สรุป
Central Hawke's Bay District Council (CHB) เป็นสภานิวซีแลนด์แห่งแรกที่ใช้ Office 365 สำหรับมาตรฐาน Public Records Act ตามมาตรฐาน Electronic Document and Records Management System (EDRMS) ที่แพร่หลาย
ทีมผู้นำชุดใหม่ของ CHB มองว่าการเคลื่อนไหวครั้งนี้เป็นโครงการสำคัญสำหรับการเปลี่ยนแปลงธุรกิจภายใน ก่อนหน้านี้ บันทึกของสภาถูกสร้างขึ้นและจัดการเป็นบันทึกกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการแชร์ไฟล์เฉพาะกิจ ทำให้พนักงานได้รับภาพรวมในการตัดสินใจและให้คำแนะนำได้ยาก นอกจากนี้ยังขัดขวางการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและระดับการบริการอีกด้วย
ระบบ Office 365 ใหม่ให้วิธีการจัดเก็บเอกสารและอีเมลที่สม่ำเสมอและง่ายดาย และให้การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงการค้นหาตามสถานที่ให้บริการหรือลูกค้า นอกจากนี้ยังบูรณาการเข้ากับระบบการให้คะแนนและทรัพย์สินอีกด้วย
สิ่งนี้ได้เพิ่มความสามารถของพนักงานในการทำงานทุกที่ ทำงานร่วมกัน รับใช้ประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสร้างพื้นฐานสำหรับสถานที่ทำงานของพวกเขาในอนาคต ขณะนี้ CHB กำลังใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้เพิ่มเติมผ่านโครงการริเริ่มด้านดิจิทัลเพื่อทำงานร่วมกับและให้บริการชุมชนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ท้าทาย
ข้อมูลส่วนใหญ่ของ CHB ถูกเก็บไว้ในเอกสารกระดาษ เช่นเดียวกับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนไฟล์แชร์และภายในอีเมล โฟลเดอร์ Fileshare มีความลึกถึง 10 โฟลเดอร์และมีโครงสร้างเฉพาะกิจ ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลทั้งหมดในหัวข้อหรือคุณสมบัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่
ด้วยการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ CHB ต้องการสนับสนุนการแบ่งปันความรู้และกระจายข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เช่นเดียวกับการเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มระดับการบริการ
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จะต้องมีพฤติกรรมที่สำคัญและการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ แผนการดำเนินงานจำเป็นต้องอบในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการกำกับดูแล นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการสร้างโครงสร้างที่ตกลงร่วมกันเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล
กลยุทธ์
การประชุมเชิงปฏิบัติการแสดงให้เห็นว่าแผนกต่างๆ ของ CHB แต่ละแผนกมีความต้องการและขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกันมาก แต่ก็ยังจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ การรวมไฟล์แชร์และแหล่งข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะการดึงทุกอย่างมาไว้ในการค้นหาอสังหาริมทรัพย์แห่งเดียว
ความง่ายในการจัดเก็บข้อมูลรวมถึงการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถือเป็นเรื่องสำคัญ การออกแบบดังกล่าวรวมถึงการใช้แอป iWorkplace ที่ใช้ Azure ซึ่งช่วยให้สามารถจัดประเภทข้อมูลเมตาอัตโนมัติได้ แอป iWorkplace อีกแอป (ไฟล์เคสอัจฉริยะ) ช่วยให้การจัดการเนื้อหาง่ายขึ้น และช่วยให้เจ้าหน้าที่ธุรการสามารถเข้าถึงการตั้งค่าความปลอดภัยและการอนุญาตโดยละเอียดได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ สิ่งนี้มีประโยชน์มากในการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวและความละเอียดอ่อนทางการค้า
ไลบรารีเอกสารดั้งเดิมของ Office 365 และโครงสร้างข้อมูลเมตาเป็นไปตามข้อกำหนด Public Records Act ควบคู่ไปกับแอป iWorkplace Smart Records แอป Azure นี้สร้างดาต้ามาร์ทของบันทึกทั้งหมดที่สามารถใช้สำหรับการรายงานรอยต่อ/ลูกเต๋า รวมถึงการสร้างกฎสำหรับการเก็บรักษาและการกำจัดเนื้อหา กฎสามารถเป็นแบบอัตโนมัติและรวมถึงกระบวนการสำหรับการประเมินด้วยตนเองและการอนุมัติเพื่อกำจัดทิ้งตามความจำเป็น
โครงการนี้รวมการมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งกับพนักงานในการออกแบบพื้นที่ทำงานที่พวกเขาจะใช้ นอกจากนี้ยังมีงานแสดงสินค้าเชิงโต้ตอบที่แสดงให้เห็นวัตถุประสงค์ของโครงการ ปัญหาที่ได้รับการแก้ไข และวิธีที่องค์กรและสภาอื่นๆ ในนิวซีแลนด์ใช้ Office 365
เมื่อโครงการดำเนินไป มีการจัดงานแสดงสินค้าเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการผ่านการเปลี่ยนแปลงสำคัญที่จำเป็นสำหรับการโต้ตอบทางดิจิทัลภายนอกกับลูกค้า ชุมชน และกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้ช่วยไม่เพียงแต่วางแผนสำหรับอนาคต แต่ยังช่วยสนับสนุนและทำความเข้าใจว่า Office 365 ควรทำงานอย่างไรให้พวกเขามากขึ้น
เราต้องการบางสิ่งที่นอกเหนือไปจากการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล เราต้องการบางสิ่งที่จะเป็นตัวเร่งให้เกิดการเดินทางดิจิทัลของเรา เพื่อที่เราจะได้บรรลุความปรารถนาของเราที่จะคิดอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และช่วยให้ลูกค้าเป็นเลิศได้ Office 365 ทำให้เราสามารถเข้าถึงสถานที่ทำงานแห่งอนาคต และเข้าถึงอนาคตดิจิทัล
Monique Davidson (ซีอีโอ, สภาเขต Central Hawke's Bay)
ผลลัพธ์
การค้นหาโดยละเอียดและปรับแต่งได้ของ SharePoint เป็นการปรับปรุงทันทีสำหรับพนักงานที่สามารถค้นหาเอกสารได้ โดยกรองตาม: แผนก ไฟล์เคส หรือประเภทเอกสาร ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานที่มีโครงสร้างสม่ำเสมอ ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันและกิจกรรมทั้งหมด
พนักงานพบประโยชน์ที่ไม่คาดคิด เช่น ความสามารถในการทำงานจากระยะไกลในการพิจารณาคดีที่ยื่นคำร้อง ด้วย EDRMS และกลยุทธ์ที่วางไว้ CHB ยังคงค้นพบโอกาสใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกับ SharePoint และ Office 365 สิ่งนี้เป็นการแจ้งกลยุทธ์ของพวกเขาในขณะที่พวกเขาวางแผนที่จะต่อยอดแพลตฟอร์ม Office 365 ในขั้นตอนอนาคตของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล
ในฐานะองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งแรกในนิวซีแลนด์ที่ปรับใช้ SharePoint และ Office 365 สำหรับ EDRMS ระดับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ Central Hawke's Bay District Council ได้เปิดประตูให้กับสภาอื่นๆ
อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม