Bühler Group รวมศูนย์การเข้าถึงและการกระจายเนื้อหาด้วย Microsoft 365 และ MondayCoffee

สรุป

Bühler เป็นผู้นำตลาดระดับโลกในด้านการจัดหาโรงงานผลิตแป้ง สายการผลิตพาสต้าและช็อกโกแลต การติดตั้งการผลิตอาหารสัตว์ และระบบหล่อแบบอะลูมิเนียม ในฐานะองค์กรระดับโลกที่มีพนักงาน 13,000 คนใน 140 ประเทศ Bühler ต้องการแพลตฟอร์มเดียวสำหรับข้อมูล การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ซอฟต์แวร์คลาวด์ของ MondayCoffee ที่ผสมผสานเทคโนโลยีหลักของ Microsoft อย่างชาญฉลาดบนแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และเป็นมาตรฐาน ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึง แบ่งปัน และเผยแพร่ข้อมูลและความรู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ทุกที่ทุกเวลา ทีมงานระดับโลกสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงความร่วมมือกับลูกค้า คู่ค้า และซัพพลายเออร์

Bühler สามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่รองรับอนาคตสำหรับองค์กรที่มีประสิทธิภาพทางดิจิทัล

ท้าทาย

เมื่อโครงการเริ่มต้นในปี 2558 Bühler มีแพลตฟอร์มและเครื่องมือมากมาย (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Share, SharePoint, Enterprise Social Network) เพื่อจัดเก็บและแบ่งปันเนื้อหา เพื่อทำงานร่วมกัน สื่อสาร และทำงานภายในทีมท้องถิ่นและระดับโลก ตลอดจนร่วมกับลูกค้า คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์ สิ่งนี้สร้างความไร้ประสิทธิภาพ ขัดขวางการจัดการความรู้ และส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลและองค์กร ในความเป็นจริง พนักงานไม่มีจุดเริ่มต้นเดียวในการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้อย่างรวดเร็วและบนอุปกรณ์ทุกเครื่อง แบ่งปันเนื้อหากับบุคคลภายนอกด้วยวิธีที่ปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และเป็นมิตรกับผู้ใช้ หรือใช้ห้องเสมือนจริงเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพภายในทีมระดับโลก

Bühler ต้องเปลี่ยนอินทราเน็ตแบบเก่า และต้องการรวมภูมิทัศน์เครื่องมือการจัดการเนื้อหา การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันในปัจจุบันไว้เป็นหนึ่งเดียว แพลตฟอร์มที่พร้อมใช้งานทันทีบนพื้นฐาน Microsoft 365 สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานและประสบการณ์ผู้ใช้แบบผสมผสาน Bühler เป็นผู้ใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว แต่ยังไม่ได้รับโอกาสในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน และรวมเทคโนโลยีและแอปทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ในรูปแบบที่สะดวกและอิงตามสถานการณ์การทำงาน

ด้วยโซลูชันใหม่ ลูกค้าต้องการใช้ศักยภาพสูงสุดของเทคโนโลยี Microsoft 365 และสร้างแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับทั้งองค์กร สำหรับ Bühler สิ่งสำคัญคือทีมของพวกเขานอกยุโรปต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว และทีมระดับโลกที่ทำงานในโครงการระดับโลกก็มีโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการทำงานร่วมกัน

กลยุทธ์

Bühler Group เลือกโซลูชันที่พร้อมใช้งานทันทีโดยใช้ Microsoft 365 ซึ่งรวมการสื่อสาร การจัดการเอกสาร และการทำงานร่วมกันไว้บนแพลตฟอร์มเดียว สภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลแบบใหม่จะต้องทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นเดียวสำหรับทั้งองค์กรในการเข้าถึงข้อมูลของบริษัท รวมถึงเครื่องมือและระบบอื่นๆ และเพื่อให้ทำงานอย่างมีประสิทธิผลในฐานะทีมระดับโลก ประสิทธิภาพของโซลูชันในแง่ของความเร็ว ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการบำรุงรักษาและใช้งานแพลตฟอร์มถือเป็นกุญแจสำคัญ

Bühler เลือกโซลูชันระบบคลาวด์ของ MondayCoffee เนื่องจากใช้เทคโนโลยี Microsoft Office 365 อย่างเต็มศักยภาพ และนำเสนอแพลตฟอร์มแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเป็นมิตรกับผู้ใช้ เพื่อผสมผสานการจัดการข้อมูล การจัดการเนื้อหา การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน

ทีมงานดำเนินโครงการในสองขั้นตอน ในระยะที่หนึ่ง Bühler ได้สร้างแพลตฟอร์มข้อมูลระดับโลกโดยมีไซต์เริ่มต้นแบบรวมเพื่อใช้ข้อมูลบริษัทเป้าหมาย เพื่อมีส่วนร่วมกับ CEO ในบล็อกทั่วทั้งบริษัท และเพื่อเข้าถึงไซต์ความรู้ที่มีเอกสารบรรทัดฐานของบริษัท ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ ทีมงานสร้างอินเทอร์เฟซกับระบบข้อมูลอื่นๆ (เช่น SAP ERP, Hybris PCM) เพื่อรับประกันการถ่ายโอนข้อมูลอัตโนมัติและการแท็กระหว่างระบบที่มีอยู่และแพลตฟอร์มข้อมูลระดับโลกใหม่ และเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ในปัจจุบัน ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานก็สามารถเรียกบรรทัดฐานที่ถูกต้องได้ด้วยความช่วยเหลือจากการค้นหาข้อความแบบเต็มกับผู้กลั่นกรองที่ครอบคลุมจากบรรทัดฐานมากกว่า 25,000 รายการ

