจากไซต์ WordPress แบบคงที่ กลุ่มต้องการอินทราเน็ตที่จะ:

• ส่งเสริมการมีส่วนร่วมกับพนักงาน
• ช่วยให้ผู้ดูแลระบบอินทราเน็ตของเมืองสามารถส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนได้
• ให้การควบคุมการเข้าถึงเนื้อหาที่พนักงานในเมืองเห็น
• ทำหน้าที่เป็นที่เก็บเอกสารของเมือง

“WordPress เติมเต็มช่องว่างของเวลา แต่เรารู้ว่าเรากำลังไปสู่สิ่งที่ทรงพลังกว่านี้ในอนาคต” Mike Palmer, City of Victoria CIO กล่าว อนาคตนั้นคือโครงการริเริ่ม Modern Workplace ของรัฐบาล ซึ่งเปิดตัวในปี 2560 อินทราเน็ตของเมืองวิกตอเรียกำลังจะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

การสร้างอินทราเน็ตแบบไดนามิกตาม SharePoint

Palmer ร่วมงานกับ Regroove Solutions ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาซึ่งมีฐานอยู่ในรัฐวิกตอเรีย เพื่อช่วยเหลือในการเปิดตัว Modern Workplace ทีมงานเริ่มวางแผนการย้ายอินทราเน็ตไปยัง SharePoint แต่ไม่มีวิธีใดที่จะย้ายเนื้อหาที่มีอยู่ไปยังเพจสมัยใหม่โดยทางโปรแกรมในขณะนั้น จากนั้น การเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของเมืองได้หยุดการพัฒนาเพิ่มเติมบนอินทราเน็ต เมื่อโครงการเริ่มต้นอีกครั้ง ทุกอย่างก็เปลี่ยนไป “ครั้งแรกที่เราเผยแพร่หน้าเว็บภายใน SharePoint แต่ตั้งค่าเป็นแบบคลาสสิก” Matt Longpre นักออกแบบและนักพัฒนาของ Regroove กล่าว “เมื่อโปรเจ็กต์เริ่มต้นอีกครั้ง เราสามารถใช้ Application Programming Interface (API) เพื่อนำเนื้อหามาสู่เพจสมัยใหม่ได้ ช่วงพักนั้นทำหน้าที่เราได้ค่อนข้างดี

อินทราเน็ตของเมืองวิกตอเรียประกอบด้วยศูนย์กลางห้าแห่ง:

• ศูนย์กลางเมือง หน้า Landing Page ของอินทราเน็ต
• ศูนย์ทรัพยากร เนื้อหาอินทราเน็ตก่อนหน้าจำนวนมาก รวมถึงแบบฟอร์มของรัฐบาล
• ข่าวล่าสุด. ข่าวรัฐบาลเมือง เรียบเรียงโดยผู้ดูแลเว็บไซต์
• ศูนย์สังคม ข่าวสารและข้อมูลที่พนักงานทุกคนสามารถโพสต์ได้ และผู้ดูแลระบบสามารถเผยแพร่ไปยัง City Hub ได้
• ขอชื่นชม ศูนย์กลางที่พนักงานทุกคนสามารถโพสต์ความสำเร็จและความสำเร็จของเพื่อนร่วมงานได้

ในขณะที่ Regroove กำลังพัฒนาอินทราเน็ตอัจฉริยะของเมืองวิกตอเรีย Microsoft ยังไม่ได้เปิดตัว megamenu Regroove ใช้ส่วนขยาย SharePoint Framework ของเครื่องมือปรับแต่งแอปพลิเคชันเพื่อสร้างแถบนำทางส่วนกลางแทน แถบนี้ประกอบด้วยรายการ SharePoint ที่ผู้ดูแลระบบไซต์สามารถแก้ไขได้เพื่อจัดการรายการในเมนูแบบเลื่อนลง โค้ดในตัวปรับแต่งจะใช้ SharePoint API เพื่อดึงรายการเข้ามา Longpre กล่าวว่า "ผู้ใช้ทุกที่ เมื่อใดก็ตามที่พวกเขาเปิดหน้า SharePoint พวกเขาจะมีแถบการนำทางทั่วโลกของผู้เช่าซึ่งมีสีและธีมของเมืองวิกตอเรีย"

