ลูกค้า
เมืองแบรมป์ตัน
สรุป
ที่ตั้งของเมืองที่ใหญ่เป็นอันดับเก้าของแคนาดา โซลูชันการจัดการเนื้อหาและบันทึกของเมือง Brampton (ออนแทรีโอ) ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นในด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการกำกับดูแลอีกต่อไป พนักงานของเมืองรู้สึกถึงผลกระทบดังกล่าว ซึ่งพยายามเพิ่มประสิทธิภาพโซลูชันที่ล้าสมัยให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้
เห็นได้ชัดว่าเมืองต้องก้าวผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล แม้ว่านี่จะเป็นสถานการณ์ทั่วไปในปัจจุบัน แต่สถานการณ์ของพวกเขาก็เป็นอะไรก็ได้ เมืองได้จัดการโครงการสำคัญสองโครงการติดต่อกันอย่างรวดเร็ว โดยโครงการหนึ่งอัปเกรดจาก SharePoint 2007 เป็น SharePoint Online โครงการที่สองคือการนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการบันทึกมาใช้
ท้าทาย
เพื่อเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างรวดเร็ว เมืองจำเป็นต้องย้ายไปยังระบบคลาวด์ นอกจากนี้ เมืองยังต้องการระบบการจัดการเอกสารที่สำคัญมากขึ้นซึ่งจะทำงานบนสภาพแวดล้อม SharePoint ของพวกเขาได้ ทีมจัดการบันทึกที่ City ได้ใช้อินสแตนซ์ SharePoint 2007 สำหรับการจัดการบางส่วน แต่ท้ายที่สุดก็อาศัยบันทึกทางกายภาพเพื่อติดตามเอกสาร ทีมจัดการข้อมูลยังมีส่วนร่วมและร่วมมือกับทีมจัดการบันทึกเพื่อประเมินกระบวนการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เห็นได้ชัดว่ามีช่องว่างในนโยบายของพวกเขา ในขณะที่เรื่องทั้งหมดนี้กำลังดำเนินอยู่ เมืองก็อยู่ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงบุคลากรมากมายที่ทำให้ผู้จัดการเข้ามาและไปในเวลาอันสั้น
กลยุทธ์
เพื่อย้ายไฟล์ที่มีอยู่ไปยัง SharePoint Online และใช้โซลูชันการจัดการบันทึกเสริม City เลือกที่จะทำงานร่วมกับ Gimmal ด้วยโซลูชันการจัดการบันทึกและการกำกับดูแล Gimmal เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการด้านการจัดการข้อมูลของเมือง วิสัยทัศน์ของเมืองสำหรับโซลูชันการจัดการบันทึกและการกำกับดูแลเนื้อหาที่ครอบคลุม สอดคล้องกับความสามารถและความเชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์ของ Gimmal อย่างใกล้ชิด
Gimmal สามารถส่งมอบบันทึกและความต้องการการจัดการข้อมูลของเมืองด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ทำงานบน SharePoint ขณะที่พวกเขาเปลี่ยนมาใช้ SharePoint Online Gimmal ก็สามารถนำซอฟต์แวร์การกำกับดูแลเนื้อหาของตนไปใช้งานด้านบนได้ สถาปัตยกรรม SharePoint ทำหน้าที่เป็นจุดที่ดีเยี่ยมในการปรับใช้โซลูชันการกำกับดูแลและการจัดการบันทึก โซลูชันที่มีความสำคัญทางธุรกิจเหล่านี้กลายเป็นรากฐานสำหรับระบบ ECM ส่วนบุคคลของเมืองที่เรียกว่า BRiMS (Brampton Records and information Management System) ด้วยวิธีแก้ปัญหานี้ เมืองจึงสามารถควบคุมข้อมูลของตนในทุกแผนกได้มากขึ้น Gimmal สามารถสนับสนุนการเปิดตัว BRiMS โดยจัดให้มีการฝึกอบรมและถ่ายทอดความรู้ให้กับพนักงานของเมือง
ผลลัพธ์
ด้วยการออกแบบและดำเนินการของ BRiMS สำหรับการจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เมืองจึงได้รับการตั้งค่าด้วยโซลูชันเฉพาะที่สร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของพวกเขา ในระหว่างการย้าย เอกสารมากกว่าสองล้านฉบับถูกย้ายจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ไปยัง SharePoint Online ได้สำเร็จ รวมถึงการย้ายผู้ใช้ 3,500 รายไปยัง Office 365 ซึ่งทำงานบน Azure ด้วยการเข้าถึง SharePoint Online ทีมจึงสามารถทำงานกับอุปกรณ์มือถือของตนได้แล้ว โซลูชันการจัดการบันทึกและการกำกับดูแลของ Gimmal ช่วยให้พนักงานของเมืองค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น ด้วยโซลูชัน Gimmal ประเภทเนื้อหาและข้อมูลเมตาจะถูกกำหนดทันทีที่อัปโหลด ไซต์อินทราเน็ตของทีมก็ถูกสร้างขึ้นโดยเมืองเช่นกัน และโครงสร้างที่กำหนดโดยซอฟต์แวร์ของ Gimmal ช่วยให้ไซต์เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย การปรับใช้ของพนักงานอยู่ในระดับสูง โดยได้รับความช่วยเหลือจากอินเทอร์เฟซ SharePoint ที่คุ้นเคยและการผสานรวมอย่างแน่นหนากับ Gimmal
เมืองมุ่งมั่นที่จะดำเนินโครงการเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นเพื่อพิสูจน์การดำเนินงานในอนาคต ตลอดจนเปิดใช้งานนวัตกรรมผ่านองค์กร หลังจากโครงการต่างๆ เสร็จสิ้น เมืองก็พร้อมที่จะให้บริการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แก่ผู้คนในแบรมป์ตัน
