เมือง Bellevue เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบันทึกด้วย SharePoint และ Gimmal

สรุป

เมือง Bellevue (WA) ประสบปัญหาการเติบโตของข้อมูลที่ไม่สามารถควบคุมได้ทั่วทั้งองค์กร เป็นผลให้สภาพแวดล้อมในการปฏิบัติตามกฎระเบียบอยู่ภายใต้ความเครียดที่ไม่เหมาะสม ฝ่ายไอทีกำลังจัดการกับโซลูชันเนื้อหาและพื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมากที่มีอยู่แล้ว จำนวนระบบที่แยกออกจากกันทำให้ต้นทุนด้านไอทีของเมืองเพิ่มขึ้นในด้านการดูแลระบบและการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐาน และความเสี่ยงในการไม่พบเนื้อหาและการจัดการที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทำให้เกิดข้อกังวลเพิ่มมากขึ้น

ท้าทาย

ด้วยข้อกำหนดการจัดการบันทึกที่เพิ่มขึ้น เมืองจึงต้องการความช่วยเหลือในการสร้างโซลูชันเทคโนโลยีเพื่อตอบสนองความต้องการการจัดการข้อมูล พวกเขายังจำเป็นต้องรับประกันความสามารถในการปรับขนาดได้ในอีกห้าถึงสิบปีข้างหน้า เพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้ เมืองต้องการความช่วยเหลือในการสร้างโครงสร้างพื้นฐานการกำกับดูแลสำหรับเอกสาร เนื้อหา และบันทึกทั้งหมดเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลง รับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด ลดภาระงานด้านไอที และลดต้นทุนที่เพิ่มขึ้น

กลยุทธ์

เมืองใช้ Gimmal Records Management ร่วมกับบริการการใช้งาน Gimmal เพื่อสร้างบนรากฐาน SharePoint เพื่อสร้างโซลูชันการจัดการบันทึกที่สอดคล้องกับกระทรวงกลาโหม (DoD) 5015.2 ที่มีคุณลักษณะครบถ้วน โซลูชันนี้ให้การสร้างและการจัดการนโยบายการเก็บรักษาบันทึกแบบรวมศูนย์สำหรับเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในศูนย์บันทึก SharePoint เมืองยังได้ใช้การกำกับดูแลเนื้อหา Gimmal สำหรับ SharePoint เพื่อการกำกับดูแลและการควบคุมเชิงรุก ด้วยบริการ Gimmal เมืองจึงสามารถเพลิดเพลินกับการใช้งานและการนำระบบใหม่ไปใช้อย่างรวดเร็ว

Gimmal มุ่งเน้นไปที่การช่วยเหลือเมืองให้ใช้ SharePoint เป็นมาตรฐานโซลูชันสำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการบันทึกที่เป็นไปตามข้อกำหนด Gimmal Records Management เป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการข้อมูลที่สำคัญและมีคุณค่าที่สุดขององค์กรมีความปลอดภัย การเปลี่ยนเส้นทางการสนับสนุนและการบำรุงรักษาระบบ Oracle Stellent ที่มีอยู่ซึ่งมีต้นทุนสูงไปใช้การจัดการบันทึกใน SharePoint นั้น Gimmal ช่วยให้เมืองลดต้นทุนลง และมอบโซลูชันที่สอดคล้องกับความต้องการในการจัดการเนื้อหาและบันทึกได้ดียิ่งขึ้น โซลูชันดังกล่าวปรับปรุงการเข้าถึงและการกำกับดูแลทันทีผ่านการจัดการบันทึกแบบรวมศูนย์ใน SharePoint ของเมือง

แม้ว่าเมืองจะไม่ใช่เมืองใหม่สำหรับ SharePoint แต่พวกเขาไม่เคยใช้แอปพลิเคชันในลักษณะที่มีโครงสร้างสำหรับเนื้อหาและการทำงานร่วมกัน ดังนั้นการถ่ายโอนความรู้จึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโซลูชัน ในฐานะพันธมิตรที่ได้รับการรับรองระดับ Gold ของ Microsoft ซึ่งมีความเชี่ยวชาญเชิงลึกเกี่ยวกับ SharePoint Gimmal ทำให้มั่นใจได้ว่าเมืองเข้าใจแนวคิดหลัก ระบบการตั้งชื่อ และข้อควรพิจารณาในการออกแบบทั้งหมดที่ประกอบเป็นโซลูชัน

ผลลัพธ์

“Gimmal สามารถลดความเสี่ยงขององค์กรของเมืองผ่านการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์และการจัดการบันทึก ทั้งหมดนี้มีราคาต่ำกว่าค่าบำรุงรักษาระบบเดิมของ Bellevue” Kyle Stannert ผู้ช่วยผู้จัดการเมืองของเมือง Bellevue กล่าว เมืองได้รับประโยชน์จากการเพิ่มผลผลิตโดยรวม เนื่องจากพนักงานเปลี่ยนจากระบบเดิมและสัมผัสกับอิสระจากความยุ่งยากในการใช้หลายระบบ แหล่งข้อมูลทั้งหมดภายในเมืองจะเชื่อมต่อกันในไม่ช้า ทำให้เกิดระบบการจัดการนโยบายแบบครบวงจรเพียงระบบเดียว ระบบการจัดการบันทึกที่ได้รับการรับรองซึ่งใช้พื้นฐาน SharePoint ทำหน้าที่ทดแทนระบบเดิมของเมืองได้สำเร็จและมีต้นทุนต่ำกว่า ระบบยังช่วยให้พนักงานของเมืองได้รับประสบการณ์การค้นหาและการเข้าถึงที่ดีขึ้นผ่านประเภทเนื้อหาที่ได้รับการจัดการ SharePoint และช่องข้อมูลเมตาที่จำเป็นสำหรับเนื้อหาที่สร้างและบันทึกในสภาพแวดล้อมที่มีการจัดการ

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม