องค์กรเยาวชนแปลงบันทึกเป็นดิจิทัลก่อนย้ายสำนักงาน

สรุป

Boys Hope Girls Hope (BHGH) เป็นองค์กรระหว่างประเทศที่มุ่งเน้นการปลูกฝังการเสริมสร้างศักยภาพของเยาวชนผ่านรากฐานของการศึกษาและการสนับสนุนแบบองค์รวม BHGH ดำเนินงานใน 16 เมืองในสหรัฐอเมริกาและละตินอเมริกา โดยใช้โปรแกรมที่มีโครงสร้างซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละชุมชน หลักสูตรที่เป็นเอกลักษณ์ และความร่วมมือกับโรงเรียนและมหาวิทยาลัยในท้องถิ่น นักวิชาการหลายพันคนมีส่วนร่วมในโครงการของ BHGH ทั่วทั้งสหรัฐอเมริกาและละตินอเมริกา

โซลูชันของ Fujitsu ช่วยให้ Boys Hope Girls Hope แปลงเอกสารกระดาษหลายพันฉบับให้เป็นดิจิทัล เพื่อลดความต้องการพื้นที่ทางกายภาพ และปรับปรุงทั้งการใช้งานและความสามารถในการค้นหา พวกเขายังได้แบ่งปันการวางแผนและข้อควรพิจารณาสำหรับ Project Cortex เพื่อลดการจัดการดัชนีและเมตาดาต้าให้เหลือน้อยที่สุด เพื่อนำมนุษย์ออกจากกระบวนการแท็กและจัดเรียงเพิ่มเติม เป้าหมายที่แท้จริงคือการให้เวลามากขึ้นในการสร้างโอกาสและการศึกษาผ่านวิทยาลัย - เพื่อพัฒนา "เรื่องราวแห่งความหวังของบัณฑิต" ในอนาคต

ท้าทาย

Thomas Casey รองประธานฝ่ายปฏิบัติการ ระบุความต้องการขององค์กรในการจัดการเอกสารสนับสนุนและสิ่งประดิษฐ์ทางธุรกิจ BHGH มีโปรแกรมหลักสามโปรแกรมที่สร้างสิ่งประดิษฐ์ทางธุรกิจที่ใช้กระดาษอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งรวมถึงเอกสารทางวิชาการ เอกสารการปฏิบัติงาน ข้อมูลโปรแกรม นอกเหนือจากเอกสารปกติที่จำเป็นสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ เช่น แบบฟอร์มทรัพยากรบุคคล บันทึกภาษีและบัญชีเงินเดือน และเอกสารสำคัญทางธุรกิจ

โครงการที่อยู่อาศัย: ในบ้านของ BHGH แต่ละหลัง นักวิชาการหกถึงสิบสองคนได้รับการดูแลโดยที่ปรึกษาด้านที่อยู่อาศัยมืออาชีพที่ประจำอยู่ตลอด 24 ชั่วโมง นักวิชาการแบ่งปันงานบ้าน ทำการบ้านด้วยกัน เข้าร่วมพิธีทางศาสนา รับประทานอาหาร และเติบโตไปด้วยกัน จำนวนเอกสารประกอบต่อนักวิชาการมีจำนวนมหาศาล ตอนนี้คูณด้วยที่อยู่อาศัย 2-3 แห่งต่อเมืองและ 14 เมืองในสหรัฐอเมริกาเพียงอย่างเดียว

 

โปรแกรม Academy: เช่นเดียวกับนักวิชาการที่อยู่อาศัย นักวิชาการของ Academy จะลงทะเบียนในโปรแกรมเตรียมอุดมศึกษาในโรงเรียนในพื้นที่ที่ได้รับคะแนนสูงสุด หรือจัดให้มีหลักสูตรเตรียมอุดมศึกษาในเขตพื้นที่การศึกษาปัจจุบัน นักวิชาการจะจับคู่กับอาจารย์ผู้สอนที่ช่วยให้พวกเขาบรรลุศักยภาพทางวิชาการและผู้ให้คำปรึกษาที่แบ่งปันประสบการณ์ชีวิตของพวกเขา พวกเขาลงทะเบียนในกิจกรรมนอกหลักสูตรที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นพบตัวเองและโลกรอบตัวพวกเขา และพวกเขามีส่วนร่วมในโครงการบริการชุมชนที่สอนพวกเขาถึงคุณค่าของการมีชีวิตที่มุ่งมั่นในการรับใช้ผู้อื่น

• โปรแกรมวิทยาลัย: สำหรับนักวิชาการที่อยู่อาศัยและไม่ใช่ที่อยู่อาศัยของ BHGH การศึกษาในวิทยาลัยไม่ใช่ความฝัน แต่เป็นความคาดหวัง โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมเชิงโต้ตอบที่ใช้เวลาหลายปีพร้อมกิจกรรมเฉพาะที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถเตรียมนักวิชาการให้พร้อมสำหรับความต้องการของชีวิตในมหาวิทยาลัยและการใช้ชีวิตอิสระ

ในปี 2012 Microsoft บริจาคซอฟต์แวร์มากกว่า $1M เพื่อเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติของระบบ BHGH ในฐานะส่วนหนึ่งของ Journey การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในปี 2020 BHGH ได้ใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม Microsoft อีกครั้งเพื่อทำให้ความท้าทายทางธุรกิจในการจัดการเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ

“มีความจำเป็นอย่างแท้จริงในการปกป้องเอกสารเหล่านี้และจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร โปรแกรมของ BHGH ขึ้นอยู่กับการสนับสนุนแบบองค์รวมของนักวิชาการของเรา การมีเอกสารที่ถูกต้องตลอดเส้นทางของ Scholars กับโปรแกรมของเราถือเป็นสิ่งสำคัญ เราคิดว่า 'ทำไมเราไม่แปลงเอกสารเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัล เพื่อให้คนที่เหมาะสมมีข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ด้วยวิธีการที่ปลอดภัยและไร้กระดาษ”

กลยุทธ์

BHGH ต้องการเริ่มต้นด้วยเอกสารเดิมของตน ในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการย้ายที่ตั้งทางกายภาพของสำนักงานใหญ่เครือข่าย BHGH ต้องการแปลงไฟล์ด้านหลังเป็นดิจิทัล ดำเนินธุรกิจมากว่า 40 ปี ปริมาณข้อมูลที่เป็นกระดาษมีจำนวนมหาศาล

BHGH พบพันธมิตรที่เต็มใจในฟูจิตสึ ซึ่งจัดหาเครื่องสแกนเอกสารที่พร้อมใช้งานบนคลาวด์ เพื่อช่วยองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรเปิดตัวโครงการริเริ่ม Digital Documents โดยมีเป้าหมายในการสแกน จัดทำดัชนี และจัดเก็บเอกสารสนับสนุนในสถานที่ต่างๆ ตามประเภทเอกสาร รวมถึง Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint นำเสนอตำแหน่งออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับการสแกน จัดการ และจัดเก็บสำเนาของเอกสารสำคัญและสิ่งประดิษฐ์ทางธุรกิจ

โครงการ Digital Documents เปิดตัวในต้นปี 2020 โดยมีโครงการนำร่องที่สำนักงานในเมืองเซนต์หลุยส์ รัฐมิสซูรี มีการวางแผนโครงการเพิ่มเติมสำหรับโครงการที่อยู่อาศัย 14 โครงการทั่วสหรัฐอเมริกา

ในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มนี้ เจ้าหน้าที่และอาสาสมัครของ BHGH จะใช้เครื่องสแกน Fujitsu fi -7300NX บนรถเข็นเคลื่อนที่โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อสแกนเอกสารไปยัง SharePoint Fujitsu fi -7300NX สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ โดยเชื่อมต่อโดยตรงกับ NX Manager Server ของ Fujitsu ที่โฮสต์ในองค์กรหรือใน Microsoft Azure ซึ่งช่วยลดภาระด้านไอทีในการบำรุงรักษาและรักษาความปลอดภัยคอมพิวเตอร์สำหรับสแกนสเตชั่นโดยเฉพาะได้อย่างมาก

BHGH สามารถสแกนได้เพียงครั้งเดียว และ Fujitsu NX Manager สามารถส่งภาพดิจิทัลของเอกสารแต่ละฉบับได้ถึง 3 ตำแหน่งที่ไม่ซ้ำกันและเป็นไฟล์หลายประเภท (เช่น ไฟล์ PDF และภาพ JPEG) เอกสารสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยใช้ Microsoft UiFlow หรือจัดเก็บอย่างปลอดภัยใน SharePoint หรือ OneDrive การเข้าถึงเอกสารสามารถทำได้โดยใช้ Microsoft Teams

เนื่องจากความปลอดภัยมีความสำคัญสูงสุดเสมอ เครื่องสแกนเนอร์ Fujitsu fi -7300NX จึงไม่จัดเก็บภาพที่สแกนใดๆ โซลูชันนี้ไม่ต้องใช้สถานีสแกน (พีซีหรือเดสก์ท็อป) เนื่องจากเอกสารจะถูกสแกนโดยตรงไปยัง NX Manager Server เพื่อโฮสต์ใน Microsoft Azure

 

ผลลัพธ์

ความพยายามของ BHGH Digital Document เป็นโซลูชันที่ดูเรียบง่ายซึ่งมอบผลประโยชน์ให้กับนักวิชาการและทีมสนับสนุนอย่างรวดเร็ว

องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรไม่ได้รับการยกเว้นจากระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ ในฐานะผู้จัดการการบริจาคของผู้บริจาค พวกเขาจำเป็นต้องทำให้ได้รับผลตอบแทนที่ดีจากการลงทุนทั้งเวลาและความสามารถ หน่วยงานบริการสังคมสามารถตระหนักถึงประโยชน์ของการแปลงเอกสารดิจิทัล เนื่องจากทำให้การเข้าถึงและรวมตำแหน่งของเอกสารที่มีความสำคัญต่อภารกิจของเรามีความคล่องตัว

ความน่าเชื่อถือและการใช้งานของเครื่องสแกนฟูจิตสึที่จับคู่กับ Microsoft Cloud ช่วยให้ BHGH และองค์กรอื่นๆ มีวิธีที่ไม่มีที่สิ้นสุดในการปรับปรุงการดำเนินงานของพวกเขา