สรุป
Bright Little Stars เป็นผู้ดำเนินการสถานรับเลี้ยงเด็กก่อนวัยเรียนสี่แห่งโดยเอกชน ซึ่งให้บริการการศึกษาก่อนวัยเรียนที่มีคุณภาพสูงสุดแก่เด็กๆ 500 คนในชุมชนทั่วลอนดอนเหนือ เป้าหมายหลักคือการช่วยให้เด็กทุกคนเข้าถึงศักยภาพของตนเองผ่านสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่มีความสุข มีสุขภาพดี และปลอดภัยและโปรแกรมการเรียนรู้ที่เป็นเอกลักษณ์ ด้วยมาตรฐานทางจริยธรรมสูงสุดและโอกาสที่เท่าเทียมกัน
ด้วยพนักงานเกือบ 200 คน รวมถึงหน่วยงานบุคคลที่สามหลายแห่ง องค์กรจึงจำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการชำระเงิน องค์กรมองหา HappyWired ซึ่งเป็นพันธมิตรของ Microsoft ที่เชื่อถือได้ เพื่อปรับใช้โซลูชันที่ทันสมัยโดยใช้ Microsoft Office 365 และ Power Platform
ท้าทาย
ด้วยชื่อเสียงอันโดดเด่น Bright Little Stars เติบโตอย่างรวดเร็ว และขณะนี้มีเอเจนซี่บุคคลที่สามจำนวนมากที่มีสัญญาการเรียกเก็บเงินแยกต่างหาก ผลที่ตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของการเติบโตคือการเพิ่มขึ้นในกระบวนการจัดการด้านการบริหารที่จำเป็นโดยใช้สเปรดชีตและอีเมล กระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองนั้นรบกวนสมาธิและหงุดหงิด เนื่องจากพวกเขาดึงพนักงานออกจากเป้าหมายหลักในการให้บริการเด็กและผู้ปกครอง
Bright Little Stars ต้องการชุดกระบวนการดิจิทัลสมัยใหม่ที่จะลดความเสี่ยงและปรับปรุงการชำระเงินของตัวแทน
หลังจากค้นหาพันธมิตรด้านเทคโนโลยีมาเกือบ 12 เดือน Bright Little Stars ได้มอบหมายให้ HappyWired ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีการผลิตอัตโนมัติแบบใช้โค้ดต่ำ ให้กำหนดโซลูชันดิจิทัลที่ใช้งานง่าย บริหารจัดการง่าย และยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงเมื่อองค์กรเติบโตขึ้น .
กลยุทธ์
HappyWired ได้สร้างแอปพลิเคชัน Bright Little Stars Nursery Management โดยใช้ Microsoft Office 365, SharePoint, PowerApps และ Microsoft Flow โดยมีกลไกแบบรวมศูนย์ที่ปลอดภัยสำหรับกิจกรรมต่อไปนี้:
- บันทึกคุณสมบัติพนักงาน เวชระเบียน และใบรับรองความปลอดภัยของเด็ก (การตรวจสอบ DBS) ทั้งหมดตามข้อบังคับอุตสาหกรรม
- การจัดตารางเวลาความจุของพนักงานตามคุณสมบัติในระดับห้องอนุบาล
- การบันทึกเวลา การเข้าร่วม และการขาดงานเพื่อให้หน่วยงานรายงานเงินเดือนได้อย่างถูกต้อง
- การคำนวณการจ่ายโบนัสการยกย่องชมเชยพิเศษและการจ่ายเข้าบัญชีเงินเดือนโดยตรง
- การจัดการค่าตอบแทนพนักงานและชุดผลประโยชน์ส่วนบุคคล
- อนุญาตให้มีข้อมูลที่เป็นความลับในการตรวจสอบทุก ๆ สองปี
- การจัดกำหนดการและบันทึกการทบทวนและประเมินผลการกำหนดเวลาและประวัติของพนักงาน
PowerApp การจัดการสถานรับเลี้ยงเด็ก Bright Little Stars สร้างขึ้นโดยใช้ SharePoint เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับพนักงานและข้อมูลสัญญา ค่าตอบแทน และข้อมูลการตรวจสอบประจำปี
ด้วยกลุ่มสิทธิ์ SharePoint พนักงานและฝ่ายบริหารสามารถจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยได้อย่างง่ายดายผ่านมุมมองที่แตกต่างกันภายในแอป เมื่อใช้ปฏิทิน SharePoint ทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลกำหนดการตามบุคคลและห้องอนุบาลได้
องค์กรใช้ Microsoft Flow เพื่อคำนวณชั่วโมงการเข้างานสำหรับเงินเดือนและจำนวนเงินเวลาหยุดพักสำหรับคำขอลางาน Microsoft Flow ยังจัดการการแจ้งเตือนหรือการอนุมัติที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับการลาและการจ่ายโบนัส
ความยืดหยุ่นของ PowerApps ผสมผสานกับความคิดสร้างสรรค์ของ HappyWired และการตอบสนองต่อความท้าทายทางธุรกิจของเรา ช่วยสร้างแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับการขยายธุรกิจของเรา
Pintu Varsani (ผู้จัดการฝ่ายการเงิน, Bright Little Stars)
ผลลัพธ์
ภายในเวลาไม่ถึง 4 เดือน Bright Little Stars ได้ปรับใช้แอปพลิเคชันที่ทันสมัย ซึ่งขณะนี้พนักงานทุกคนสามารถจัดการการจ้างงานและการพัฒนาส่วนบุคคลภายในธุรกิจได้อย่างง่ายดาย และที่ซึ่งฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ตรวจสอบความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน และวางแผนการสรรหาบุคลากรเพื่อการเติบโตอย่างต่อเนื่อง . เนื่องจากโซลูชันนี้สร้างขึ้นเพื่อให้สามารถขยายได้ โดยเป็นแพลตฟอร์มสำหรับกระบวนการอัตโนมัติเพิ่มเติม Bright Little Stars จึงสามารถมุ่งเน้นไปที่ค่านิยมหลักของตนต่อไปได้