SharePoint ใช้งานง่ายสร้างแชมป์อินทราเน็ต

เมื่อกำหนดกรอบการทำงานแล้ว ความเป็นเจ้าของอินทราเน็ตอัจฉริยะใหม่ก็ส่งต่อไปยังที่ปรึกษาด้านการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง Heather Follis Follis ไม่มีพื้นฐานด้านไอทีหรือทักษะการเขียนโค้ด เธอเป็นคนด้านการสื่อสาร แต่ด้วยการสนับสนุนจาก Palmer และทีมงานที่ Regroove ในไม่ช้าเธอก็มีทักษะที่เธอต้องการไม่เพียงแค่ใช้งานอินทราเน็ตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการออกแบบและเผยแพร่เพจใหม่ด้วย . Sean Wallbridge หัวหน้าผู้สร้างปัญหาของ Regroove Solutions กล่าวว่า "บทบาทสำคัญของเราในด้านอินทราเน็ตคือการฝึกสอนเพื่อให้กลุ่มไอทีและการสื่อสารสามารถรับช่วงต่อได้"

Follis กล่าวว่ารูปลักษณ์และการจัดระเบียบของอินทราเน็ต City of Victoria ในปัจจุบันส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการลองผิดลองถูก เธอทดลองกับ web part วางบล็อกเนื้อหา ตัดสินใจว่าเธอชอบหรือไม่ จากนั้นจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ใหม่เพื่อให้น่าดึงดูดยิ่งขึ้น Follis มีประสบการณ์มากมายในการใช้ SharePoint เป็นที่เก็บเอกสารของเมือง ซึ่งช่วยได้มาก แต่ความง่ายที่เธอสามารถออกแบบสถาปัตยกรรมของไซต์ใหม่และสร้าง web part ใหม่ได้ทำให้เธอสามารถเริ่มต้นอินทราเน็ตใหม่ได้ Longpre กล่าวว่า “ตัวสร้างเพจใน SharePoint เป็นเพียงความฝัน เมื่อเราแสดงให้ Heather เห็นว่าการจัดการเลย์เอาต์เนื้อหานั้นง่ายเพียงใด เธอยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้เรียนรู้วิธีการทำงาน” ฟอลลิสบรรยายประสบการณ์ของเธอดังนี้:

“เห็นได้ชัดเจนในเดือนมีนาคม เมื่อพนักงานจำนวนมากของเราทำงานจากที่บ้านโดยไม่ได้รับการแจ้งเตือนใดๆ เลย แทนที่จะต้องพึ่งพาผู้รับเหมาบุคคลที่สามเพื่อช่วยเราสร้างส่วนใหม่ของไซต์และปรับแต่งหน้าแรกใหม่ นั่นคือสิ่งที่ฉันทำได้ในหนึ่งวัน ฉันสร้างไอคอนที่มองเห็นได้ชัดเจนบนหน้าแรก ซึ่งผู้คนสามารถเลือกดูส่วนที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของอินทราเน็ตโดยเฉพาะสำหรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจและการทำงานจากที่บ้าน”

ความง่ายดายในการเผยแพร่เนื้อหาไปยังอินทราเน็ตอัจฉริยะที่ใช้ SharePoint นี้สะท้อนโดย Longpre “ผมคิดว่าประสบการณ์การแก้ไขหน้าเพจสมัยใหม่ช่วยให้ผู้คนเข้าถึงสายตาได้มาก” เขากล่าว “ในอินทราเน็ตแบบเก่า คุณจะต้องเขียนเนื้อหาของคุณในโปรแกรมแก้ไข ดูตัวอย่าง ย้อนกลับและทำการเปลี่ยนแปลง และอื่นๆ จนกว่าคุณจะเผยแพร่ในที่สุด ใน SharePoint คุณกำลังแก้ไขเนื้อหาแบบอินไลน์ ยอมรับการเปลี่ยนแปลง และคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว รวมถึงลิงก์ภายนอก ไลบรารีเอกสาร วิดีโอ รายการ web part” เขากล่าวเสริมว่า “นอกจากนี้ หน้าเว็บต่างๆ ยังตอบสนองได้ดีอีกด้วย การที่เสาพังทลายลงมาเพื่อรองรับหน้าจอขนาดเล็กนั้นเป็นเรื่องที่ได้รับความนิยม”

ไดนามิกและไลบรารีเอกสารเดียว: ชัยชนะครั้งใหญ่สองครั้ง

ความคล่องตัวที่ SharePoint เพิ่มให้กับอินทราเน็ตของเมืองวิกตอเรียถือเป็นโบนัสมหาศาล และตรงกับสิ่งที่ Follis กำลังมองหา การขาดการมีส่วนร่วมกับอินทราเน็ตเป็นปัญหามาโดยตลอด “ตอนนี้” Follis กล่าว “SharePoint มอบไดนามิกที่เราขาดหายไปเมื่อก่อน เราสามารถเพิ่มแกลเลอรีรูปภาพ ฟีด Twitter ได้ มันไม่ใช่แค่คำบนหน้า”

นอกจากนี้ อินทราเน็ตอัจฉริยะยังช่วยให้ Follis และบรรณาธิการอินทราเน็ตสามารถ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานกลับมาที่อินทราเน็ตเพื่อรับข่าวสาร แบบฟอร์ม และข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กร
• ส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน
• รับรองการควบคุมการเข้าถึงแบบฟอร์มและเนื้อหา
• ใช้การลงชื่อเพียงครั้งเดียวเพื่อช่วยในการกำหนดเป้าหมายเนื้อหา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่จำเป็นต้องดูเนื้อหาต้องการและผู้ที่ไม่ต้องการไม่ต้องการ
• จัดทำแหล่งความจริงแห่งเดียวในรูปแบบของไลบรารีเอกสารของเมือง การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารและแบบฟอร์มในไลบรารี SharePoint ได้รับการเผยแพร่ทั่วทั้งองค์กรด้วยการควบคุมเวอร์ชัน

ความสามารถในการซิงค์ไลบรารีเอกสารกับอินทราเน็ตนี้เป็นข้อดีอีกประการหนึ่ง “การฝัง web part ไลบรารีเอกสารบนเพจด้วย PDF และเอกสารประเภทอื่นๆ ทั้งหมดนั้นเป็นไปไม่ได้บนอินทราเน็ตก่อนหน้า” Longpre กล่าว Palmer และทีมของเขายังคงอยู่ในกระบวนการย้ายทุกอย่างไปยัง SharePoint จากไดรฟ์เครือข่ายขององค์กรและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ แต่โควิด-19 ได้เร่งความจำเป็นในการทำงานนั้นให้เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม พนักงานของเมืองวิกตอเรียยอมรับการทำงานจากที่บ้าน ซึ่งทำให้การย้ายถิ่นฐานง่ายขึ้นเล็กน้อย

ทีมและ SharePoint คือกุญแจสู่ความสำเร็จในการทำงานจากที่บ้าน

โครงการริเริ่ม Modern Workplace ช่วยอำนวยความสะดวกในการย้ายปริมาณงานจากเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลไปยังระบบคลาวด์ การเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อห้องสมุดเอกสารของรัฐบาลเมือง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของความคิดริเริ่มนี้ แทนที่จะต้องติดตามทุกอินสแตนซ์ของเอกสาร ตรวจสอบเวอร์ชัน และทำการเปลี่ยนแปลงเดียวกันซึ่งอาจหลายครั้ง เจ้าของเอกสารจะแก้ไขไฟล์ของตนในตำแหน่งส่วนกลาง และ SharePoint จะดูแลการควบคุมเวอร์ชัน “คุณเพิ่มเนื้อหาลงในตำแหน่งที่เหมาะสมในไลบรารีเอกสาร และเนื้อหานั้นจะปรากฏบนหน้าใดๆ ที่มี web part ของไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ นั่นเป็นชัยชนะครั้งใหญ่” วอลล์บริดจ์กล่าว

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ Teams ซึ่งเป็นศูนย์กลางของความคิดริเริ่มของ Palmer ก่อนที่สถานการณ์โควิด-19 จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของพนักงานของเมืองวิกตอเรียเสียอีก วอลล์บริดจ์ชี้ให้เห็นตัวอย่างที่ชัดเจน หนึ่งในโครงการแรกๆ ของ Regroove ร่วมกับกลุ่มไอทีคือการสร้างศูนย์ปฏิบัติการฉุกเฉิน (EOC) ของรัฐวิกตอเรีย “เราสร้างเทมเพลตและการปรับแต่งใน Teams เพื่อให้เมื่อใดก็ตามที่เกิดเหตุฉุกเฉินทั่วเมือง พวกเขาสามารถระดมทีม EOC ได้ภายใน 10 นาทีและตอบสนอง” Wallbridge กล่าว ประสบการณ์นี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าล้ำค่าเมื่อเกิดการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา เพิ่มพาลเมอร์:

