คริสตจักรชุมชนปรับปรุงการดำเนินงานแบ็คออฟฟิศให้มีประสิทธิภาพด้วย Office 365, SharePoint และ KnowledgeLake

สรุป

โบสถ์ CenterPointe (CPC) เป็นโบสถ์ที่ไม่ใช่นิกายที่ให้บริการชุมชนในเมืองคอลลินส์วิลล์ รัฐอิลลินอยส์มานานกว่าทศวรรษ คริสตจักรต้องการวิธีที่ดีกว่าในการมุ่งความสนใจไปที่พันธกิจมากกว่าการดำเนินงานหลังบ้าน กระบวนการจัดการเอกสารส่วนใหญ่ใช้กระดาษ และช่องว่างในระบบจะสังเกตเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นเมื่อคริสตจักรเติบโตขึ้น ในที่สุด คริสตจักรก็ลงทุนใน Office 365 สำหรับการจัดเก็บเอกสารพื้นฐานและการทำงานร่วมกัน หากต้องการลงทุนใน Office 365 เพิ่มเติม CenterPointe Church ได้ติดต่อ KnowledgeLake เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากความสามารถในการจัดการเอกสารของ Office 365 และ SharePoint

ท้าทาย

CPC ก่อตั้งขึ้นในปี 2544 และมีการเปลี่ยนแปลงหลายครั้ง รวมถึงการควบรวมกิจการกับคริสตจักรอื่นและการเปลี่ยนชื่อหลายครั้ง ตลอดการเติบโต CPC ได้ใช้เทคโนโลยีเพื่อขับเคลื่อนพันธกิจของตนไปข้างหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อดึงดูดสมาชิกใหม่ที่อายุน้อยกว่า อย่างไรก็ตาม ความหลงใหลในเทคโนโลยีนั้นไม่ได้ถ่ายโอนไปยังการปฏิบัติงานหลังบ้านเสมอไป ส่งผลให้ระบบที่ใช้กระดาษล้าสมัยในการจัดการเอกสารของ CPC แม้ว่าจะใช้แพ็คเกจการบัญชีใหม่และซอฟต์แวร์การจัดการคริสตจักรแล้ว แต่ก็ยังมีช่องว่างสำคัญที่ยังไม่ถูกเติมเต็มสำหรับความต้องการด้านการจัดการเอกสารและบัญชีเจ้าหนี้ เมื่อเวลาผ่านไป CPC สะสมกองไฟล์กระดาษย้อนหลังไปเกือบ 15 ปี กระดาษไม่เพียงกินพื้นที่ที่จำเป็นมากเท่านั้น แต่ยังป้องกันไม่ให้พนักงานค้นหาเอกสารได้ทันที เนื่องจากบัญชีเจ้าหนี้ได้รับการจัดการนอกสถานที่เช่นกัน ความต้องการระบบที่ดีกว่าจึงชัดเจน

กลยุทธ์

เพื่อบรรลุเป้าหมายในการทำให้การดำเนินงาน back-office ทันสมัย CPC ได้ลงทุนใน Microsoft Office 365 ซึ่งช่วยให้คริสตจักรจัดเก็บเอกสารและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานใน SharePoint Online แม้ว่า Office 365 จะครอบคลุมความต้องการส่วนใหญ่ของพวกเขา แต่คริสตจักรยังคงต้องการโซลูชันที่ดีกว่าสำหรับการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้

เพื่อเติมเต็มช่องว่างในกระบวนการจัดการเอกสารของ CPC KnowledgeLake ได้นำโซลูชันที่ได้รับการพิสูจน์แล้วมาใช้ KnowledgeLake เปิดตัวความสามารถในการสแกนและแท็กเอกสารกระดาษทั้งหมดที่มาที่โบสถ์เป็นครั้งแรก ความสามารถถัดไปคือการอัปโหลดและแท็กเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งคริสตจักรใช้เพื่อระบุใบแจ้งหนี้และเอกสารที่ค้างชำระซึ่งจำเป็นต้องมีการเก็บรักษาในระยะยาว

ผลลัพธ์

ด้วยการปรับใช้โซลูชันการจัดการเนื้อหา KnowledgeLake ร่วมกับการลงทุนที่มีอยู่แล้วใน Office 365 ทำให้ CPC สามารถสร้างการจัดการเอกสารที่เชื่อถือได้และเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้ ปรับปรุงการดำเนินงานหลังสำนักงานของพวกเขา “คุณภาพของการเก็บถาวรเอกสารของเราไม่ได้ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การจัดเก็บที่แตกต่างกันอีกต่อไป ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่มีคนเข้ามารับผิดชอบในการยื่นแทน” Ballard กล่าว “เมื่อก่อนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะค้นหาเอกสารทางประวัติศาสตร์ เมื่อใช้โซลูชันนี้ วิธีการจึงไม่ขึ้นอยู่กับอาสาสมัครรายใดรายหนึ่ง เทคโนโลยีนี้เป็นแนวทางในกระบวนการ” ด้วยโซลูชัน KnowledgeLake ECM เอกสารจะถูกบันทึก ติดแท็ก และจัดเก็บอย่างรวดเร็วอย่างง่ายดาย กระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงนี้ง่ายต่อการเรียนรู้ สอนง่าย และเป็นงานที่กดดันต่ำสำหรับอาสาสมัครของ CPC ในการสแกนเนื้อหา ขณะนี้ CPC มีขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลแล้ว พนักงานบัญชีของโบสถ์ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปรับเอกสารที่เป็นกระดาษ เจ้าหน้าที่สำนักงานสามารถสแกนเอกสารได้ทุกสัปดาห์ ช่วยให้ผู้ทำบัญชีสามารถระบุเอกสารที่ต้องดำเนินการโดยใช้ KnowledgeLake ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาสำหรับ CPC แต่ยังช่วยประหยัดค่าเชื้อเพลิงสำหรับพนักงานสำนักงานอีกด้วย

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม