Brigham Young University ปรับปรุงแนวทางการจัดการบันทึกให้ทันสมัยด้วย SharePoint และ Gimmal

สรุป

มหาวิทยาลัยวิจัยเอกชนในเมืองโพรโว รัฐยูทาห์ มหาวิทยาลัยบริคัมยังก์เป็นเจ้าของและดำเนินการโดยคริสตจักรแห่งพระเยซูคริสต์แห่งวิสุทธิชนยุคสุดท้าย และมีประชากรนักศึกษาในมหาวิทยาลัยที่ใหญ่ที่สุดในบรรดามหาวิทยาลัยทางศาสนาใดๆ ในสหรัฐอเมริกา Howard Loos ผู้จัดการฝ่ายบันทึกและข้อมูลของ BYU กำลังมองหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดการบันทึกรายวันและประวัติของมหาวิทยาลัย ด้วยโปรแกรมการจัดการบันทึกที่ทันสมัยและเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับการจัดการข้อมูลที่ดำเนินการโดย Gimmal BYU ได้ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดการบันทึกทั่วทั้งองค์กร

ท้าทาย

BYU ได้สะสมบันทึกนับล้านรายการที่ไม่สามารถจัดการได้จริงหรือมีประสิทธิภาพ วิธีการ "ใช้กระดาษ" ที่ไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการบันทึกจำเป็นต้องจำแนกประเภทด้วยตนเองโดยผู้ใช้ ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายสูงในการค้นหา การจัดการ และการจัดเก็บบันทึกที่ไม่มีการจัดการในปริมาณที่เพิ่มขึ้น ด้วยการทำงานร่วมกับผู้นำของมหาวิทยาลัย Loos และทีมของเขาตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าพวกเขาต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์บุคคลที่สามเพื่อจัดการการเก็บรักษาและการถ่ายโอนบันทึก SharePoint

กลยุทธ์

ทีมงานของ Loos ตรวจสอบตัวเลือกของบริษัทอื่น และเลือก Gimmal Records Management เนื่องจากตรงตามความต้องการและเป็นระบบที่ง่ายที่สุดสำหรับทีมเล็กๆ ของเขาในการจัดการโดยได้รับความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อยจากฝ่ายไอที

BYU มีความต้องการที่ชัดเจนและความต้องการความยืดหยุ่นที่จะขยายขีดความสามารถที่มีอยู่ของ SharePoint Loos กล่าวว่า “เราต้องการเครื่องมือที่สามารถพัฒนาแผนไฟล์ จากนั้นแมปแผนไฟล์กับกฎไปยังไซต์ต่างๆ” นอกจากนี้ เขายังระบุสิ่งสำคัญที่พวกเขาต้องการจากโซลูชัน: ความสามารถในการถ่ายโอนบันทึกทางประวัติศาสตร์ไปยังระบบการเก็บรักษาดิจิทัล จัดการบันทึกในสถานที่ และปรับปรุงกระบวนการอนุมัติในการทำลายบันทึก ดังนั้นเขาจึงหันไปหา Gimmal ซึ่งเป็นผู้จัดหาโซลูชันซอฟต์แวร์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการของเขา

Gimmal Records Management มอบโซลูชันที่ง่ายสำหรับทีมขนาดเล็กในการบริหารจัดการไซต์ SharePoint ทั้งหมดของตน โซลูชันของ Gimmal ได้รับการปรับใช้อย่างรวดเร็วเพื่อควบคุมเนื้อหา SharePoint และจัดการการเก็บรักษาด้วยกฎอัตโนมัติ

ผลลัพธ์

ด้วย Gimmal Records Management ทำให้ SharePoint เป็นระบบการจัดการบันทึกที่ทันสมัย การปรับใช้เป็นกระบวนการง่ายๆ เนื่องจาก BYU ได้นำ SharePoint ไปใช้กับ 62 แผนกจาก 400 แผนกในปี 2559 แล้ว BYU สามารถควบคุมนโยบายจากส่วนกลางสำหรับไซต์และตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดได้จากที่เดียว จัดการบันทึกในสถานที่ หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการย้ายบันทึกไปยังระบบอื่น เพิ่มความคล่องตัวในการอนุมัติการทำลายบันทึก บังคับใช้การเก็บรักษาข้อมูลทางกฎหมาย และถ่ายโอนบันทึกในอดีตไปยังระบบการเก็บรักษาดิจิทัล

BYU จะยังคงเปิดตัวโซลูชันนี้ให้กับแผนกที่เหลือ และได้รับประโยชน์จากระบบการจัดการบันทึกขั้นสูงแต่ใช้งานได้จริง พวกเขาพอใจเป็นพิเศษกับความสามารถในการใช้การเก็บรักษาข้อมูลทางกฎหมาย การกำจัดบันทึกอย่างมีการป้องกัน และลดความเสี่ยงและต้นทุนในการเก็บรักษาข้อมูลที่ล้าสมัย Loos กล่าวว่า “ซอฟต์แวร์มีความยืดหยุ่นมากจนเมื่อการจัดการบันทึกพัฒนาไปสู่การกำกับดูแลข้อมูล เครื่องมือก็สามารถปรับเปลี่ยนได้เพียงพอที่จะจัดการได้”