“แผนกหมั้นของเมืองวิกตอเรียใช้ SharePoint เพื่อจัดเก็บและติดตามเอกสารเบื้องหลังในช่วงวิกฤต กลุ่มไอทีใช้เทมเพลตใน Teams เพื่อสร้างศูนย์ EOC ภายในไม่กี่นาที เมื่อศูนย์ EOC เริ่มทำงาน เราจะใช้ Teams เพื่อจัดการการตอบสนองของเมืองและประสานงานการสื่อสารระหว่างบริการฉุกเฉิน บริการหลักทั่วทั้งเมือง หน่วยงานราชการระดับจังหวัด และองค์กรอาสาสมัคร”

Microsoft 365 ช่วยให้พนักงานยุคใหม่มีวิวัฒนาการ

สำหรับ Palmer และ Follis การเปิดรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่หมายถึงความเป็นไปได้ที่ไม่มีวันสิ้นสุด “สำหรับฉัน” Follis กล่าว “ฉันชอบศักยภาพที่ SharePoint มอบให้เรา—ศักยภาพในการเป็นเจ้าของเนื้อหาของเรา มีศักยภาพที่จะไม่ต้องกลับไปหาผู้จำหน่ายทุกครั้งที่เราต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเพจ เราเพิ่งมาถึงยอดภูเขาน้ำแข็งในแง่ของสิ่งที่เราสามารถรวมเข้ากับฮับของเราได้ ไปจนถึงฟีเจอร์และเครื่องมือ”

เทศบาลจะต้องปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของผู้อยู่อาศัยและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในระดับจังหวัดและระดับชาติ ในฐานะโซลูชันบนคลาวด์ Microsoft 365 มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาเช่นกัน โดยที่ Microsoft ออกฟีเจอร์และเครื่องมือใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา Palmer กล่าวว่า "การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มอัจฉริยะอย่าง SharePoint ที่เราไม่จำเป็นต้องอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่อัปเดตอยู่ตลอดเวลา โดยมี Microsoft เพิ่มฟีเจอร์ต่างๆ ตลอดเวลา มันยอดเยี่ยมมาก!" Wallbridge สะท้อนคำกล่าวของ Palmer: “ในสมัยก่อนของอินทราเน็ต คุณเริ่มใช้งานอินทราเน็ต และเปลี่ยนใหม่ทุกๆ สี่ปีเนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลง ด้วย SharePoint คุณจะได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป”

อินทราเน็ตอัจฉริยะเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

ทีมงานและอินทราเน็ตที่ใช้ SharePoint มีความสำคัญต่อการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องของเมืองวิกตอเรียในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา “เนื่องจากโควิด-19 ขับเคลื่อนการทำงานจากที่บ้าน การใช้งานของ Teams จึงเพิ่มขึ้นมากกว่า 400 เปอร์เซ็นต์ Palmer กล่าว อินทราเน็ตเป็นแหล่งข้อมูลและทรัพยากรที่ทำงานจากที่บ้านเกี่ยวกับโควิด-19 และอัตราการรับพนักงานเข้ามาสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญของไซต์ “เราเห็นการวิเคราะห์ที่เราไม่เคยมีมาก่อน” Palmer กล่าว

เพื่อนร่วมงานของ Follis ยอมรับความสะดวกในการเผยแพร่เนื้อหาที่ SharePoint นำเสนอ Follis กล่าวว่า “เมื่อฉันฝึกสมาชิกในทีมให้เผยแพร่เนื้อหาบนอินทราเน็ตของเรา สิ่งแรกที่ฉันพูดกับพวกเขาคือ 'คุณจะต้องประหลาดใจกับความง่ายดายนี้'”

การเปลี่ยนแปลงของเมืองวิกตอเรียไปสู่สถานที่ทำงานสมัยใหม่ยังคงดำเนินต่อไป “ตอนนี้เราอยู่บนแพลตฟอร์มเชิงกลยุทธ์นี้แล้ว เราก็สามารถบูรณาการระบบแบ็คเอนด์ของเราได้อย่างสมบูรณ์ผ่าน Power Automate และความสมบูรณ์ของ Microsoft 365 ฉันชอบทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย ดังนั้นทันทีที่ฉันสามารถกำจัดโซลูชันจุดของบุคคลที่สามและเพิ่มเป็นสองเท่าบนแพลตฟอร์มหลักของเราได้ นั่นถือเป็นชัยชนะครั้งใหญ่” Palmer กล่าว