ในระยะที่สอง Bühler กำลังขยายการใช้แพลตฟอร์มไปสู่การทำงานร่วมกัน ด้วยการใช้เค้าโครงและฟังก์ชันการทำงานที่เป็นมาตรฐานและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ทีมจะสามารถสร้างไซต์การทำงานร่วมกันได้ในคลิกเดียว และเริ่มทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานเสมือนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทีมงานกำลังประเมินอินเทอร์เฟซกับเทคโนโลยีอื่นๆ (เช่น SAP) เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของบุคคลและองค์กรให้ดียิ่งขึ้น

แผนกไอทีและกระบวนการเองก็ใช้งานไซต์โครงการอยู่แล้ว ในไซต์โครงการ พวกเขาสามารถเพิ่มสมาชิก เก็บข้อมูลโครงการทั้งหมด โต้ตอบกัน (ผ่านการแชท บล็อก หรือการโทรผ่าน Skype for Business) แบ่งปันสมุดบันทึกทั่วไป และเพิ่มตัวจัดการงานหรือปฏิทิน ในแต่ละไซต์โครงการ แผนก ITP ยังเพิ่มข้อมูลสถานะ ซึ่งจะรวมเข้าด้วยกันแบบเรียลไทม์ในแดชบอร์ดสำนักงานโครงการกลาง เพื่อให้มีภาพรวมของโครงการทั้งหมดอยู่เสมอ การมีเทมเพลตพื้นที่ทำงานเสมือนจริงและที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับโครงการ กลุ่มงาน แผนก ภูมิภาคและสถานที่ตั้ง และผลิตภัณฑ์และบริการ ทำให้โซลูชัน MondayCoffee ไม่เพียงแต่เป็นแหล่งที่มาของความจริงแหล่งเดียวเท่านั้น แต่ยังเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันภายในองค์กรอีกด้วย

การนำสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลของ MondayCoffee ไปใช้นั้นดำเนินการโดยใช้ระบบถ่ายทอดสดเป็นหลัก เนื่องจากโซลูชันของ MondayCoffee เป็นแบบนอกกรอบ หลังจากการวิเคราะห์สั้นๆ และขั้นตอนแนวความคิด ระบบใหม่ 'แต่ว่างเปล่า' ก็พร้อมใช้งานและสามารถเต็มไปด้วยเนื้อหาร่วมกับทีมงานโครงการ วิธีการนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทำความคุ้นเคยกับระบบตั้งแต่เริ่มต้นและตรวจพบปัญหาก่อนที่จะเผยแพร่ ทีมงานหลักของ MondayCoffee และตัวแทนของ Bühler ได้ทำงานอย่างใกล้ชิดในโครงการนี้ตั้งแต่เริ่มต้น โดยมีการประชุมเป็นประจำทุกสัปดาห์เพื่อผลักดันโครงการไปข้างหน้า และช่วยเหลือผู้ใช้นำร่องและเจ้าของไซต์ สมาชิกในทีมหลักยังคงเป็นจุดอ้างอิงสำหรับองค์กรในการเปิดตัวไซต์การทำงานร่วมกันเพิ่มเติม รวมถึง Microsoft Teams

ผลลัพธ์

โครงสร้างพื้นฐาน:

• เปลี่ยนจากหลายแพลตฟอร์มเป็น Microsoft 365 ที่ครอบคลุมการสื่อสาร การจัดการเอกสาร และการทำงานร่วมกัน
• เปลี่ยนจากโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กรเป็นระบบคลาวด์อันทรงพลังของ Microsoft ช่วยให้สามารถกระจายข้อมูลทั่วโลกได้เร็วขึ้น

ผู้ใช้:

• แพลตฟอร์มเดียวสำหรับพนักงานทุกคนทั่วโลกในการทำงานร่วมกันและเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลาและบนอุปกรณ์ใดก็ได้

บริษัท:

• เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยแพลตฟอร์มที่มีเอกลักษณ์ ฟังก์ชั่นการค้นหาที่ทรงพลัง (การแท็ก); อินเทอร์เฟซอัจฉริยะ การนำเสนอข้อมูลที่เป็นมาตรฐานและสม่ำเสมอและห้องทำงานร่วมกันเสมือนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การรวมการจัดเก็บข้อมูลและการนำเสนอเนื้อหาจากระบบที่เลิกใช้แล้วหลายระบบ (บางระบบในองค์กร) บนแพลตฟอร์มเดียว นำไปสู่การเข้าถึงที่ดีขึ้น และลดความพยายามในการบำรุงรักษา รวมถึงการลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น

พอร์ทัลการค้นหาขั้นสูงรับประกันการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและผลลัพธ์คุณภาพที่สูงขึ้น

ค้นหาฟังก์ชันและการเข้าถึงเนื้อหาโดยตรงจากระบบเฉพาะ เช่น d.3, hybris และ Simplex อำนวยความสะดวกและลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงานต่างๆ

การนำเสนอข้อมูลเฉพาะสถานที่ทั้งหมดที่มีโครงสร้างและสม่ำเสมอช่วยลดความยุ่งยากในการวางแผนการเดินทางและการโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบ

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม